Des feux de forêt qui ravagent l’Australie aux conflits qui déchirent le Moyen-Orient, en passant par le coronavirus qui sévit actuellement, des désastres causés par l’homme ou des catastrophes naturelles surviennent chaque jour dans un coin ou l’autre du monde. Les incidents graves de ce genre sont particulièrement préoccupants pour les entreprises dont les employés voyagent vers des destinations présentant un haut risque. Cela ne signifie pourtant pas qu’elles doivent adopter les pratiques exemplaires en matière de gestion des risques uniquement pour les déplacements où les dangers potentiels sont élevés. En effet, puisque des incidents imprévisibles peuvent se produire n’importe où, il est important de gérer les risques de façon proactive. Sachant cela, comment les entreprises peuvent-elles s’assurer d’être en mesure soutenir les membres de leur équipe en cas d’urgence? De plus, sera-t-il plus risqué de voyager pour affaires en 2020?

Un récent sondage effectué auprès de professionnels de l’industrie du voyage d’affaires a montré que 51 % des répondants pensent que les risques liés aux voyages ont été plus importants en 2019 que l’année précédente et que 47 % croient que la situation empirera en 2020. Les personnes interrogées ont dit voir les menaces pour la sécurité comme étant le risque le plus important encouru par les voyageurs d’affaires. Après celles-ci viennent les troubles civils et les menaces d’ordre géopolitique. Plus de la moitié des répondants ont prédit qu’un plus grand nombre de voyages devraient être reportés en raison de catastrophes naturelles.

Le monde d’aujourd’hui étant de plus en plus instable, les entreprises ayant des employés qui voyagent doivent absolument avoir en place un programme de gestion des risques fiable.

Qu’est-ce que la gestion des risques liés aux voyages?

Avant d’étudier les différentes tendances, il est important de comprendre les bases et les définitions associées à la gestion des risques et au devoir de diligence. La gestion des risques liés aux voyages consiste en un plan exhaustif et proactif conçu pour protéger les employés et l’organisation d’un vaste ensemble de dangers et de menaces pouvant survenir aux quatre coins du globe lors de voyages d’affaires. Une directive sur les risques liés aux voyages comprend un ensemble d’instructions et de procédures dont l’objectif est d’éviter qu’un préjudice soit porté à quiconque voyage pour affaires au nom de l’entreprise et d’atténuer les conséquences en cas de situation d’urgence. Les entreprises ont besoin d’une directive sur la gestion des risques pour 1) communiquer avec leur personnel cas de crise; 2) remplir leurs obligations de devoir de diligence; 3) reconnaître les dangers qui, au fur et à mesure que croît la quantité de voyages d’affaires effectués, se font de plus en plus nombreux, et pouvoir y réagir.

Contactez Les services Direct Travel pour savoir ce qu’ils peuvent faire pour aider votre entreprise à créer une directive exhaustive en matière de gestion des risques.

Qu’entend-on par devoir de diligence? Qui est responsable?

Sur le plan juridique, le devoir de diligence est l’obligation de ne pas causer à autrui de préjudice qui aurait pu être prévu ou évité. Dans le monde du voyage d’affaires, le devoir de diligence est la responsabilité juridique et morale d’une entreprise d’assurer la sécurité et le bien-être de ses employés tandis qu’ils sont en déplacement professionnel en son nom. La personne qui, au sein d’une organisation, gère les voyages d’affaires — qu’il s’agisse d’un chargé de voyages, d’un cadre des finances ou de l’approvisionnement, d’un directeur des ressources humaines ou, dans certains cas, d’un adjoint administratif — est celle qui s’occupe des obligations en matière de devoir de diligence. Puisque cet aspect important touche à la fois à la sécurité et à la loi, le service juridique et, occasionnellement, celui de l’exploitation pourraient être impliqués.

Que devrait comprendre une directive sur la gestion des risques liés aux voyages?

Pour protéger les voyageurs et minimiser la responsabilité de l’entreprise, la directive devrait inclure différents éléments clés.

Planification des voyages et préparation avant le départ :

• des règles concernant la préapprobation des voyages;
• des informations indiquant aux voyageurs comment se préparer en vue de leur départ et étant personnalisées en fonction des besoins qu’ils auront au sein d’une région en particulier;
• une liste des partenaires privilégiés et mandatés pour les voyages (p. ex., compagnies aériennes, hôtels, transporteurs terrestres), des méthodes de réservation à employer et des conséquences en cas de non-conformité;
• des détails concernant les besoins des personnes voyageant vers des destinations à haut risque;
• une liste des ressources et des outils offerts qui sont aisément accessibles aux voyageurs;
• des informations sur les principaux sujets de préoccupation;
• des indications sur la manière la plus efficace et la plus rapide à employer pour contacter les voyageurs en cas d’incident;
• des détails sur la réglementation concernant la gestion des données pour les informations sensibles de l’entreprise, y compris les procédures à suivre pour protéger les données et, le cas échéant, réduire les risques d’atteinte à la sécurité des données et de vol;
• des protocoles d’intervention en cas de crise pour faire face aux urgences en tous genres, des bagages perdus et des vols ratés aux troubles civils;
• des procédures à suivre pour communiquer de nouvelles informations aux voyageurs et, au besoin, coordonner les interventions médicales et les évacuations;
• une revue des numéros de téléphone des ambassades et des coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence pour tous les pays et les régions où les employés voyagent ou travaillent.

Pendant le voyage :

• une visibilité continue des itinéraires et des plans des voyageurs;
• une stratégie, comme des avis et des notifications, pour informer les voyageurs de dangers précis et prévisibles;
• un suivi des menaces en temps réel et des avertissements en cas de troubles politiques ou de potentielles attaques terroristes;
• un plan efficace pour gérer les urgences médicales des voyageurs;
• des informations sur les voyages aériens et terrestres, dont des mesures pour prévenir la perte de biens, rester en contact avec les fournisseurs et gérer les accidents;
• des avis en cas de conditions météorologiques extrêmes et de catastrophes naturelles, comme des ouragans et des tremblements de terre.

Les tendances et les pratiques exemplaires de 2020 pour la gestion des risques liés aux voyages

Les entreprises ayant en place des programmes de voyages internationaux doivent être proactives et actualiser leur stratégie afin d’anticiper les risques émergents liés aux voyages d’affaires et de se préparer à y faire face, et ce, au pays comme à l’étranger. Les années 2020 seront marquées par une hausse des préoccupations dans les domaines de la santé, de la sécurité et de la sûreté, que ce soit pour les voyageurs d’affaires ou pour les employés travaillant à l’étranger.

Voici les dix principaux éléments relatifs aux menaces pour la santé et la sécurité sur lesquels les organisations devraient concentrer les efforts :

1. les changements géopolitiques, qui entraînent un lot de défis pour les voyages et la mobilité;
2. les troubles de santé mentale, qui devraient gagner en importance;
3. la santé physique des employés, qui devra faire l’objet de mesures proactives;
4. la cybercriminalité, qui pose un risque grandissant pour la sécurité des entreprises;
5. les changements climatiques, qui devraient, selon les prévisions, causer une hausse des perturbations de nature environnementale;
6. les épidémies de maladies infectieuses, qui devraient augmenter en raison des changements climatiques, de l’urbanisation, des conditions de sécurité instables ainsi que de la réduction de la disponibilité des vaccins et de la couverture vaccinale;
7. la popularité des voyages d’affaires prolongés en voyages d’agrément, qui continuera à animer les débats où l’on cherche à déterminer si les activités d’agrément devraient relever des responsabilités de l’entreprise lorsqu’elles sont combinées à un voyage d’affaires;
8. les nouveaux professionnels de la génération des milléniaux et de la génération Z, qui auront des attentes et des préférences différentes ainsi qu’une autre de voir les choses vis-à-vis des dangers;
9. les défis juridiques d’importance liés au devoir de diligence, qui devraient augmenter;
10. les entreprises en démarrage et les petites et moyennes entreprises, qui pourraient trouver de plus en plus difficile d’exercer leurs responsabilités envers leurs employés en raison de leur inexpérience et de leurs ressources limitées.

Comment votre organisation peut-elle se préparer pour ce qui l’attend tout en maintenant un programme de voyages qui correspond à son modèle d’affaires? Nous recommandons fortement aux chargés de voyages de prendre sans attendre des mesures pour actualiser leur directive sur la gestion des risques afin de tenir compte des tendances et des prévisions précédemment énoncées.

Comment Les services Direct Travel peuvent-ils vous aider dans la gestion des risques liés aux voyages?

Possédant plus de 40 ans d’expérience en organisation de voyages et en gestion des risques liés aux voyages d’affaires, nous avons, aux Services Direct Travel, l’expertise requise pour soutenir les entreprises et leurs employés et leur offrir un éventail de services en matière de déplacements professionnels. Nous proposons nos propres services de devoir de diligence pour protéger votre équipe et aider votre organisation :

• tableau de bord exhaustif pour les chargés de voyages;
• évaluation des risques pour les voyageurs d’affaires;
• accès aux statistiques de perturbations des voyages en cours;
• outil pour vous permettre de communiquer avec vos voyageurs.

Nous aussi sommes associés à des fournisseurs tiers tels que :

WorldAware. Qu’est-ce que WorldAware? Auparavant connue sous le nom d’iJET, cette entreprise fournit d’excellentes informations sur les incidents qui surviennent aux quatre coins du globe. Vous pouvez surveiller les événements, évaluer leur gravité et communiquer rapidement avec vos voyageurs dans la région touchée lors d’une crise. Vous avez également accès depuis n’importe quel appareil à des avertissements et à des analyses de situations en cours de développement qui peuvent toucher vos activités.

ISOS. International SOS propose une plateforme intégrée dotée de plusieurs fonctionnalités : gestion des risques à l’international avec informations sur les destinations pour aider les voyageurs d’affaires; suivi des voyages avec informations avant le départ, communications aux voyageurs et rapports de gestion; services aux gestionnaires offrant aux entreprises la possibilité de gérer tous les aspects d’une urgence.

Focus Point International. Cette entreprise offre du soutien partout dans le monde en fournissant des conseils de santé, de sûreté et de sécurité à la demande, diverses informations et une fonctionnalité de suivi des voyageurs. Ses équipes d’intervention et ses centres d’urgence avec effectifs complets sont disponibles en tout temps aux quatre coins du monde. Ses spécialistes en santé, en sécurité, en aviation et en intervention d’urgence sont présents dans 130 pays.

Pourquoi Les services Direct Travel sont-ils uniques dans le domaine de la gestion de voyages?

Aux Services Direct Travel, nous nous distinguons par notre capacité à créer une solution unique pour chaque organisation. Les petites entreprises de gestion de voyages n’ont pas en place de programmes fiables pour la gestion des risques, tandis que les plus grandes se fient à des solutions préfaites qui ne conviennent pas à toutes les sociétés. De notre côté, nous faisons preuve de la flexibilité nécessaire pour conseiller et mettre en œuvre un plan de gestion des risques liés aux voyages réalisé sur mesure pour votre entreprise.

Demandez à consulter un spécialiste pour savoir comment Les services Direct Travel peuvent protéger votre équipe et votre entreprise des dangers connus et inconnus pouvant survenir en voyage.