Les entreprises de toutes tailles doivent relever le défi d’assurer un soutien constant et fiable dans le cadre de leur programme de voyages. Pour les petites entreprises en particulier, il peut être difficile de savoir si elles bénéficient de l’attention et de la stabilité qu’elles méritent.

Si la technologie joue un rôle important dans l’optimisation des réservations et l’automatisation des processus, elle ne suffit pas à elle seule. La véritable valeur ajoutée réside dans l’association de solutions numériques à l’expertise humaine et à des professionnels joignables 24 h/24, 7 j/7 pour apporter leur soutien quand cela compte vraiment.

Ci-dessous, nous examinons comment les gestionnaires de voyages des petites et moyennes entreprises peuvent s’assurer que le service ne soit jamais relégué au second plan dans leur programme de voyages.

Petit poisson dans un grand étang

Travailler avec un partenaire de voyage qui ne correspond pas à votre structure peut souvent se traduire par plus de bureaucratie et un service dilué, entraînant des réponses tardives et incohérentes. Non seulement cela peut diminuer la satisfaction des voyageurs, mais cela peut également avoir un impact sur le devoir de diligence, qui est un élément essentiel des programmes de voyages réussis. Le devoir de diligence englobe tout, qu’il s’agisse d’assurer la sécurité des voyageurs ou de fournir une assistance rapide en cas d’urgence. Lorsque des vols sont annulés, que les frontières sont fermées ou que des perturbations surviennent, une réponse automatisée ou un transfert vers un autre représentant ne suffit tout simplement pas.

Malheureusement, ces frustrations sont très répandues. Plus d’un quart des gestionnaires de voyages déclarent envisager sérieusement de changer d’entreprise de gestion de voyages en raison de problèmes de service et d’un soutien incohérent. Pourtant, même lorsqu’un programme de voyages ne fonctionne pas comme il le devrait, le passage à une nouvelle TMC peut sembler une démarche intimidante.

Réticences à changer de TMC

Les gestionnaires de voyages qui envisagent de passer à une nouvelle TMC peuvent avoir des réserves quant à savoir si le changement de partenaire créera de nouvelles difficultés pour les voyageurs et si leur programme de voyages bénéficiera d’une attention constante. Le changement comporte des risques, et aucun gestionnaire de voyages ne souhaite mettre ses voyageurs dans une situation où les perturbations s’aggravent avant de s’améliorer.

En outre, il y a la crainte d’être enfermé dans des processus rigides qui n’évoluent pas avec les besoins de l’entreprise. Bénéficiez-vous de la souplesse dont vous avez besoin aujourd’hui? Votre nouveau partenaire vous aide-t-il à vous moderniser ou vous laisse-t-il coincé dans le statu quo? Pour de nombreux gestionnaires de voyages, une inconnue encore plus grande est ce qui se passe après la décision de changer.

Effectuer la transition

Heureusement, une mise en œuvre bien menée d’une TMC ne rime pas nécessairement avec perturbation. Lorsqu’elle est bien réalisée, la transition préserve vos méthodes de travail, réduit au minimum les interruptions et assure un soutien constant à vos voyageurs à chaque étape.*

Le processus de mise en œuvre doit commencer par l’écoute. Avant de configurer la moindre technologie ou d’adapter les politiques, la priorité de votre nouveau partenaire devrait être de comprendre votre entreprise. Discutez de la manière dont les voyages soutiennent les objectifs de votre organisation et déterminez s’il existe des lacunes dans le programme actuel. À partir de là, un plan de mise en œuvre personnalisé est élaboré autour de ces priorités, avec des délais clairs, des niveaux de service convenus d’un commun accord et une équipe dédiée qui guide le processus.

Voici quelques-uns des domaines clés que votre nouveau partenaire devrait couvrir pour assurer une transition en douceur :

• Élaboration d’une politique en matière de voyages
• Programmation et intégration d’un outil de réservation en ligne
• Gestion du changement et communications internes
• Paramètres des rapports de voyage
• Formation détaillée des voyageurs

Naviguer sereinement avec le bon partenaire

Au cœur d’un partenariat solide et fiable se trouve le service. Votre TMC doit fournir une communication proactive, une assistance réactive aux organisateurs de voyages et une attention particulière aux voyageurs privilégiés, quelle que soit la taille de votre entreprise. Au lieu d’un modèle unique, le bon partenaire doit vous proposer un programme conçu en fonction de vos objectifs et de votre culture spécifiques.

Au-delà des services quotidiens, une TMC est également votre allié stratégique à long terme. Cela implique non seulement d’offrir un service constant aux voyageurs, mais aussi d’aider l’entreprise à se moderniser et à se développer. Grâce à une feuille de route claire à l’échelle mondiale et à sa capacité à innover tout en maintenant la stabilité, le bon partenaire peut vous aider à vous préparer pour l’avenir.

Conçu pour évoluer avec vos besoins

Chez Les services Direct Travel, nous combinons une technologie de nouvelle génération avec un service* de premier ordre pour que votre entreprise ne passe jamais inaperçue. Notre équipe dévouée apprend à connaître en détail l’activité de nos clients et leur apporte un soutien constant qui ne disparaît pas après la mise en œuvre. Des agents expérimentés sont disponibles en tout temps, offrant à la fois une expertise en matière de réservations complexes et des réponses rapides lors de perturbations. Des services haut de gamme personnalisés à la communication omnicanale, en passant par les alertes proactives qui protègent les voyageurs, chaque interaction se déroule de manière fluide et bénéficie d’un soutien constant.

Le moment est peut-être venu de revoir votre stratégie de gestion des voyages. Si vous avez l’impression que votre partenaire actuel ne vous accorde pas suffisamment d’attention, réfléchissez à ce qu’une approche plus personnalisée et axée sur le service pourrait vous apporter. Les services Direct Travel peuvent vous aider à créer un programme qui soutient vos équipes dès aujourd’hui et qui évoluera avec votre entreprise demain.

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