Lorsqu’un voyage se déroule selon les plans, il est facile d’oublier que les choses peuvent se complexifier si un événement inattendu survient. Le contexte international imprévisible d’aujourd’hui fait en sorte que les voyageurs sont exposés à différents risques, de la cybercriminalité aux catastrophes naturelles, en passant par tout ce qui se situe entre ces deux cas. Les employeurs canadiens ont la responsabilité morale et juridique d’assurer la sécurité de leurs employés, et ce, même si ces derniers trouvent à l’autre bout du monde.
En tant qu’intervenant de votre programme de voyages, il est important de vous demander si celui-ci vous offre les ressources nécessaires pour localiser et rapatrier vos voyageurs en cas de situation dangereuse à l’échelle internationale. En raison des responsabilités qui vous incombent en matière de devoir de diligence, vous avez besoin de systèmes et d’outils qui vous donnent la capacité de savoir où se trouvent vos employés si une catastrophe naturelle, une attaque terroriste, une épidémie de maladie infectieuse ou un autre événement inattendu se produit.
Votre organisation doit avoir en place un plan qui lui permet de remplir ses obligations de devoir de diligence envers tous ses voyageurs. Votre stratégie devrait comporter une directive logique consolidée par des outils technologiques optimisés.
Renforcer vos mesures de devoir de diligence grâce à votre directive sur les voyages
D’un point de vue administratif, être en mesure de localiser les employés en déplacement est un défi. À titre d'intervenant, vous devez avoir une bonne compréhension des dangers, savoir déterminer les actions à prendre en fonction des différents niveaux de risque et créer une directive sur les voyages qui vient appuyer ces mesures en offrant des instructions aux voyageurs. Une évaluation des risques exhaustive permet de mettre en lumière d'emblée des sujets de préoccupation importants et de vous aider à comprendre les niveaux de risque variés qui peuvent toucher les voyageurs.
Une évaluation des risques pourrait, par exemple, révéler qu’une importante partie des employés réservent des voyages sans utiliser les méthodes approuvées par votre organisation, réduisant ainsi votre capacité à suivre leurs mouvements et à les soutenir. Sans accès aux itinéraires des voyageurs, les intervenants d'un programme n’ont en effet aucune façon de savoir si leurs employés sont en plein vol, où ils séjournent ou encore comment ils se déplacent d’un endroit à l’autre. La direction doit alors décider si elle va rendre obligatoire l’emploi de certaines méthodes de réservation ou établir une autre stratégie pour réduire le nombre de réservations non conformes à la directive.
Votre évaluation devrait cibler chaque élément qui pourrait nuire à la visibilité que votre organisation a sur les mouvements des voyageurs et permettre de trouver des moyens de remédier à la situation. En ayant un tableau exhaustif des risques potentiels, vous pouvez employer des ressources pour augmenter les taux de transparence et d’adhésion à votre programme.
Utiliser la technologie pour soutenir vos mesures de devoir de diligence
Imaginez que votre téléphone vibre sur votre bureau en raison d’une notification d’urgence. Une violente tempête s’est abattue quelque part à l’autre bout de la planète, inondant une grande ville et clouant tous les avions au sol. Certains de vos employés se trouvent-ils à cet endroit? Sont-ils en sécurité? Sont-ils en mesure de retourner à la maison?
Sans les bons outils technologiques en place, vous ne faites que jouer aux devinettes et passer désespérément des appels pour tenter d’obtenir des réponses à ces questions. Votre téléphone sonne alors et, au bout du fil, vous avez l’épouse de l’un de vos employés vous questionnant sur les déplacements de celui-ci. Vous devez alors lui dire que vous n’avez aucune information.
Pour éviter ce triste scénario, votre organisation doit avoir sur pied des outils qui lui permettront de localiser ses employés. Dans certains cas, les employeurs exigent de leurs voyageurs qu’ils utilisent une application qui capture toute l’information de l’itinéraire, offre des instructions de sécurité spécifiques au lieu où ils se trouvent et permet de communiquer instantanément avec leur entreprise. Si un rapatriement d’urgence est nécessaire, une application peut aussi être utilisée pour établir la communication entre les responsables et les équipes d’intervention.
Chaque organisation a ses propres préoccupations en matière de risques; c’est pourquoi des solutions technologiques sur mesure sont nécessaires. Une entreprise de gestion de voyages peut vous offrir des conseils à cet égard et cerner les solutions appropriées pour vous aider à assumer vos responsabilités en matière de diligence. Il vous est aussi possible de tirer profit des ressources dont dispose une telle entreprise pour bonifier la capacité de votre organisation à remplir son devoir de diligence auprès de ses voyageurs tout en conservant une structure de coûts rentable.
La loi oblige les employeurs canadiens à s’assurer de la sécurité de leurs employés, y compris ceux qui voyagent. Une politique établie à partir d’une évaluation des risques exhaustive et appuyée par des technologies sur mesure peut augmenter la capacité de votre organisation à respecter les exigences auxquelles elle doit se plier.