La propagation rapide de la COVID-19 et les effets durables qui en découlent ont pris de court de nombreuses entreprises. Contrairement à la plupart des alertes sanitaires ou des urgences mondiales survenues par le passé, la pandémie s’est prolongée bien au-delà d’un cycle économique typique, mettant à l’épreuve les stratégies de gestion des risques et les plans de communication en cas de crise les plus rigoureux.

Dans le but de répondre à ces préoccupations pour l’avenir, la Global Business Travel Association (GBTA) a récemment organisé un webinaire en compagnie d’experts : Managing a Prolonged Crisis 2020 and Beyond. Bien que la présentation dans son intégralité (en anglais) puisse vous être utile, nous avons rassemblé ici quelques points essentiels dont vous pourrez faire part à votre équipe.

Gérer l’incertitude

L’incertitude persistante entourant les effets durables de la pandémie a incité les entreprises à mettre fin temporairement aux voyages non essentiels. Erika Weisbrod, directrice des solutions de sécurité pour l’Amérique d’International SOS, a comparé l’agitation causée par la COVID-19 à un jeu de chaises musicales. Dans cette analogie, la musique s’est arrêtée, forçant les entreprises et les voyageurs à occuper les chaises sur lesquelles ils ont pris place jusqu’à ce que les « affaires reprennent leur cours normal », mais aussi à gérer plusieurs changements potentiels liés au coronavirus, dont :

• les restrictions de voyage et les fermetures de frontières;
• les vols annulés et les compagnies aériennes insolvables;
• es fermetures d’hôtels et les chambres converties en installations médicales;
• es mises à pied et les licenciements.

Erika Weisbrod conseille de s’adapter à cette « nouvelle normalité » plutôt que de mettre l’accent sur les incertitudes ou d’écouter les nouvelles non vérifiées qui circulent sur les médias sociaux. Faites de votre bien-être psychologique et émotionnel une priorité en conservant un horaire régulier (qui comprend des pauses), en prenant soin de votre santé physique et en restant en contact avec les autres (en respectant une certaine distanciation sociale, au besoin).

Vers la reprise

Alors que des experts mènent des études et établissent des modèles pour déterminer quand les opérations liées aux voyages reprendront à grande échelle, tous s’entendent sur un fait : la relance de l’industrie ne se fera pas du jour au lendemain. Bruce McIndoe, président et fondateur de WorldAware, prévoit un cycle de dix-huit mois composé de plusieurs arrêts et reprises. Les chargés de voyages devraient collaborer avec une entreprise de gestion de voyages afin de déterminer la résilience organisationnelle, le budget et la tolérance au risque de leur entreprise au moment de planifier de prochains déplacements professionnels.

Bien que les perturbations découlant de la COVID-19 aient paralysé plusieurs secteurs de l’industrie du voyage à court terme, la période de reprise qui suivra pourrait, à long terme, rendre les voyages plus sûrs. Les directives sur les voyages sont l’un des domaines où l’on apporte déjà des changements en ce sens, celles actuellement en place étant en train d’être réécrites afin de mettre l’accent sur la santé et la sécurité des voyageurs. De plus, puisque la pandémie a eu d’importantes répercussions aux quatre coins du globe, les entreprises peuvent s’attendre à ce que le monde entier s’efforce à adopter de nouvelles mesures de sécurité. Les professionnels du voyage émettent l’hypothèse que les résultats seront similaires aux conséquences du 11 septembre : les nouvelles mesures de sécurité établies après l’événement, d’abord rejetées, ont finalement été acceptées et intégrées aux normes modernes s’appliquant aux voyages.

Gérer les futurs risques

Depuis la mise en application de restrictions de voyage et de mesures de distanciation sociale pour limiter la propagation de la COVID-19, certains risques encourus par les voyageurs, comme l’agitation civile ou les manifestations mondiales, se sont atténués. Cependant, les menaces posées par les catastrophes naturelles ou les urgences climatiques ne sont pas concernées par cette accalmie temporaire. Être capable de composer simultanément avec plusieurs risques différents est très important dans la gestion d’une crise majeure. Selon Erika Weisbrod, les entreprises doivent évaluer leur résilience organisationnelle générale et établir des mesures qui leur permettront de faire face à une panoplie de risques afin d’éviter d’être paralysées par des situations dangereuses à grande échelle, comme un séisme destructeur.

Plus important encore, les voyageurs doivent pouvoir s’appuyer sur une plateforme complète en matière de devoir de diligence. Avoir accès à des itinéraires détaillés et des outils de messagerie en direct permet aux entreprises d’adopter une approche à plusieurs niveaux pour localiser leurs voyageurs plutôt que de s’en remettre à un seul outil ou à un ensemble de données unique.

Gérer les risques d’entreprise

Bien que les organisations ne puissent se préparer totalement à affronter une crise de l’ampleur de la pandémie actuelle, elles peuvent renforcer leur capacité à réagir en conséquence et à s’adapter rapidement à l’aide d’une approche de gestion des risques d’entreprise. La gestion des risques d’entreprise réfère normalement au processus d’évaluation et de planification qu’utilise une organisation pour faire face à tous les risques qui peuvent la toucher et comprend, entre autres, la protection des employés, des sites, de l’approvisionnement et des renseignements.

Pour le secteur du voyage, Bruce McIndoe affirme que la gestion des risques est, en réalité, une gestion des risques axée sur les gens. De ce fait, une directive unique n’est pas efficace, en particulier s’il faut, lors de la reprise des voyages après une crise, tenir compte de différences régionales. Afin de se préparer en vue des petites vagues de COVID-19 qui viendront et de prendre en considération l’ensemble de leur personnel, les entreprises doivent avoir en place de solides stratégies en matière de données et de suivi. Elles doivent également évaluer leur stratégie liée à leurs fournisseurs et à leur entreprise de gestion de voyages afin de s’assurer d’obtenir le soutien dont elles ont besoin.

Ces astuces tirées du webinaire de la GBTA vous offrent une base d’informations utile pour gérer vos voyages pendant une crise. Si vous souhaitez évaluer la force de votre programme de voyages et de vos mesures de gestion de la sécurité, contactez-nous pour une consultation gratuite.

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