Informer les employés des risques qu’ils peuvent courir en voyage constitue une part importante du devoir de diligence. Après tout, un voyageur impliqué est un voyageur vigilant, et il est souvent aisé d’oublier que les conditions dans lesquelles nous vivons au quotidien ne sont pas représentatives de la vie dans d’autres villes et d’autres pays.

Lorsque les voyageurs effectuent des déplacements professionnels, il est possible qu’ils se retrouvent face à des lois et à des coutumes déroutantes ainsi qu’à des problèmes de sécurité personnelle. Comprendre les risques uniques qui accompagnent chaque voyage d’affaires est la première étape à suivre pour favoriser une politique efficace en matière de devoir de diligence. Quelles sont donc les meilleures façons d’aborder le sujet avec vos employés?

1. Faites-vous entendre

Bien souvent, pour une panoplie de raisons, les voyageurs ne veulent pas discuter de risque. En plus d’être aride, ce sujet en est un que de nombreuses personnes croient déjà connaître. Ainsi, les efforts déployés pour avertir les voyageurs des risques potentiels qu’ils encourent finissent par devenir un simple exercice où ils n’ont qu’à cocher des cases.

C’est l’opinion du spécialiste de l’autodéfense et grand voyageur d’affaires Tony Willis. Lors d’un entretien avec Business Travel iQ, Tony Willis a noté que, selon son expérience, les gens d’affaires bien occupés ne veulent pas prendre le temps de s’asseoir et de réellement se montrer attentifs à une évaluation des risques. Ils supposent être déjà au fait des risques et souhaitent seulement signer les documents requis pour passer à autre chose.

2. Racontez une histoire percutante

Pour capter l’attention des voyageurs, les responsables des ressources humaines et les intervenants du voyage doivent composer un récit qui contribue à l’atteinte des objectifs déterminés dans la politique. Les employés se souviendront probablement davantage d’une présentation axée sur des mises en situation que d’une présentation aride de faits et de statistiques. Lorsque vous parlez des risques liés aux voyages à l’aide d’histoires, les voyageurs peuvent s’imaginer dans les situations décrites et retiennent ainsi l’information avec plus de facilité.

3. Fournissez de la documentation

Les risques liés aux voyages prennent différentes formes : maladie, violence physique, catastrophe naturelle, terrorisme, etc. Les voyageurs doivent être mis au courant des risques uniques auxquels ils s’exposent lors de chaque voyage. Par exemple, les membres de la communauté LGBTQ pourraient avoir à redoubler de prudence lorsqu’ils entrent dans un pays où la discrimination envers les personnes de ce groupe est commune. Selon notre partenaire, Mantic Point, plus de soixante-dix pays criminalisent toujours l’homosexualité, et la sévérité des sanctions varie.

De leur côté, les voyageuses font face à un risque de violence accru comparativement aux hommes, et ce, même aux États-Unis. Ainsi, les femmes en déplacement professionnel pourraient avoir à songer à différentes options de moyens de transport. Par exemple, il serait possiblement plus sécuritaire de louer une voiture que d’avoir recours à un taxi ou à un service de covoiturage.

Pour tenir tout le monde informé, les chargés de voyages devraient, longtemps avant le départ, fournir aux voyageurs des renseignements détaillés concernant la sécurité en voyage. Les entreprises devraient également mettre à jour ces documents sur une base régulière afin que ceux-ci décrivent les conditions actuelles des destinations fréquemment visitées. Ainsi, lorsqu’un voyage de dernière minute survient à l’horaire, les ressources humaines n’ont qu’à transmettre l’information pertinente. Cette approche donne aussi aux voyageurs le temps de prendre des mesures particulières et de poser des questions complémentaires bien avant leur départ.

Une entreprise de gestion de voyages peut vous aider à mettre en place une stratégie pour favoriser la participation des voyageurs lors des évaluations des risques. Par exemple, les communications décrites plus haut peuvent être automatisées.

Être réactif dans sa gestion des risques liés aux voyages

Si les histoires permettent de donner un angle plus personnel aux risques liés aux voyages, il est plus difficile d’en récolter que de préparer des diapositives listant les risques potentiels encourus. Les ressources humaines, les chargés de voyages et les entreprises de gestion de voyages devraient travailler ensemble pour tirer parti des données existantes sur les voyageurs et créer des histoires qui parlent de risques pertinents. Ces intervenants devraient toutefois toujours tenir compte de la confidentialité du voyageur mis en scène dans l’histoire qu’ils racontent. Les récits ne devraient pas être précis au point de divulguer des renseignements personnels sur les voyageurs ou de rendre mal à l’aise les personnes qui écoutent. L’objectif est d’en partager assez pour faire participer les membres de l’auditoire, les informer et les préparer en vue de leur prochain voyage

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