Alors que les organisateurs d’événements et les entreprises de gestion de réunions s’emploient à créer une feuille de route évolutive pour pouvoir reprendre leurs activités de façon sécuritaire en personne, la demande pour la tenue d’événements virtuels a grimpé en flèche. Selon une source, les événements virtuels sont en hausse de plus de 1 000 % en raison de la pandémie de COVID-19.

Cependant, comme le dit l’expression, la quantité ne fait pas nécessairement la qualité. Après tout, n’importe qui peut lancer un appel Zoom ou allumer sa webcam. Que faut-il donc faire pour créer une programmation intéressante et transformer une réunion sur support numérique en véritable expérience virtuelle? Pour répondre à cette question, nous nous sommes tournés vers Creative Group, une filiale à part entière des Services Direct Travel qui offre des solutions en matière de gestion de réunions et d’événements, de programmes de motivation (individuels ou de groupe) et de reconnaissance des employés. Vous trouverez ci-dessous quelques points essentiels à retenir pour rehausser vos réunions et vos événements en ligne. 

1. Comblez le fossé entre le physique et le numérique

Avant de passer au numérique, pensez aux raisons qui vous poussent à envisager ce support pour votre événement et visualisez celui-ci dans l’espace virtuel. Peu importe les moyens technologiques dont vous disposez, il est presque impossible de créer une version en ligne de votre réunion en personne qui soit la copie conforme de cette dernière. Comme dans le cas d’un texte traduit d’une langue à une autre, la structure et le contenu peuvent changer; l’important est que le message reste le même.

Au lieu d’essayer d’obtenir une réplique exacte de votre événement, décomposez ce dernier en parties assimilables et réintégrez ces composantes sous forme numérique et physique pour vos participants. Évaluez ensuite quel format convient le mieux à chaque aspect. Bien que les participants ne soient peut-être pas en mesure de se regrouper dans un espace de réunion traditionnel, des éléments physiques peuvent et doivent être utilisés. Par exemple, Creative Group conseille d’intégrer des aspects physiques, comme des paquets envoyés par la poste, la présence d’une vedette ou des éléments portant sa signature, ou encore un service de livraison de repas sur mesure, pour rehausser l’aspect bidimensionnel d’un événement virtuel. Enregistrer la partie du programme de certains de vos conférenciers sur une scène, en personne, est une autre méthode efficace pouvant être employée pour combler le fossé entre le physique et le numérique. Même si l’enregistrement est diffusé en ligne, cette manière de faire permet de mieux imiter l’expérience que vivent vos participants lorsqu’ils sont physiquement présents à un événement.

2. Établissez votre budget

Comme pour n’importe quelle activité de ce type, vous devez comprendre le budget et les besoins associés à votre événement en ligne afin de planifier en conséquence. Les expériences virtuelles et hybrides vous donnent la possibilité de réaliser des économies en diminuant les frais liés à la location d’une salle et au service, mais peuvent aussi entraîner des coûts et des pertes de temps considérables si vous ne mettez pas en œuvre une technologie adaptée à vos objectifs.

Si vous avez l’intention d’utiliser votre événement virtuel à titre de ressource pour de futures formations, vous devez tenir compte des frais nécessaires au maintien de la technologie en place pour une certaine période de temps. Questionnez-vous sur le caractère « visible » de votre contenu — lequel devrait être accessible et qui devrait pouvoir le consulter — et pensez à la méthode que vous emploierez pour vous assurer que l’information est à la portée des groupes de personnes ciblés, et ce, pendant et après l’événement.

La technologie doit également être vérifiée et testée. Cette étape est essentielle, car tout problème technique survenant pendant votre événement peut vous faire perdre du temps et de l’efficacité et, à terme, entraîner des coûts pour votre organisation. Sans la présence « sur place » d’une personne chargée de l’audiovisuel pour résoudre les difficultés techniques, vous devez établir un budget pour effectuer les tests appropriés avant l’événement et mettre en place un plan d’intervention à suivre dans l’éventualité d’un problème persistant.

3. Consacrez votre énergie à encourager la participation

La « fatigue Zoom », un terme qui fait référence au stress et à l’absence d’intérêt découlant d’une quantité accablante d’interactions en ligne et de vidéoconférences, est l’un des plus grands défis à relever pour réussir un événement virtuel.     

L’émergence de ce phénomène relativement nouveau n’a rien de surprenant compte tenu du grand nombre de nouveaux engagements en ligne que beaucoup doivent remplir en raison de la pandémie. Un récent sondage réalisé par PCMA Convene auprès de plus de 1 700 professionnels a dévoilé que, dans le secteur des réunions et des événements seulement, 70 % des organisateurs ont choisi de remplacer temporairement les événements en personne par des événements hybrides ou virtuels. Même si vous ne vous battez plus directement pour attirer des participants, vous vous battez toujours pour obtenir leur attention.

Votre capacité à retenir l’attention d’un auditoire et à le faire participer activement repose sur une variété de facteurs. Envisagez toutefois de suivre les lignes directrices générales suivantes pour favoriser l’engagement :

• Planifiez de courtes séances afin d’éviter que les participants se déconnectent ou soient distraits.
• Prévoyez davantage de pauses afin de donner à votre auditoire le temps de se reposer et de rétablir sa concentration.
• Intégrez des segments comportant des questions interactives afin d’aider vos participants à discuter et à tisser des liens.
• Créez de petits groupes de discussion; cela permettra à vos participants d’être plus à l’aise et évitera à vos modérateurs d’être débordés.

4. Assurez-vous que votre événement se démarque

En plus de mettre en œuvre des techniques pour favoriser la participation et combattre la fatigue Zoom, attardez-vous sur ce que vous pouvez faire pour que votre événement sorte du lot dans ce milieu concurrentiel. Bien que la popularité actuelle des réunions et des événements en ligne se stabilisera sans doute après la pandémie, il est possible qu’une forme hybride d’événements, où se mêleraient rencontres en personne et composantes numériques stratégiques, devienne la norme à l’avenir.

Avec son approche i|xperience^MD, une méthode de design axée sur l’humain qui vise à changer les comportements des participants pour atteindre les objectifs établis, l’équipe de Creative Group se spécialise dans la création d’événements qui se distinguent des autres. Planifier en privilégiant un point de vue d’ensemble qui met l’accent sur les objectifs plutôt qu’en adoptant une méthode normalisée avec des « cases à cocher » sera avantageux pour votre événement.

Si vous souhaitez organiser un événement unique et favoriser l’engagement de vos participants, nos partenaires de Creative Group peuvent vous aider à établir un plan qui vous permettra d’évoluer avec succès dans le contexte numérique actuel.

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