Le retour des voyages d’affaires a entraîné des conséquences importantes pour les entreprises sur le plan de l’expérience voyageur, de la gestion des risques et de l’amélioration des programmes. Plus récemment, la hausse des coûts et les pénuries de main-d’œuvre dans les secteurs du transport et de l’hôtellerie sont devenues une nouvelle préoccupation dans un contexte d’inflation sans précédent.
Pour les personnes responsables de la gestion des voyages au sein de leurs entreprises, le paysage postpandémique implique une plus grande part de responsabilité, avec un accent accru sur la valeur et l’efficacité. Toutefois, un programme de gestion des voyages par l’intermédiaire d’une entreprise de gestion des voyages (TMC) peut atténuer ces difficultés et contribuer à réduire les coûts. Nous expliquons ci-dessous comment le passage à un programme de gestion des voyages peut permettre de rationaliser l’efficacité et de cibler les sources d’économies dans ce nouvel environnement de voyage.
Des prix compétitifs et fiables
Plus que jamais, les gestionnaires de voyages doivent avoir accès aux meilleurs prix sur tous les segments du marché. Un partenaire de confiance en matière de gestion des voyages peut offrir les taux les plus compétitifs, y compris les tarifs des programmes des fournisseurs ainsi que les remises d’entreprise pré-négociées. Alors que les méthodes de réservation numériques populaires continuent d’évoluer, les avantages des initiés obtenus par le biais d’une entreprise de gestion des voyages garantissent un processus plus fiable.
Des études récentes montrent que de plus en plus d’entreprises font appel à des experts en voyages pour les aider à rationaliser leurs procédures de recherche et de réservation de voyages d’affaires. L’un des principaux indicateurs est le désir des voyageurs d’affaires de bénéficier d’une efficacité accrue et d’une qualité de service correspondant à l’expérience de réservation des voyages d’agrément. Plus particulièrement, 87 % des voyageurs d’affaires estiment que la réservation d’un voyage d’affaires devrait être aussi facile que celle d’un voyage de vacances, et 42 % d’entre eux déclarent qu’il est plus compliqué de réserver un voyage d’affaires qu’un voyage d’agrément.
Chez Les services Direct Travel, nous simplifions l’expérience en adoptant une approche tarifaire de type « tel-tel (WYSIWYG) ». Nous présentons nos meilleures offres au sein d’un outil de réservation en ligne (ORL), fournissant des informations et des offres en temps réel plutôt que derrière une façade de programmes publicitaires qui peuvent inclure des offres incohérentes et obsolètes. En réservant par notre intermédiaire en qualité de partenaire de voyage de confiance, votre équipe a accès à des réductions fondées sur les volumes de parts de marché appliquées au moment de l’achat. En d’autres termes, nos experts du secteur peuvent contribuer à atténuer l’augmentation des coûts de voyage en offrant des réductions qui ne sont pas disponibles sur la plupart des sources en ligne.
Une approche automatisée de l’achat des voyages
La portée récemment élargie du rôle de gestionnaire de voyages exige une efficacité accrue. De la recherche à la réservation à travers le processus d’achat, un programme de gestion des voyages peut introduire dans votre entreprise des éléments automatisés qui vous permettront de réaliser d’importantes économies de temps et d’argent.
Un excellent exemple est le suivi des billets inutilisés, un aspect du voyage qui peut facilement passer à travers les mailles du filet, si l’on ne dispose pas d’un programme géré. Lorsqu’un billet d’avion est annulé ou n’est pas utilisé par un employé, le processus de récupération de ces coûts pourrait varier en fonction du transporteur, de la classe du billet et des conditions d’annulation. Notre gestionnaire de billets inutilisés effectue le travail pour vous, en passant automatiquement au peigne fin les billets d’avion ouverts et inutilisés pour identifier les crédits qui peuvent être appliqués à un prochain voyage. Il envoie ensuite des mises à jour régulières de l’état de la situation, en vous informant des échéances et en vous fournissant des rapports sur les données en cours. En outre, ce service n’entraîne aucun coût supplémentaire, ce qui vous laisse plus de temps et de ressources à consacrer aux questions de portée générale.
L’automatisation au sein d’un programme de gestion des voyages peut également s’étendre à la tarification. Travailler avec un partenaire de voyage de confiance propose une approche complète de la réservation, ce qui évite à vous ou à vos voyageurs de passer d’innombrables heures à parcourir de multiples sites pour trouver les meilleurs tarifs.
La technologie de suivi des prix est l’un des principaux moyens dont disposent les entreprises pour réduire les frais de voyage. C’est d’autant plus vrai que le secteur connaît une volatilité sans précédent et une plus grande fluctuation des taux*. Notre solution de suivi des prix, Direct Price Assurance*, vérifie régulièrement les taux et réinscrit automatiquement les voyageurs à un taux inférieur lorsque cela est possible. Sachant qu’une réservation sur cinq est transférée à un meilleur tarif, votre entreprise peut donc bénéficier d’un meilleur rendement du capital investi et d’économies supplémentaires grâce à un choix d’options de facturation flexibles.
Ce dont les gestionnaires de voyages ont besoin en ce moment
Alors que les entreprises redéfinissent leurs objectifs en matière de voyages et tirent parti des dépenses grâce à la mise à niveau des programmes, à l’obtention de remises et à l’amélioration de l’efficacité, il est également important de ne pas privilégier les économies au détriment du service.
Au début de la pandémie, les conseillers en voyages ont servi de bouée de sauvetage aux voyageurs bloqués à l’étranger, aidant à soulager les gestionnaires de voyages débordés par la fermeture des frontières et les restrictions complexes. En fin de compte, la valeur d’un service de proximité et réactif va au-delà des sommes dépensées et se traduit par un gain de temps, une économie d’énergie et une réduction du stress.
Pour de nombreuses entreprises, la pandémie a également conduit à un allègement des équipes et à une diminution des ressources. Les services Direct Travel continuent de répondre à ce besoin par le biais de divers canaux, notamment un outil de réservation en ligne intégré doté d’un système de profils très avancé qui consolide les informations relatives aux réservations et propose un processus simplifié aux gestionnaires de voyages. Pour vous aider à ne pas dépasser votre budget, nous vous offrons un accès rapide à la récupération gratuite de documents et à des rapports consolidés; des demandes qui impliquent souvent des frais qui augmentent rapidement. Notre service comptable interne élève davantage la DR (demande de renseignements) grâce à des services gratuits de recherche de documents et de ressources financières qui permettent à votre service des voyages de garder le cap.
Un programme géré axé sur l’avenir
Alors que la demande du marché augmente de manière continue et que les entreprises se préparent aux voyages post-COVID, vous avez besoin d’un partenaire de confiance sur lequel vous pouvez compter pour assister vos employés en déplacement. Qu’il s’agisse de gérer les billets inutilisés, de respecter les exigences budgétaires ou de rationaliser les processus et les données, nous pouvons guider et aider vos voyageurs à entrer dans cette nouvelle ère des voyages d’affaires.
Le monde des affaires est confronté à l’un des plus grands rétablissements de l’histoire des voyages, et ce, en dépit de l’inflation et des perturbations constantes de la chaîne d’approvisionnement. Chez Les services Direct Travel, nous nous engageons pleinement à vous aider à simplifier vos processus et à maximiser vos économies en vue d’améliorer votre programme de voyages. Notre équipe est prête à proposer des solutions de gestion des voyages adaptées à la taille, à la structure organisationnelle et au budget de toute entreprise.
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