À quoi cela ressemble-t-il pour les voyageurs d’aujourd’hui de reprendre la route? C’est la question à laquelle SAP Concur espère répondre avec sa nouvelle série de balados en trois parties, Tarmac Warriors*. Chaque épisode s’intéresse à un voyageur inattendu et le suit dans ses expériences de découverte du monde des affaires.

Le dernier épisode aborde la question de la conformité aux politiques voyage et SAP Concur a fait appel à Michael Nelson, vice-président directeur chargé de la gestion des comptes chez Les services Direct Travel, pour l’aider à comprendre l’incidence de cette thématique sur les entreprises. Nous avons mis en évidence quelques points essentiels de ce balado, que vous pouvez également écouter en cliquant sur le lien plus bas.

« Votre guichet unique »

La politique de voyage de votre entreprise est l’une des deux composantes essentielles d’un programme de gestion des voyages réussi, l’autre étant bien sûr votre entreprise de gestion des voyages (TMC). Nous avons déjà évoqué les nombreux avantages qu’apporte une TMC, de la gestion des risques à l’expérience du voyageur, en passant par les solutions technologiques et les relations avec les fournisseurs. Récemment, cependant, le poids de votre politique de voyage et de votre TMC s’est révélé encore plus important en raison des changements intervenus dans les voyages suite aux restrictions liées à la COVID-19.

Au cours du balado, l’animatrice Heather Greenwood-Davis le souligne en interviewant le propriétaire d’une entreprise fruitière et en évoquant le nombre impressionnant de règles qu’il faut suivre pour assurer le succès de l’entreprise. Pour les voyageurs, cela peut sembler accablant, mais le processus peut être simplifié par la mise en place d’une politique claire et le recours à un partenaire TMC pour aider à gérer les règles et restrictions pertinentes.

Comme le dit Michael lorsqu’on l’interroge sur le rôle que joue une TMC dans ce processus, « du point de vue du voyageur, un programme de voyage géré donne aux personnes une voie autorisée pour leurs réservations; considérez-le comme un guichet unique ».

Définition de la conformité

À première vue, la conformité peut être définie comme l’action de suivre et d’adhérer aux politiques de l’entreprise. Cependant, les aspects intégraux et entremêlés de la politique de voyage d’une entreprise vont au-delà d’une mentalité du type « faites ceci, mais pas cela. »

Michael fait remarquer qu’il y a deux façons différentes d’envisager la conformité et ses effets sur votre entreprise. La première est la conformité au sein du programme de voyage proprement dit. Il peut s’agir de savoir si vos voyageurs utilisent l’outil de réservation en ligne (ORL) de votre entreprise, combien de temps à l’avance les voyageurs réservent, et s’ils soutiennent vos relations avec les fournisseurs en utilisant des fournisseurs privilégiés.

Le deuxième élément à prendre en compte est la réservation des voyageurs en dehors du programme géré par d’autres fournisseurs et des ORL tiers, autrement dit les fuites de gestion des voyages. Comme l’explique Michael, la fuite est un problème sérieux, car des éléments comme les fournisseurs privilégiés et la réservation par le biais de votre TMC fonctionnent ensemble pour créer un processus d’approbation clair pour la suite. Lorsqu’un employé décide lui-même de ses réservations et de ses déplacements, il peut jouer le rôle d’« agent de voyage ». Cela coûte du temps et de l’argent à l’entreprise, car l’employé ne se concentre plus sur le travail pour lequel il a été engagé.

Susciter la confiance des voyageurs

Un défaut de conformité ne représente pas seulement un risque pour les objectifs commerciaux et les relations avec les fournisseurs de votre entreprise. Les voyageurs doivent également comprendre comment un comportement non conforme peut avoir une incidence négative sur leur expérience de voyage.

« Voyez la conformité comme un moyen de faciliter votre voyage », déclare Michael. « Les voyageurs devraient avoir le confort et la confiance de savoir qu’ils réservent par les voies préférentielles de leur entreprise et, par conséquent, qu’ils disposent d’une structure de soutien sous-jacente pour les aider à assurer leur sécurité pendant leur voyage. »

C’est le « fruit de la conformité », comme l’a habilement baptisé Greenwood-Davis au cours de l’entretien. Les voyageurs devraient avoir l’esprit tranquille lorsqu’ils réservent dans le cadre de la politique et savoir que les fournisseurs ont été dûment contrôlés et qu’ils adhèrent aux derniers protocoles relatifs à la COVID-19.

Bien que la politique de voyage de votre entreprise puisse être différente selon qu’il s’agit d’une entreprise d’importation de fruits comme celle présentée dans le balado, d’une startup technologique émergente ou d’une entreprise nationale ayant fait ses preuves, la conformité offre des avantages constants dans tous les domaines. Pour en savoir plus, écoutez le balado dans son intégralité ou en partie (l’interview de Michael commence à partir de la minute 8:15) en cliquant sur le lien ci-dessous.

*En anglais seulement