Les employés qui réservent un voyage sans se conformer à la directive sur les voyages de leur entreprise mettent non seulement à risque leur sécurité et leur satisfaction, mais aussi le budget de voyages et le programme de données de leur employeur. Pour améliorer le taux de conformité, les chargés de voyages devraient appliquer les quatre astuces présentées ici.

1. Cherchez à comprendre pourquoi la directive sur les voyages n’est pas respectée

Avant que votre organisation puisse prendre des mesures pour remédier à une situation où les voyageurs ne se conforment pas à sa directive sur les voyages, les chargés de voyages doivent d’abord comprendre pourquoi ceux-ci ne respectent pas la politique établie.

Dans certains cas, les employés ne connaissent tout simplement pas les détails de la directive sur les voyages ou pourquoi ces détails sont utiles pour eux comme pour l’entreprise. Les voyageurs ne se conforment aussi peut-être pas afin d’économiser du temps ou d’obtenir une certaine commodité sur la route, pensant sans doute rendre service à leur employeur, mais mettant plutôt de l’avant une évidence de mauvaise communication bien coûteuse. Par exemple, d’après un sondage de la GBTA (Global Business Travel Association), même si 90 % des chargés de voyages négocient le Wi-Fi gratuit dans les hôtels, plus d’un cinquième des voyageurs d’affaires en font l’achat, puis portent le montant à leur note de frais.

Les chargés de voyages devraient donc songer à ce qui aidera le plus leurs voyageurs à respecter la directive de l’entreprise. Une compensation monétaire ou des journées de congé supplémentaires payées sont de puissants incitatifs au respect de la politique (dont nous parlerons plus tard), mais parfois, une courte rencontre face à face pour discuter de la directive sur les voyages avant un déplacement est tout ce dont un voyageur a réellement besoin.

2. Créez une directive sur les voyages en employant des termes clairs

Si vos voyageurs n’ont jamais lu la directive sur les voyageurs d’affaires de l’entreprise, on ne peut pas s’attendre d’eux à ce qu’ils la suivent. Il en va de même s’ils l’ont lue, mais ne la comprennent pas totalement. Il est de la responsabilité de la direction d’établir une directive qui soit rédigée en des termes simples pour faciliter la compréhension.

Bien que 79 % des voyageurs ayant répondu au sondage de la GBTA mentionné plus haut déclarent que la directive est ce qui les guide lorsqu’ils réservent des voyages, plusieurs d’entre eux n’en comprennent pas les bases et ignorent, par exemple, si la politique a un caractère obligatoire ou flexible. La moitié des voyageurs croient que leur directive sur les voyages est coulée dans le béton alors qu’en réalité, seules 36 % des politiques le sont.

Une fois la directive écrite et vérifiée pour en assurer sa clarté et sa lisibilité, elle ne devrait pas être remisée dans un coin. Les chargés de voyages doivent mettre la politique à jour régulièrement, au fur et à mesure que l’entreprise adopte de nouvelles technologiques en matière de voyages, établit de nouveaux partenariats et découvre de nouveaux risques de sécurité.

3. Offrez des récompenses tangibles aux employés qui respectent la directive sur les voyages

Les voyageurs d’affaires réagissent bien aux récompenses. Pour encourager les employés à se conformer à leur directive sur les voyages, de nombreuses entreprises ont mis en place un programme de compensations destiné à récompenser ceux qui réservent leurs voyages en respectant la politique. Lorsque les voyageurs sont récompensés pour leur comportement, ils tendent à se conformer à la directive en tout temps.

Votre entreprise n’a toutefois pas besoin de bâtir un programme de récompenses à partir de rien pour suivre cette astuce. Il existe des tonnes d’applis de voyages d’affaires et d’autres solutions technologiques permettant de créer des programmes de récompenses qui correspondent à votre directive, à vos employés et à votre plan pour tirer parti des avantages des voyages d’affaires.

4. Expliquez aux voyageurs en quoi consiste le devoir de diligence

Une directive sur les voyages n’est pas seulement un outil servant à économiser de l’argent. Certaines dispositions dans la directive ont pour but de protéger les voyageurs du danger. Une organisation qui n’adhère pas aux principes du devoir de diligence pourrait se retrouver dans l’eau chaude. En vertu de l’article 217.1 du Code criminel, il incombe à quiconque dirige l’accomplissement d’un travail de prendre les mesures voulues pour éviter qu’il n’en résulte de blessure corporelle pour autrui.

Lorsque les voyageurs comprennent totalement comment la directive sur les voyages de leur entreprise a des impacts sur leur sécurité personnelle, ils ont davantage tendance à la suivre. Ainsi, lorsque vous expliquez la politique à vos employés, assurez-vous d’insister sur les avantages qu’ils en tirent et sur la façon dont elle les protège lorsqu’ils se trouvent sur la route.

Maintenir le taux de conformité à la directive est un défi constant, mais se montrer proactif en employant différentes stratégies peut faire une grande différence.

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