Si certaines entreprises sont revenues à un modèle hybride ou de présence au bureau, pour de nombreux autres voyageurs d’affaires, le travail à distance a désormais pris racine. L’expansion des entreprises dans plusieurs bureaux, villes et pays a posé des défis importants pour unir les personnes en une seule équipe. La diversité des outils, des protocoles, des fuseaux horaires et des langues n’a fait que renforcer cette complexité.

Si la technologie a permis de rester connectés, elle peut aussi devenir une béquille, limitant les possibilités pour les membres de l’équipe de se retrouver, d’avoir des conversations constructives et de tisser des liens plus forts. Pour combler le fossé créé par la distance virtuelle, les interactions en personne sont devenues plus importantes que jamais.

Au sein des Services Direct Travel, nous avons fait appel aux connaissances expertes** de notre agence de réunions, de programmes d’intéressement et de reconnaissance nommée Creative Group*, afin d’explorer comment les réunions et les événements en personne peuvent être un outil crucial pour combler le fossé de la « distance virtuelle » entre les équipes à distance.

Qu’est-ce que la distance virtuelle?

La distance virtuelle fait référence au sentiment de détachement que ressentent les personnes et les entreprises lorsque les équipes travaillent à distance ou se connectent principalement via des plateformes numériques. Les recherches menées par le Dr. Karen Lojeski* depuis 2005, ont systématiquement montré, grâce à des modèles statistiques, à quel point la distance virtuelle affecte négativement presque tous les indicateurs de rendement clé (IRC) d’une entreprise. Il s’agit notamment de la confiance, de l’innovation, de l’engagement des employés, de la satisfaction au travail, de l’atteinte des objectifs et de la réussite des projets.

Il est intéressant de noter que, alors que la plupart des personnes supposent que la distance physique a la plus grande incidence sur le sentiment de déconnexion, le Dr Lojeski a constaté que les deux facteurs les plus importants contribuant à une distance virtuelle élevée sont la distance opérationnelle et la distance d’affinité.

La distance opérationnelle résulte du fait que les membres de l’équipe utilisent des technologies disparates, suivent des processus différents ou travaillent selon des attentes organisationnelles différentes. Ce sont les frictions causées par les incohérences logistiques ou opérationnelles qui empêchent les équipes de fonctionner de manière harmonieuse afin de former une unité cohésive.

La distance d’affinité fait référence à la séparation émotionnelle causée par les différences de culture de travail, de valeurs et de relations personnelles qui affectent négativement la collaboration et la confiance. La distance d’affinité a à elle seule un impact huit fois plus important sur les indicateurs de rendement clé que la distance physique, les fuseaux horaires ou les protocoles organisationnels.

Pourquoi est-ce important?

La distance virtuelle peut considérablement nuire à l’engagement, à l’efficacité et à la rentabilité des employés. Cependant, en concevant intentionnellement des réunions et des événements qui tiennent compte non seulement de la distance physique, mais aussi de la distance opérationnelle et de la distance d’affinité, les entreprises peuvent favoriser un environnement de travail plus cohésif, productif et innovant. Quel en est le résultat?

• Amélioration d’IRC : une distance virtuelle amoindrie a une incidence significative sur l’engagement, la productivité et la réalisation des objectifs.

• Réduction des délais de mise sur le marché : une collaboration efficace entre tous les membres de l’équipe accélère le développement et le déploiement des produits et services.

• Une plus grande satisfaction des clients : une meilleure communication et coordination internes permettent d’améliorer la prestation de services, ce qui augmente la satisfaction des clients.

• Une compétitivité renforcée : les entreprises qui gèrent efficacement la distance opérationnelle et la distance d’affinité peuvent s’adapter rapidement aux évolutions du marché et tirer parti de perspectives diverses pour garder une longueur d’avance sur leurs concurrents.

Quand est-ce que cela compte le plus?

Les réunions et les événements en personne sont essentiels pour combler la distance virtuelle qui résulte souvent du travail à distance et des équipes internationales. Ces rassemblements contribuent à réduire la distance opérationnelle en permettant une formation pratique et une résolution collaborative des problèmes, ce qui accélère la prise de décision et renforce l’alignement. La distance d’affinité diminue à mesure que les interactions en personne favorisent des relations plus profondes et un sentiment d’appartenance plus fort, motivant les équipes à collaborer vers des objectifs communs.

Les recherches mettent en évidence cinq cas clés dans lesquels les entreprises devraient investir pour réunir les équipes en personne :

• Lancement de quelque chose de nouveau : lancement d’un nouveau projet, produit, service ou vision organisationnelle, en particulier lorsque plusieurs équipes internationales sont impliquées.
• Opportunités d’amélioration : partage d’évolutions importantes ou traitement de questions urgentes. Les réunions en personne permettent une communication et une interprétation claires, essentielles pour gérer ou prévenir les crises.

• Étapes importantes du projet : présenter les résultats de livrables complexes et hautement techniques. Cela permet de s’assurer que le travail acharné et l’enthousiasme de l’équipe sont transmis efficacement aux destinataires.

• Défis des clients : résoudre les problèmes susceptibles d’avoir un impact sur les clients ou la continuité des activités, en particulier si les délais ne sont pas respectés.

• Évaluations : fournir un retour d’information qui peut avoir un impact significatif sur la carrière d’une personne ou menacer des relations clés. Cela permet de comprendre et de communiquer parfaitement les réactions émotionnelles.

Comment combler la distance virtuelle

Lorsqu’une situation professionnelle nécessite une réunion ou un événement en personne, les organisateurs doivent prévoir des occasions de conversations spontanées et d’interactions en temps réel. Voici plusieurs moyens d’améliorer les relations et les liens entre les participants :

• Créer des groupes d’affinités : plutôt que de regrouper les participants en fonction de critères démographiques traditionnels ou de fonctions professionnelles similaires, il serait plus bénéfique de supprimer les hiérarchies et former plutôt des groupes autour de valeurs, d’expériences ou de loisirs communs. Utiliser ces groupes pour encourager une interaction continue par le biais d’activités telles que des ateliers, des dîners et des activités compétitives.

• Recueillir des données personnalisées grâce à une technologie accessible : poser des questions détaillées lors de l’inscription pour aider les participants à établir des liens plus significatifs. Il peut s’agir de demander si c’est la première fois que quelqu’un participe à l’événement ou s’il célèbre une étape professionnelle ou personnelle. S’assurer que les outils sont accessibles à tous les participants, faciles à utiliser et pris en charge par une équipe d’experts qui peuvent répondre à toutes les questions.

• Collaborer en dehors du contexte professionnel habituel : créer un esprit de camaraderie en faisant des pauses intentionnelles. Incorporer des activités brise-glace, des exercices de consolidation d’équipe ou des opportunités de bénévolat pour créer des expériences émotionnelles partagées qui renvoient à la marque ou à l’éthique de l’entreprise. Laisser de l’espace pour des interactions informelles comme des pauses café ou des événements sociaux après les réunions pour aider les personnes à se connecter plus naturellement et à créer des relations significatives.

• Valoriser les contributions : remercier les commanditaires tout au long de l’événement et remercier les membres clés de l’équipe de planification en coulisses. Les personnes se développent grâce au renforcement positif, surtout lorsqu’il est donné devant leurs pairs. Cela encourage également les autres participants à se joindre à la reconnaissance, amplifiant ainsi l’impact positif.

• Discuter des valeurs et des objectifs communs : explorer les moyens de renforcer les valeurs fondamentales, les objectifs et les normes culturelles qui unissent l’entreprise. Ces idées peuvent être intégrées dans différentes parties du programme, lors des discours d’ouverture, des ateliers, des activités de consolidation d’équipe et des sessions de réseautage informelles. En s’alignant sur des valeurs communes, les participants se sentent plus connectés, motivés et inspirés pour travailler à la réalisation d’objectifs collectifs.

Transformer la distance en connexion

Pour les voyageurs d’affaires actuels, il est essentiel de réduire la distance virtuelle et de constituer des équipes plus fortes et plus soudées. Même si les progrès technologiques aident les entreprises à rester en contact à distance, le pouvoir des expériences en personne peut rapprocher les personnes en encourageant la collaboration, en renforçant la confiance et en unissant les équipes autour d’une mission commune.

Pour en savoir plus sur la manière d’intégrer des événements intentionnels et centrés sur l’humain dans le programme de voyages de votre entreprise, contactez l’équipe des Services Direct Travel.

*Ce lien affiche un contenu disponible uniquement en anglais.
**Cet article a été initialement publié sur creativegroupinc.com,* puis modifié pour s’adresser au public des Services Direct Travel.