La pandémie de COVID-19 a redéfini la vie quotidienne, introduisant des termes comme « distanciation sociale » dans les conversations de tous les jours et entraînant la création de bureaux virtuels aux quatre coins du globe. Les entreprises, petites et grandes, luttent pour s’adapter à une foule de changements soudains et, surtout, tentent de prévoir à quoi ressemblera la « nouvelle normalité » qui, une fois la crise atténuée, perdurera.

Alors que les prévisions relatives à la reprise et les tendances projetées varient par industrie et par région, le secteur des voyages d’affaires voit déjà une évolution dans sa préparation pour l’après-pandémie. À l’avant-garde de ce changement, l’on retrouve la sécurité des employés en tant qu’élément à considérer dans l’accent particulier mis sur la gestion de la santé. Plus bas, nous avons tiré parti des connaissances du directeur de la technologie des Services Direct Travel, Darryl Hoover, afin d’étudier les rouages qui composent la gestion de la santé et de comprendre pourquoi celle-ci est importante non seulement pour votre programme de voyages, mais également pour le bon fonctionnement général de votre entreprise.

Étudier les menaces mondiales en détail

Lorsque le coronavirus a, au début du mois de janvier, commencé à se propager dans la ville chinoise de Wuhan, qui a récemment entamé son déconfinement, les entreprises ont réagi de différentes manières, certaines se montrant légèrement préoccupées, d’autres ne connaissant rien de la situation. À l’exception de quelques multinationales faisant affaire aux quatre coins du monde, la plupart des entreprises ont surtout tenu compte du caractère ostensiblement lointain du virus — son éloignement géographique et les informations floues concernant sa propagation. Deux mois plus tard, la pandémie de COVID-19 nous a montré que le monde est nettement plus petit que nous voulons bien le croire.

L’approche de gestion des risques de la plateforme de devoir de diligence d’une entreprise met traditionnellement l’accent sur les menaces imminentes jugées pertinentes pour l’organisation. Les risques liés aux agitations civiles en Inde ou aux conflits frontaliers au Moyen-Orient semblent souvent trop lointains ou sans lien pour que les entreprises prennent la peine de les gérer. Cette façon de voir les choses (« Je ne voyage pas vers ce marché, alors je n’ai pas besoin de m’en préoccuper ») limite la capacité des entreprises à tenir compte de ces menaces mondiales et à prévoir en détail leurs effets.

Considérer les voyageurs en tant qu’employés d’abord

C’est en comprenant comment les événements survenant dans une région du monde peuvent toucher une entreprise établie dans une autre région et n’étant d’apparence pas concernée par une situation donnée que l’on peut concevoir la nécessité de mettre l’accent sur les employés lors de la création de directives sur les voyages et de normes en matière de devoir de diligence.

Il peut être difficile pour les chargés de voyages et les entreprises de gestion de voyages de voir chacun en tant qu’employé avant de le considérer en fonction de son rôle de voyageur au moment de s’occuper de la gestion des risques. En cas de pandémie, les avantages découlant des normes de devoir de diligence établies pour protéger les voyageurs sont nuls si ces mêmes normes ne sont pas appliquées à l’ensemble de l’entreprise. Un employé planifiant des vacances vers une destination où une épidémie émerge peut représenter un problème aussi important qu’un cadre rentrant d’un voyage d’affaires à l’étranger, en particulier si cet employé n’a pas été informé correctement parce qu’il n’a pas le statut de « voyageur » au sein de l’entreprise.

Dans l’environnement branché sur le monde d’aujourd’hui, les voyageurs sont non seulement des employés d’abord et avant tout, mais tous les employés doivent également être considérés comme étant des voyageurs potentiels dont il faut tout autant préserver la santé et la sécurité.

Prévoir les changements en matière de données et de confidentialité

Pour se préparer pour l’avenir, une étape importante de cette approche holistique, il est, entre autres, nécessaire d’adapter les technologies en place pour repérer les menaces à l’échelle locale. Bien que les entreprises aient actuellement la capacité de localiser leurs employés lorsqu’ils sont en voyage, on commence à peine à explorer les pistes pour étendre les technologies afin de les utiliser dans une gestion élargie de la santé.

Avec la COVID-19, le télétravail est devenu une part intégrante de la « nouvelle normalité ». Les risques et les problèmes de confidentialité des données auxquels sont exposés les télétravailleurs sont différents de ceux associés aux employés qui se rendent au bureau. Songez à la méthode de communication que vous avez en place et aux outils que vous utilisez pour vous assurer de la sécurité de chaque employé, peu importe où il se trouve. Une catastrophe naturelle près du siège social de l’entreprise pourrait ne pas toucher immédiatement les télétravailleurs se trouvant dans une autre région, mais ceux-ci en ressentiront tout de même les effets. Inversement, une menace hautement localisée, comme le confinement d’une école, pourrait avoir des effets sur un télétravailleur, mais pas sur les employés travaillant aux différents bureaux de l’entreprise.

Là où les lois en matière de confidentialité le permettent, les renseignements liés au lieu de travail, au domicile, au lieu de travail du conjoint, aux données des RH, etc. peuvent être utilisés pour définir la façon dont une entreprise réagira face aux menaces. Si les différentes menaces et les discussions entourant la confidentialité des données ne sont pas des questions spécifiques aux voyages d’affaires, vous devez, au moment d’évaluer vos stratégies de gestion des risques, en tenir compte pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise et la santé de vos employés.

Votre entreprise est-elle prête à s’adapter à des normes de diligence évolutives et à la « nouvelle normalité »? Nous pouvons vous aider à anticiper les changements qui toucheront votre programme de voyages.

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