Alors que les entreprises actualisent et révisent leurs programmes de voyage dans un environnement postpandémique, les préoccupations en matière de sécurité persistent et de nouvelles implications en matière de voyage sont apparues. Ce changement est compliqué par le large éventail d’options de réservation offertes aux voyageurs d’affaires, qui encouragent souvent les voyageurs à réserver en dehors du programme de voyage établi.

Lorsque les voyageurs ne se conforment pas à la politique de voyage de leur organisation, ils réduisent la transparence financière, diminuent le potentiel d’économies, détériorent les relations contractuelles avec les fournisseurs, et peuvent même causer de graves problèmes d’obligation de diligence. Nous vous présentons ci-dessous les principaux points à prendre en compte pour assurer la conformité des programmes et des idées pour vous faciliter la tâche.

1. Proximité de l’endroit où ils doivent être

Aujourd’hui plus que jamais, les voyageurs veulent rester à proximité des lieux de l’événement. Le manque de personnel et les problèmes de chaîne d’approvisionnement ont entraîné des temps d’attente plus longs, et les voyageurs craignent qu’un séjour trop éloigné entraîne des arrivées tardives et des correspondances manquées. Cependant, une chambre d’hôtel réservée selon des modalités non conformes aux politiques peut se trouver dans une zone moins sûre et un tarif aérien réduit peut ne pas offrir d’options flexibles en cas d’annulation ou de retard.

Les personnes chargées de gérer les voyages peuvent favoriser la conformité dans quelques domaines clés qui aident les programmes de voyage à rester sur la bonne voie et à promouvoir une expérience de voyage sécuritaire. Tout d’abord, il est essentiel de tenir les politiques à jour et les employés informés*. Inciter les employés à se conformer à la politique a gagné en popularité, de nombreuses entreprises offrant des chèques-cadeaux aux employés qui réservent dans le cadre de la politique. En outre, certaines entreprises utilisent même des fonctionnalités de ludification* comme des badges et des tableaux de classement, pour mettre en place des systèmes de récompense de points. Les gestionnaires de voyages peuvent également prévoir une limite supérieure flexible pour l’hébergement en hôtel afin de répondre aux objectifs du voyageur et de l’entreprise.

2. Économiser l’argent de l’entreprise

Les employés peuvent être tentés d’effectuer des réservations non conformes à la politique en raison du tarif plus avantageux. « Je fais économiser de l’argent à mon service ou à mon organisation », est souvent la première pensée, mais les tarifs à valeur nominale ne montrent pas aux voyageurs toute la réalité.

Par l’intermédiaire de leur entreprise de gestion de voyages (TMC), les gestionnaires de voyages ont accès à de solides relations avec les fournisseurs et à des tarifs négociés qui répondent aux besoins des voyageurs d’affaires. Souvent, il s’agit d’avantages qui ne sont pas offerts avec les billets ordinaires, tels que des frais de non-changement, des tarifs flexibles et des billets ou crédits inutilisés, qui peuvent être appliqués à l’achat. Les réservations non conformes à la politique entravent également la capacité du gestionnaire de voyages à négocier de meilleurs tarifs avec les fournisseurs privilégiés, un aspect essentiel de la relation interentreprises.

Il est conseillé aux gestionnaires de voyages de remercier les employés qui effectuent des réservations conformément à la politique et de leur rappeler les nombreux avantages de la conformité. S’assurer que votre politique de voyage tient compte d’un large éventail de facteurs et qu’elle est conçue pour dispenser les voyageurs du fardeau de la compression des coûts. Cela permet aux employeurs de réorienter leurs énergies vers la raison pour laquelle ils voyagent : alimenter la croissance et atteindre les objectifs clés.

3. Facilité de réservation par l’intermédiaire d’un tiers

Lorsque les employés s’aventurent hors de la politique en concluant des transactions dans le domaine numérique, cela présente un risque et laisse plus de place aux mésaventures.

Les employés doivent comprendre que leur assistance est limitée en cas de problème avec une réservation hors politique. Dans la plupart des cas, un gestionnaire de voyages n’a pas les moyens d’intervenir en cas d’annulation d’un vol ou de surréservation d’un hôtel. Les employés doivent également comprendre que les politiques de voyage sont élaborées en tenant compte des données les plus récentes du secteur et des informations sur la sécurité afin de garantir un voyage sécuritaire pour les employés.

Un scénario courant se produit lorsque les employés sont induits en erreur par des promotions de tiers dont le contenu et les tarifs changent constamment. En termes simples, le « WYSIWYG » pourrait ne pas se vérifier lorsque les voyageurs réservent en dehors de la politique. Il est important de sensibiliser les employés à la conformité et de diffuser régulièrement les politiques et directives de l’entreprise en matière de réservation de voyages. Une excellente idée pour encourager la réservation en interne consiste à en souligner les avantages dans un bulletin d’information de l’entreprise, un babillard en ligne ou par des mises à jour régulières par courriel.

4. Voyage d’affaires et de loisirs

Le travail à distance a été accepté à grande échelle pendant la pandémie et continue à occuper une place de choix dans le milieu des entreprises. La nouvelle main-d’œuvre hybride offre aux employés une certaine souplesse et la possibilité de prolonger leurs déplacements, ce qui leur permet d’optimiser leur temps d’absence. Les voyageurs avisés combinent souvent affaires et loisirs, d’où le terme « bleisure » (Voyage d’affaires et de loisirs), un mot à la mode en ce moment dans le secteur des voyages d’affaires. Le rapport 2022 de l’AHLA a révélé que les voyages d’affaires et de loisirs sont montés en flèche pendant la pandémie*, et de nouvelles preuves montrent que cette tendance est appelée à perdurer.

Il arrive souvent que les voyageurs d’affaires et de loisirs soient hébergés par des membres de leur famille ou des amis. Bien que l’hébergement chez un membre de la famille ou un ami soit certainement plus abordable, il peut être plus difficile pour les employeurs de joindre les employés en cas d’urgence. Pour atténuer ce problème, créer une base de données des coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence afin de réduire le risque de ne pas pouvoir joindre vos voyageurs.

À titre d’incitation à la conformité, les entreprises peuvent également proposer des programmes spéciaux qui accordent aux employés des jours de congé supplémentaires à la fin d’un voyage d’affaires s’ils réservent par l’intermédiaire des fournisseurs privilégiés de l’entreprise. Cela permet d’atteindre deux objectifs importants : maintenir des relations solides avec vos fournisseurs et récompenser vos employés pour leur respect de la politique.

Tirer parti de leurs programmes de fidélité

L’équilibre entre vie professionnelle et vie privée a pris un nouveau sens après la pandémie, car les employés redéfinissent leurs priorités et les employeurs sont confrontés à d’importants problèmes de recrutement. Pour aider à compenser la pénurie de personnel et à améliorer la fidélisation, les entreprises offrent plus que jamais des avantages liés aux voyages et des options flexibles. L’amélioration des conditions d’emploi par le biais de récompenses pour les voyages et l’augmentation des congés est un facteur d’attractivité pour les employés potentiels et permet de satisfaire les acteurs clés.

« [Les employés] regardent au-delà de la rémunération et recherchent des employeurs qui offrent de la flexibilité, qui donnent la priorité au bien-être et à la santé mentale, qui offrent des possibilités de croissance et de développement, qui favorisent la diversité et l’inclusion, et qui offrent la possibilité de travailler à un objectif plus important », a déclaré Mary Alice Vuicic, responsable du personnel chez Thomson Reuters*.

Avec plus de temps de vacances disponible et d’options de travail à distance, les employés peuvent s’écarter de la conformité et réserver hors politique. L’un des principaux facteurs d’influence est l’adhésion à un programme de fidélisation personnel. Les gestionnaires peuvent favoriser la conformité en incitant les voyageurs à adhérer à des programmes de fidélisation auprès de fournisseurs respectueux des politiques et en les récompensant pour leur inscription. Il s’agit d’un moyen facile pour les employés de gagner des miles ainsi que des points pour les hôtels et les voitures de location sans avoir à débourser de l’argent, ce qui est un avantage majeur des réservations effectuées auprès de fournisseurs agréés.

Un partenaire de confiance peut aider à alléger le fardeau

Les réservations hors politique peuvent engendrer des cauchemars en matière de gestion des voyages et créer une charge de travail supplémentaire pour les gestionnaires de voyages dont le programme est déjà bien rempli. Plus important encore, cela réduit également le potentiel d’économies et a une incidence négative sur l’obligation de diligence, entraînant ainsi des risques pour la sécurité des employés.

L’évaluation des programmes, la mise à jour des politiques et l’encouragement de la conformité peuvent être des tâches intimidantes. Cependant, notre équipe peut vous aider à alléger la charge grâce au service personnalisé de nos experts du secteur et aux outils technologiques conçus pour simplifier la gestion des voyages. Pour en savoir plus sur nos stratégies efficaces qui ont fait leurs preuves, contacter un conseiller des Services Direct Travel.

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