Pour les petites et moyennes entreprises qui peinent à mettre en œuvre des politiques et des processus cohérents en matière de voyages, les changements incessants observés dans le paysage post-COVID-19 ont davantage souligné l’importance de la transition vers un programme de gestion des voyages d’affaires.

Les éventuels risques, tant à l’étranger qu’à l’intérieur du pays, sont de plus en plus fréquents, tandis qu’une économie inflationniste souligne la nécessité de prévoir des dispositifs rationalisés permettant d’économiser du temps et de l’argent. Il existe également une demande accrue de systèmes numériques et sécurisés qui offrent des solutions efficaces et s’alignent sur les objectifs fondamentaux de l’entreprise et sur les objectifs de sa mission.

Une entreprise de gestion des voyages (TMC) peut aider à répondre à ces besoins professionnels grâce à des services et des outils de voyage qui soutiennent les voyageurs de votre entreprise et améliorent les résultats financiers. Lorsque votre entreprise s’associe à la bonne TMC, elle peut assurer un équilibre idéal entre la conformité, la sécurité et le confort des voyageurs, tout en renforçant la culture de l’entreprise et en réalisant ses principaux objectifs. Voici cinq avantages clés de l’adoption d’un programme de gestion des voyages.

Augmentation des économies de coûts

Lorsque les employés réservent des voyages dans le cadre du programme de gestion des voyages d’une entreprise, cela permet de réduire les coûts et de favoriser la réalisation des objectifs stratégiques. La gestion des voyages permet aux employés d’accéder à des avantages qui ne sont pas disponibles sur des sites de réservation tiers. Les tarifs pré-négociés entre les programmes de voyage et les fournisseurs permettent aux employés d’avoir une vue d’ensemble, des informations en temps réel sur les produits et des prix fiables. Lorsque les employés réservent en dehors d’un programme de gestion des voyages, ils risquent d’acheter des billets à des prix supérieurs à ceux du marché, et ce, avec une flexibilité limitée.

Les entreprises qui adoptent un programme de gestion des voyages peuvent également utiliser des outils tels que la technologie de suivi des prix pour réduire les coûts. Ceci est d’autant plus vrai que le secteur connaît une volatilité record et des fluctuations de taux plus importantes*. Notre solution de suivi des prix, Direct Price Assurance*, vérifie régulièrement les tarifs et effectue automatiquement une nouvelle réservation pour les voyageurs à un tarif inférieur lorsque cela est possible. Avec une réservation sur cinq modifiée à un meilleur tarif, votre entreprise peut réaliser d’importantes économies.

La gestion des voyages par l’intermédiaire d’une TMC permet également aux employés de gagner du temps tout en allégeant la charge de travail des gestionnaires de voyages. Par exemple, le suivi des billets non utilisés permet d’appliquer automatiquement des crédits aux futurs voyages d’affaires afin de veiller à optimiser les dépenses. Cette technologie est soutenue par une équipe d’agents désignés qui peuvent aider les employés et les gestionnaires de voyages à effectuer des déplacements complexes. Armés d’une expertise et d’excellentes capacités de gestion des comptes, les conseillers en voyages sont prêts à guider et à simplifier vos voyages pour qu’ils se déroulent en toute sécurité et sans encombre.

Amélioration de la conformité aux politiques

La gestion des voyages va de pair avec le respect des politiques et renforce les relations avec les fournisseurs. Elle contribue également à la constitution d’ensembles de données essentielles, utilisées pour modifier et améliorer les programmes. Les voyages réservés en dehors de la politique ne nuisent pas seulement aux relations saines avec les fournisseurs, mais présentent également un risque pour le voyageur et l’organisation.

Dans un scénario de voyage non géré, un employé doit assumer la charge des changements et des ajustements, ce qui implique souvent des recherches, des appels téléphoniques et des mises en attente inutiles, et ceci détourne son attention des activités professionnelles importantes. La reprogrammation des vols et des réservations est simplifiée par l’utilisation d’une plateforme de gestion des voyages, qui envoie immédiatement un itinéraire actualisé au voyageur concerné.

Il est crucial de noter qu’en l’absence d’une politique claire en matière de voyages et de mesures visant à favoriser le respect des règles, les employés ne disposent que d’un soutien limité en cas de problème. Dans de nombreux cas, un gestionnaire de voyages n’aura pas les moyens d’intervenir en cas d’annulation de vol ou de surréservation d’hôtel. La plupart des outils de réservation tiers ont des capacités de service à la clientèle limitées et un niveau de fidélisation restreint par rapport aux voyages gérés par une TMC.

Amélioration de la gestion des risques

La gestion des voyages renforce le devoir de diligence et prévoit de solides outils de gestion des risques. En l’absence d’un ensemble de technologies personnalisées et d’une évaluation approfondie des politiques de gestion des risques, les employés pourraient se heurter à de sérieux obstacles lors de leurs déplacements. Il est alarmant de constater – comme l’a récemment souligné Brian Robertson, président de la Division de l’Ouest canadienne des Services Direct Travel – que seulement 5 % des entreprises donnent à leurs employés des instructions concrètes sur les procédures d’urgence et que, seulement 12 % d’entre elles ont désigné une personne à contacter en cas d’urgence.*

Un programme de gestion des voyages met l’accent sur le devoir de diligence et l’autorisation préalable au voyage qui identifie et cible les menaces potentielles ainsi que les zones de danger éventuelles. Les voyages clandestins sont risqués et peuvent placer les employés dans des situations malsaines qui les rendent vulnérables aux points de contrôle de sécurité difficiles; certains peuvent même se retrouver bloqués sans accès à des outils de communication directe conçus pour la sécurité. Chez Les services Direct Travel, nous nous associons à Crisis24 pour combler ces lacunes et aider les voyageurs à rester en sécurité et connectés.

Un autre élément important de la politique de gestion des risques est la cybersécurité. Lorsque les employés réservent sur une plateforme technologique de gestion des voyages, leurs données sont saisies par un réseau sécurisé, ce qui réduit le risque d’atteinte à la sécurité ou d’usurpation d’identité. Un partenaire de confiance permet de protéger à la fois vos données et votre équipe.

Gestion efficace des dépenses

La tâche fastidieuse et chronophage de la gestion des dépenses est rendue moins difficile dans le cadre d’un programme de gestion des voyages. Les gestionnaires de voyages doivent disposer de suffisamment de temps pour s’acquitter de leurs principales responsabilités de gestion, qui ont une incidence directe sur les résultats de l’entreprise, et ils ne doivent pas être accablés par la recherche des traces écrites des notes de frais. Dans le cadre d’un programme de gestion des voyages, les données clés et les reçus sont rapidement saisis et organisés numériquement, ce qui permet aux employés et aux gestionnaires de voyages de gagner un temps précieux.

Plutôt que de s’appuyer sur des reçus papier – qui peuvent être encombrants et facilement perdus dans un environnement de voyage non géré – les documents peuvent être téléchargés via une application conviviale, ce qui rend le traitement et le remboursement rapides et précis. Cela protège également votre organisation contre les employés qui pourraient profiter de règles laxistes en matière de rapports de dépenses, un phénomène courant dans le domaine des voyages non gérés.

Simplification des rapports et de la mesure du rendement du capital investi

La saisie de données précises et fiables est un processus technique détaillé qui peut prendre des heures sur une journée de travail. Si les données essentielles sur les voyages ne sont pas correctement utilisées et organisées, les rapports peuvent être trompeurs, ce qui a un impact négatif sur les stratégies et les objectifs de l’entreprise.

Les données relatives aux déplacements enregistrées par le biais d’un logiciel de gestion des déplacements sont traitées avec des données réelles, en temps réel, pour une analyse de qualité et une génération aisée de rapports. Cela crée une valeur ajoutée dans les domaines du contrôle de la qualité et des opérations. Par exemple, les responsables d’unités commerciales et les cadres supérieurs peuvent utiliser des fonctions de transmission de données spéciales et des ensembles de données clés pour rapidement identifier les domaines problématiques et les déficiences opérationnelles. Par conséquent, lorsque les employés réservent dans le cadre des paramètres d’un programme de gestion des voyages, cela permet de mesurer avec précision le succès global du programme de voyages.

La gestion des voyages est une nécessité

Si l’on considère le soutien et la sécurité des voyageurs ainsi que la responsabilité de l’entreprise, la gestion des voyages doit être une priorité absolue. Un programme de voyage bien géré est un élément essentiel de votre entreprise qui, en fin de compte, protège les employés en déplacement tout en permettant de réaliser des économies et de gagner en efficacité, ce qui contribue à la réussite générale de l’entreprise.

Chez Les services Direct Travel, nos conseillers expérimentés s’intéressent à tous les aspects des voyages d’affaires pour vous offrir la tranquillité d’esprit que confère le fait de savoir que votre entreprise et votre équipe sont entre de bonnes mains. Prêt à faire le pas? Pour en savoir plus sur notre approche consultative de la gestion des voyages, prenez rendez-vous avec un membre de notre équipe.

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