Depuis l’apparition de la COVID-19, la plupart des programmes de voyages d’affaires se sont concentrés sur des questions telles que la sécurité des voyageurs, la gestion des restrictions internationales et la conduite des affaires de manière virtuelle. En postpandémie, les entreprises réévaluent leurs politiques et mettent à nouveau l’accent sur la valeur des réunions en face-à-face.

Aujourd’hui plus que jamais, alors que les voyages d’affaires retrouvent leur rythme prépandémique, les voyages effectués par les cadres supérieurs sont considérés comme « essentiels à la mission ». La clé du succès pour ces voyages d’affaires est une politique de voyage robuste qui prend en compte un grand ensemble de considérations nationales et internationales. Les besoins et préférences particulières des voyageurs ainsi que l’adhésion aux politiques sont essentiels.

Nous vous proposons ci-dessous des conseils concernant quelques points fondamentaux pour vous aider à évaluer et à mettre en œuvre des politiques de voyage efficaces et complètes pour vos hauts responsables.

La gestion du risque pour les voyageurs de haut rang

Les considérations relatives aux personnalités de haut niveau vont bien au-delà des agréments et des prestations d’un service haut de gamme. Si l’expérience du voyageur est importante, l’un des facteurs les plus cruciaux de votre politique de voyage est la gestion des risques afin de garantir la sécurité des membres de votre équipe de direction.

Les circonstances les plus courantes qui exigent une politique de gestion du risque plus rigoureuse sont le terrorisme, les zones d’agitation politique, les cyberattaques à l’étranger, les conditions climatiques extrêmes et les épidémies de COVID-19. Une mesure préventive de premier ordre consiste à prévoir le pire des scénarios; par exemple, en incluant une clause qui oblige les cadres supérieurs à emprunter des vols différents lors de leurs déplacements. Dans ce cas, si un incident ou un accident de grande envergure se produit, d’autres responsables seront immédiatement prêts à assurer la continuité du fonctionnement de l’entreprise.

Le devoir de diligence est également un élément important à prendre en compte pour les voyages d’affaires des employés de tous niveaux, et plus particulièrement lors des déplacements des cadres supérieurs. Ces derniers doivent respecter des échéances serrées et des calendriers complexes, tout en assurant la supervision et la gestion minutieuses de l’ensemble des activités. Les vols manqués, les maladies inattendues, les passeports perdus et les accidents graves peuvent avoir des répercussions sur les résultats de l’entreprise, d’où la nécessité d’appliquer des normes plus rigoureuses.

Daryl Hoover, directeur des technologies chez Les services Direct Travel, a abordé ce sujet en lien avec la question de l’équité dans le cadre d’un récent webinaire de DirectLive en déclarant : « il ne s’agit pas seulement d’être capable de fournir des services et de contribuer à la sécurité des employés. Nous améliorons également l’expérience du voyageur et renforçons la valeur que les entreprises accordent à leurs actifs les plus précieux – leur personnel. »

Les voyageurs de la haute direction et les politiques de voyage

Les gestionnaires d’unités commerciales et les membres de l’équipe de direction ont des besoins spécifiques en matière de voyages en raison de leurs obligations envers les parties prenantes ainsi que de leurs contributions dont la valeur est quantifiable pour les résultats de leur entreprise. Les experts du secteur recommandent vivement d’évaluer les caractéristiques spécifiques et les besoins des hauts responsables séparément de ceux des autres employés pour les raisons suivantes :

• Les membres de la direction sont principalement chargés d’explorer de nouveaux marchés.
• Les cadres doivent être en première ligne des négociations et des décisions commerciales; ils sont plus efficaces « en personne ».
• Les cadres supérieurs sont des ambassadeurs de marque au plus haut niveau et d’excellents gestionnaires de relations.

Pour assurer la satisfaction des voyageurs de haut rang, les gestionnaires de voyages peuvent réserver des billets d’avion en classe affaires et effectuer des réservations dans des hôtels haut de gamme. Les entreprises peuvent également prévoir de plus importantes indemnités journalières dans le cadre de leur politique et émettre des cartes de crédit d’entreprise avec des consignes précises quant aux dépenses. De plus, les gestionnaires de voyages peuvent améliorer le niveau de satisfaction des cadres en élargissant leurs listes d’hôtels privilégiés pour y inclure une plus grande variété d’hôtels de luxe. Les hôtels-boutiques répondent aux besoins des cadres supérieurs par une multitude de moyens qui facilitent la conduite des affaires et offrent le degré de raffinement approprié aux chefs d’entreprise.

Une autre façon d’améliorer les voyages d’affaires est de prendre en compte les besoins et les attentes des hauts responsables dans l’évaluation de votre politique de voyage. L’apport et le retour d’information des hauts responsables sont importants à tous les niveaux de l’élaboration et de la mise en œuvre de la politique de voyage. Les gestionnaires de voyages peuvent faire preuve de diligence raisonnable en évaluant les besoins des cadres supérieurs et de la haute direction le plus rapidement possible. Lorsque les cadres prennent une part active à la création de la politique, ils sont plus rassurés quant au budget et peuvent voyager sans encombre.

Un service à forte interaction pour les gestionnaires de voyages

Se préparer à toutes les éventualités peut être un véritable défi pour les gestionnaires de voyages, mais s’associer à une entreprise de gestion de voyages (Travel Management Company, TMC) permet d’accéder aux technologies et aux services de soutien nécessaires pour gérer les déplacements des cadres avec facilité.

Les voyageurs d’affaires de votre entreprise méritent un soutien attentionné 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, où qu’ils se trouvent. Quoi qu’il arrive, nos conseiller(ère)s sont prêts à vous aider. Notre équipe d’experts est prête à s’occuper de tout, des réservations de vols aux mises à jour de dernière minute d’un itinéraire d’envergure internationale. Nous savons que le temps est un élément crucial dans le monde des affaires et c’est pourquoi nous veillons à ce que vos voyageurs de haut rang n’aient jamais à attendre pour obtenir de l’aide.

La réservation de voyages d’affaires exige une connaissance et une expertise approfondies du secteur ainsi qu’un service hautement personnalisé. Pour en savoir plus sur comment optimiser les déplacements des cadres supérieurs de votre entreprise, veuillez contacter un(e) conseiller(ère) des Services Direct Travel dès aujourd’hui.