Êtes-vous un acheteur du secteur des voyages se préparant à négocier des ententes avec des fournisseurs? Voici trois conseils qui vous aideront à coopérer avec les compagnies aériennes, les fournisseurs de location de voitures et les entreprises hôtelières.
1. Les tarifs à bas prix et l’augmentation des frais secondaires font en sorte que les acheteurs ont besoin de données
Les négociations avec les compagnies aériennes constituent un défi complexe pour de nombreuses raisons. Parmi celles-ci, les incertitudes concernant le prix du carburant, les minces marges de profit et le manque de transparence entourant les besoins des acheteurs. Chaque défi rencontré est, de plus, complexifié par de nouveaux types de tarifs qui ne sont pas admissibles aux rabais et par la monétisation croissante, de la part des transporteurs aériens, de commodités auparavant offertes gratuitement.
De nos jours, une grande partie des revenus des transporteurs aériens est générée par les services annexes, c’est-à-dire par tout sauf le tarif du billet d’avion. Selon une étude de CarTrawler, les revenus secondaires des compagnies aériennes ont augmenté de 22 % entre 2016 et 2017. Dans de nombreux cas, les transporteurs à tarifs réduits génèrent presque autant de revenus de la sélection de sièges, des bagages enregistrés et des frais en ligne que des ventes de billets d’avion. De plus, lorsque les tarifs sont bas, les négociations peuvent s’avérer difficiles.
En collaborant avec une entreprise de gestion de voyages, les acheteurs du secteur des voyages obtiennent des données pertinentes tirées de leur propre programme de voyages et peuvent négocier de meilleurs tarifs. En ayant en main les bonnes données d’analyse comparative, ils ont la possibilité de se présenter à la table des négociations avec une prévision précise de leur volume de voyages pour les trimestres à venir. Si l’on suppose que les voyageurs respectent généralement la directive sur les voyages, les acheteurs pourront peut-être avoir de meilleurs tarifs de la part de leurs fournisseurs. Dans le cas où les compagnies aériennes refusent de changer de position sur leurs tarifs, qui sont déjà bas, les acheteurs peuvent avoir recours aux mêmes données pour négocier des rabais applicables aux frais de modification et au coût des commodités à valeur ajoutée.
2. Les négociations avec les entreprises de location de voitures, comme tout autre type de négociations avec les fournisseurs, doivent se fonder sur de solides relations
Peu importe la taille de votre organisation, la gestion des relations est la clé dans les négociations avec les entreprises de location de voitures. Les fournisseurs sont plus susceptibles d’offrir des tarifs réduits et des suppléments à valeur ajoutée aux acheteurs qui peuvent leur assurer qu’ils leur octroieront une grande partie de leur volume d’affaires.
Les acheteurs devraient songer à se concentrer sur les coûts qui, à long terme, peuvent finir par s’accumuler. Par exemple, au lieu de mettre l’accent sur le prix demandé pour la location individuelle, ils peuvent négocier une diminution des tarifs à l’aéroport, des frais secondaires et des frais liés à la location de véhicules aller simple, de meilleurs taux d’accumulation des points pour les programmes de fidélité ou la parité du niveau de statut si les voyageurs sont transférés d’un fournisseur vers un autre. Comprendre la structure de tarification utilisée par les fournisseurs aidera également à relever les occasions d’économiser. Par exemple, il faut savoir que les suppléments liés à la location, les frais de kilométrage et les frais d’immatriculation peuvent faire augmenter le prix global de chaque transaction.
Nourrir la relation avec les fournisseurs de location de véhicules est crucial puisque cela permet de bâtir la confiance. Bien que le processus de négociations moderne prenne une forme numérique, les aptitudes en relations humaines y jouent toujours un rôle important. Les chargés de voyages doivent être en mesure de rejoindre les fournisseurs à mi-chemin, puis d’entretenir la relation au fil du temps afin de gérer efficacement les budgets alloués à la location de voitures.
3. Le processus d’appel d’offres dépend de la transparence du programme
Les dépenses liées aux hôtels peuvent représenter une grande partie du budget qu’une entreprise alloue aux voyages. Les coûts de déplacement élevés ont créé un environnement où les négociations sont dominées par le processus d’appel d’offres (AO). L’appel d’offres est une tactique de négociations courante. Il donne aux parties intéressées le temps de gérer le nombre considérable de données nécessaires au processus.
Si votre entreprise a recours au processus d’appel d’offres, il est essentiel de déterminer quels coûts sont les plus importants pour votre programme de voyages. En l’absence des données pour justifier vos demandes, les fournisseurs risquent cependant de ne pas accéder à ces dernières. Si l’entreprise ne peut garantir un volume considérable de voyageurs, elle peut toutefois être en mesure de tirer avantage de tarifs privilégiés et de programmes de rabais par l’intermédiaire d’une entreprise de gestion de voyages.
Les acheteurs se retrouvent souvent enlisés dans une position qu’ils ne peuvent tenir. Il serait inutile, par exemple, de négocier des rabais sur des repas pris à l’hôtel si l’entreprise ne sait pas quel pourcentage de ses voyageurs mange à l’hôtel. Les acheteurs doivent avoir les données pour appuyer leurs demandes. Autrement, ils risquent de ne pas repartir de la table des négociations en vainqueurs.
Il est aussi à noter que les acheteurs ayant négocié des taux « dernière chambre disponible » peuvent payer les chambres selon les modalités de leur entente, même s’il s’agit de la dernière chambre. Ceux ne possédant pas d’entente concernant ces types de taux n’ont pas ce droit et l’hôtel peut alors facturer le prix qu’il juge acceptable, peu importe le montant.
L’appel d’offres n’est pas la seule option pour négocier des tarifs hôteliers, mais il s’agit de l’une des plus courantes. Les autres possibilités, comme un accord sur les niveaux de service, utilisent un système de suivi continu pour éviter les négociations lorsqu’elles ne sont pas nécessaires. Celles-ci ne reviennent après tout pas au point d’origine simplement parce qu’une année est passée. Ainsi, au lieu de cela, les acheteurs n’entreprennent des négociations que lorsque l’entreprise a besoin de changements considérables. Cette approche, fondée sur les données, demande de rester attentif aux tendances du marché et d’avoir accès à des analyses précises.
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