Alors qu’une nouvelle variante de la COVID-19 menace une fois de plus de perturber les affaires, les entreprises prospères ont réussi à atténuer ces perturbations en gardant une longueur d’avance. Il s’agit notamment d’entreprises qui ont réintégré leurs équipes au bureau grâce à des changements de politique flexibles, et d’entreprises qui ont armé leurs travailleurs itinérants de renseignements sur les voyages en temps réel.

Pour assurer la sécurité de votre équipe dans un environnement de voyage en constante évolution, votre entreprise doit disposer d’une solution complète en matière de responsabilité civile. Bien que vos besoins puissent varier en fonction des marchés clé de votre entreprise et de votre budget de voyage, nous vous présentons ci-dessous quatre outils essentiels de gestion des risques qui peuvent aider votre entreprise à garder une longueur d’avance sur l’évolution dans le domaine des voyages.

Les fiches de voyage

Avant la pandémie de la COVID-19, 57 % des voyageurs d’affaires étaient d’avis que toute destination pouvait être considérée comme étant « à haut risque ».* Avec le temps, et à la lumière des événements de l’année écoulée, ce pourcentage semble aujourd’hui faible. Les voyageurs d’aujourd’hui sont plus conscients que jamais des risques inattendus et des terrains inconnus que peuvent comporter les voyages.

Plutôt que laisser cette situation dissuader votre équipe de voyager, profitez-en pour éduquer vos employés et les tenir informés. Au sein des Services Direct Travel, notre solution Direct Duty of Care (devoir de diligence) fournit aux clients des fiches de voyage adaptées à chaque destination internationale qu’ils visitent. Les fiches de voyage offrent un aperçu des renseignements les plus importants pour une destination particulière, tels que la situation en matière de sécurité, les problèmes de santé et les exigences d’entrée et de sortie.

En fournissant à vos voyageurs des informations sur leur destination à l’avance, vous leur permettez de mieux gérer la logistique de leur voyage, ce qui leur inspirera confiance.

Les avis aux voyageurs

Les avis aux voyageurs sont un autre aspect de la connaissance de la destination qui peut contribuer à assurer que vos voyageurs restent en sécurité et informés. Alors que les fiches de voyage fournissent un aperçu de la destination à l’avance, les avis aux voyageurs surveillent les incidents et les changements qui peuvent avoir des répercussions sur les voyages à venir ou en cours au fur et à mesure qu’ils se déroulent.

Chez Les services Direct Travel, nous fournissons des avis aux voyageurs en temps réel, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, afin d’informer les voyageurs des situations de crise ou de l’évolution des conditions de voyage dans le monde. Il peut s’agir d’une catastrophe naturelle, comme un ouragan, ou d’une perturbation des voyages, comme une grève des chemins de fer ou des retards dans les aéroports. Lorsque les événements se produisent, des avis sont automatiquement envoyés par courriel avec des informations essentielles sur les transports, la santé, la météo, la sécurité et la manière de gérer la situation sur place.

Pour faciliter la détection des risques et la gestion des menaces potentielles, les avis aux voyageurs sont classés selon trois niveaux d’importance croissante : les avis informatifs, les avertissements et les avis critiques. Votre entreprise peut également définir des alertes plus poussées afin de refléter des déclencheurs spécifiques susceptibles de présenter un intérêt pour votre entreprise.

Intégration mobile

La stratégie de gestion des risques de votre organisation et sa capacité, à fournir aux employés des informations utiles sur les destinations vont de pair avec l’intégration mobile. Une application mobile peut offrir aux voyageurs un moyen simple et cohérent d’accéder à des informations en temps réel pendant leurs déplacements.

Notre plateforme mobile Direct2U a justement pour objectif de fournir aux voyageurs des outils dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin. Avec Direct2U, les utilisateurs peuvent facilement gérer les réservations de voyage et accéder aux mises à jour du statut des vols, aux guides de destination et aux informations culturelles. Pour rationaliser le processus, le dossier des notifications de voyage stocke toutes les informations pertinentes en un seul endroit, évitant aux voyageurs le stress de jongler avec plusieurs applications ou de chercher dans leur boîte de réception.

Localiser et communiquer

En cas d’urgence, le temps joue un rôle essentiel lorsqu’il s’agit de sécuriser l’atout le plus important de votre entreprise : votre personnel. C’est pourquoi il est inquiétant de constater que près d’un tiers des responsables des voyages ne savent pas comment localiser leurs voyageurs en cas de crise.*

Cela s’est avéré évident au début de la pandémie, lorsque certaines entreprises ont eu du mal à localiser leurs employés, laissant les voyageurs bloqués alors que les frontières se fermaient.* Pour éviter cela, notre solution de gestion des risques vous fournit une vue globale de tous vos voyageurs. Vous pouvez ensuite rechercher des individus ou des groupes – et même accéder aux détails des itinéraires – directement à partir du portail du gestionnaire de voyages, avec la possibilité de les exporter vers d’autres systèmes si nécessaire.

Plutôt que de vous limiter à déceler les voyageurs en situation vulnérable, nous vous offrons la possibilité de communiquer avec eux et de les guider en toute sécurité dans les conditions qu’ils rencontrent sur le terrain.

Votre entreprise, est-elle prête à surveiller les menaces potentielles et à atténuer les risques auxquels votre équipe est confrontée? Contactez-nous pour savoir comment la solution Duty of Care des Services Direct Travel peut atténuer le stress et protéger vos voyageurs en cas de crise.

* En anglais seulement