Puisque le transport terrestre fait partie intégrante des déplacements professionnels, les chargés de voyages se doivent de prêter une attention particulière aux problèmes de sûreté et de sécurité qui y sont liés. Dans le cadre du devoir de diligence qui leur incombe, les organisations doivent évaluer tous les dangers potentiels associés à la location de voitures et aux services de covoiturage afin de concevoir un plan qui les aidera non seulement à garder leurs voyageurs en sécurité, mais aussi à minimiser les risques liés à la responsabilité.

1. Les biens perdus

Dans le monde des voyages d’affaires, un bien perdu n’est pas seulement un désagrément; il s’agit aussi d’un risque sérieux pour l’entreprise. En effet, si un employé oublie son ordinateur portable dans une voiture de location, les informations sensibles que contient l’appareil pourraient se retrouver entre de mauvaises mains.

Fournir une liste de points à vérifier lors la location d’une voiture peut réduire les risques que le conducteur et les passagers perdent leurs biens. Une organisation ayant la bonne solution en place pourrait automatiquement envoyer un message texte aux voyageurs qui rendent leur véhicule afin de leur rappeler de fouiller celui-ci pour voir s’ils n’ont pas échappé d’objet entre les sièges ou laissé quelque chose dans le coffre.

2. Les communications avec les fournisseurs

Lorsque les employés sont en voyage d’affaires, ils doivent pouvoir communiquer facilement avec les fournisseurs de voitures de location. Avoir la possibilité de réserver un type précis de véhicule aide les voyageurs à respecter leur horaire ainsi que la directive sur les voyages. De plus, comme Business Travel News l’a noté dans un article, ces derniers aiment avoir plusieurs points de contact lorsqu’ils ont besoin d’aide.

Cet article aborde également la manière dont les entreprises de location de voitures ont ouvert la voie à la diligence réactive à l’égard des conducteurs, en particulier en cas de catastrophe naturelle. Demandez à votre partenaire de location de voitures si, dans le cadre de son plan de mesures d’urgence en cas de catastrophe, il fait affaire avec le gouvernement local et des entreprises de services publics, met sur pied des centres temporaires et fait venir des véhicules supplémentaires lorsque nécessaire.

Si la réactivité est importante lors de situations urgentes, elle est également essentielle pour les changements au quotidien. Dépendre d’un organisateur de voyages à l’interne pour les mises à jour d’itinéraire de dernière minute peut s’avérer inefficace parce que trop de parties sont impliquées, et il y alors un risque qu’un message important ne soit pas acheminé à temps au voyageur. Les fournisseurs de voitures de location qui communiquent directement avec les voyageurs sur la route sont en mesure de résoudre les problèmes avec une rapidité accrue. Il est donc crucial de comprendre le niveau de service qu’une entreprise de location de voitures peut offrir avant d’établir un partenariat avec celle-ci.

3. Les accidents de voiture

Selon l’Association for Safe International Driving, plus de 2,3 millions d’Américains sont blessés ou handicapés à la suite d’un accident de la route chaque année. À l’international, ce chiffre oscille entre 20 et 30 millions de personnes. Il s’agit donc d’un risque dont les entreprises doivent tenir compte avec beaucoup de sérieux.

Bien qu’il n’existe aucun moyen infaillible de prévenir les accidents, une directive sur les voyages d’affaires devrait jeter les bases qui permettront d’en réduire les probabilités. Les entreprises pourraient ainsi encourager les conducteurs à considérer employer des moyens de transport autres que la voiture de location, comme les taxis, les services de covoiturage ou le métro, lorsqu’ils voyagent dans des pays où les lois en matière de conduite ainsi que la règlementation routière sont extrêmement différentes. À titre d’exemple, il est possible que des Américains visitant Londres ou Hong Kong aient du mal à conduire du côté gauche de la route, voire à prendre place sur le siège droit de la voiture. S’il est plus logique de louer une voiture pour certains voyageurs, assurez-vous, lorsque vous concluez un contrat avec un fournisseur, de négocier un bon régime afin d’atténuer les risques potentiels d’accidents de voiture.

Les politiques en matière de devoir de diligence devraient également aborder le sujet de la consommation d’alcool, que ce soit de façon explicite ou indirecte, puisque celle-ci entraîne des risques lors de la conduite. Les Centers for Disease Control and Prevention (Centres pour le contrôle et la prévention des maladies) ont rapporté que les conducteurs sous l’influence de l’alcool sont responsables de 28 % des décès liés aux accidents de la route aux États-Unis. Mettre un processus en place pour l’utilisation et le remboursement des services de covoiturage peut réduire les risques qu’un employé conduise avec les facultés affaiblies.

La voie à emprunter

En collaborant avec une entreprise de gestion de voyages, les sociétés ont accès à des technologies qui les aident à localiser leurs employés en difficulté. Une bonne solution de gestion des risques devrait permettre aux cadres de trouver les employés qui sont sur la route, de communiquer avec eux en cas de situation d’urgence et, au besoin, de porter le problème à l’attention des autorités appropriées, le tout avec aisance. Fournir à l’avance aux voyageurs les numéros d’urgence de leur destination et des informations locales relatives à la santé et la sécurité est une autre façon de s’assurer qu’ils sont hors de danger, et ce, peu importe la situation.

Informer les voyageurs des trois risques étudiés plus haut ainsi que des autres dangers potentiels peut également les aider à se préparer aux diverses situations auxquelles ils pourraient faire face en voyage. 

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