La pandémie a permis à de nombreux cadres dirigeants et chargés de voyages de réaliser l’importance des systèmes et des partenariats qui assurent le bon fonctionnement de leur programme de voyages. Qu’il soit question du suivi des billets non utilisés ou encore de la réactivité des conseillers et du caractère personnalisé de leur réponse, les forces et les faiblesses de nombreux partenariats entre organisations et entreprises de gestion de voyages ont été mises à l’épreuve.
L’hôtellerie fait partie des secteurs de l’industrie les plus durement touchés par le déclin des voyages d’affaires; il faudrait attendre 2023 pour la voir retrouver les niveaux atteints avant la COVID-19. Cependant, malgré les circonstances difficiles, les partenariats entre hôtels et entreprises de gestion de voyages peuvent produire des résultats positifs pour les voyageurs, les entreprises hôtelières et l’industrie dans son ensemble. Pour aborder le sujet dans toute sa complexité, nous avons tiré profit des conseils de Donna Brokowski, vice-présidente directrice de la gestion des fournisseurs internationaux et du service-conseil aux Services Direct Travel.
Exploiter le pouvoir du SMD
Même avant l’arrivée de la pandémie, les hôtels et les entreprises de gestion de voyages avaient pour objectif précis de faire valoir aux voyageurs d’affaires les avantages d’effectuer leurs réservations en respectant le cadre d’un programme de voyages géré. Bien que les tarifs exceptionnels des agences de voyages en ligne attirent en présentant de présumées économies, ces prix ne tiennent pas toujours compte des frais de service et des taxes ou n’offrent aucun filet de sécurité en cas de problème en voyage. Si les économies sont toujours importantes, c’est désormais la sécurité qui prime. Les systèmes automatisés d’approbation des voyages sont ainsi utilisés pour assurer la conformité à la directive et les directives sur les voyages sont réorganisées.
Du côté des hôtels, le système mondial de distribution (SMD) devrait être utilisé pour offrir un contenu d’une richesse et d’une pertinence accrues aux conseillers en voyages, mais aussi aux voyageurs (par l’intermédiaire de leur outil de réservation en ligne). Ce contenu assure aux clients séjournant à l’hôtel qu’ils bénéficient de la flexibilité et de l’expérience d’hébergement qu’ils recherchent. À titre d’exemple, Mme Brokowski mentionne les hôtels qui inscrivent dans leur description SMD des commodités attendues, comme un séchoir à cheveux, mais omettent de parler des éléments qui ont le plus d’importance pour les voyageurs aujourd’hui, comme l’entrée sans clé et les mesures d’hygiène. Pourtant, près des deux tiers des voyageurs préféreraient utiliser leur téléphone intelligent plutôt que la traditionnelle clé pour accéder à leur chambre d’hôtel.
En tant qu’entreprise de gestion de voyages, Les services Direct Travel ont une position unique qui leur permet d’offrir une visibilité sur l’ensemble des plateformes de SMD et des outils de réservation en ligne d’importance et d’ainsi créer un pont entre les hôtels et les voyageurs. Notre équipe a conçu une nouvelle évaluation des établissements pour aider les partenaires hôteliers faisant partie du programme Direct Global Hotel à comprendre comment la manière dont ils présentent leur produit peut avoir des conséquences non intentionnelles. Cette analyse permet aux hôtels d’accroître la précision des informations fournies aux voyageurs et de favoriser leur croissance au sein de l’écosystème des voyages gérés. (Cliquez ici pour en savoir davantage sur Direct View Consulting.)
Améliorer l’expérience du voyageur
Les éléments d’arrière-plan du processus de réservation sont essentiels pour offrir aux voyageurs d’affaires une expérience mariant sécurité et qualité. Lorsque les voyageurs réservent dans un cadre autre que celui d’un programme géré optimisé par le SMD, des éléments clés sont déconnectés de leur séjour à l’hôtel.
Les réservations uniques des voyageurs utilisant une agence de voyages en ligne limitent non seulement la capacité d’une organisation à s’acquitter de ses responsabilités en matière de devoir de diligence, mais empêchent aussi ces voyageurs d’inscrire leur numéro de programme de fidélisation et de profiter des fonctionnalités pour appli mobile qui y sont liées. Cette façon de faire entraîne des désagréments inutiles, les voyageurs ne recevant pas, lors de leur arrivée à la réception, les privilèges liés à leur statut en raison de la méthode de réservation employée.
Mme Brokowski révèle les autres défis qu’une telle situation pose à la lumière de la COVID-19 : les différents renseignements concernant, notamment, le port du masque et la distanciation sociale, sont souvent poussés sur l’appareil mobile de chaque voyageur ou sont envoyés par courriel directement par l’hôtel avant le départ. Les entreprises hôtelières ont également investi dans des technologies sans contact rattachées aux numéros de membre des invités et aux applis mobiles, comme les clés sans contact, et les voyageurs n’ont pas toujours accès à ces outils quand ils réservent auprès d’une agence de voyages en ligne.
Lorsque la réservation est effectuée dans le cadre d’un programme géré, nombre de ces détails sont aussi disponibles par l’intermédiaire des canaux d’information conviviaux des entreprises de gestion de voyages, comme l’application mobile des Services Direct Travel, Direct2U. Ces fonctionnalités permettent aux voyageurs de s’informer plus facilement tandis qu’ils sont en déplacement tout en donnant la possibilité aux chargés de voyages de vérifier la localisation de leurs voyageurs en cas de crise.
Progresser ensemble
En définitive, les entreprises de gestion de voyages et le SMD sont conçus pour les voyageurs d’affaires, en tenant compte des exigences particulières des déplacements professionnels. C’est d’autant plus le cas aujourd’hui, alors que la nouvelle normalité du monde du voyage demande de faire preuve d’une flexibilité accrue et de mettre en place des mesures de sécurité renforcées.
Comme le dit Mme Brokowski, il vaut mieux progresser ensemble plutôt qu’avancer chacun de son côté en employant des stratégies isolées. Les hôtels vont continuer à établir leurs tarifs selon la demande, les organisations vont continuer à chercher des occasions d’économiser, et les entreprises de gestion de voyages vont continuer à plaider en faveur de la mise en place de programmes de voyages gérés. Malgré cela, il est assurément possible de tisser des partenariats satisfaisants pour toutes les parties.
Grâce à la grande expertise et à la vaste connaissance de l’industrie du voyage de leur équipe, Les services Direct Travel excellent dans la création de tels partenariats. Les services Direct Travel peuvent vous aider à élaborer une stratégie pour négocier avec les entreprises hôtelières en fonction de vos dépenses actuelles afin que vous ayez la certitude d’obtenir les meilleurs tarifs hôteliers possibles et les commodités les plus avantageuses. Contactez-nous pour vous lancer.
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