La reprise des activités des voyageurs dépend aujourd’hui d’une combinaison de trois facteurs : la quarantaine obligatoire, le test de dépistage de la COVID-19 et la satisfaction des critères qualifiant les travailleurs essentiels. Selon l’endroit où elle se rend, une personne pourrait devoir répondre à une ou à plusieurs de ces exigences.
Parmi ces exigences, aucune n’offre autant de potentiel pour économiser temps et argent à titre d’option indépendante que le dépistage des voyageurs. Les compagnies aériennes et les aéroports ont d’ailleurs déjà mis en œuvre des mesures de dépistage rapide s’appliquant à certains itinéraires et passagers. Les entreprises souhaitant adopter une approche plus stratégique et holistique devraient envisager de négocier directement avec les fournisseurs de tests afin d’intégrer une solution complète de dépistage de la COVID-19 à leur programme de voyages d’affaires. Celles qui empruntent cette voie commenceront à profiter des avantages que nous exposons ci-dessous.
Simplifier les voyages et la sécurité
La logistique entourant les voyages et la sécurité a gagné en complexité en raison de la pandémie, en particulier pour les voyageurs devant se soumettre à une quarantaine pouvant atteindre jusqu’à 14 jours. Lorsqu’un test de dépistage rapide est utilisé, les restrictions liées à quarantaine et aux voyages essentiels peuvent être éliminées ou assouplies pour la plupart des destinations. En rationalisant le dépistage par l’intermédiaire d’un programme de voyages d’affaires, ce processus peut gagner en efficacité.
Christine Sikes, vice-présidente directrice de l’expérience client aux Services Direct Travel, indique que les tests de dépistage à l’aéroport constituent une avancée positive, bien que cette solution puisse ne pas fonctionner pour tous les voyageurs d’affaires. Par exemple, si un aéroport offre de passer un test de dépistage à l’aérogare trois, un passager arrivant à l’aérogare deux pourrait éprouver des difficultés à se rendre au site, voire manquer de temps pour y aller et attendre les résultats. En revanche, une trousse d’autodépistage pouvant être envoyée par courrier ou déposée à un laboratoire précis constituerait une option idéale pour faciliter la vie des voyageurs.
Lorsque ces trousses de dépistage sont fournies dans le cadre d’un programme de voyages d’affaires, l’entreprise a une visibilité accrue des activités et de la sécurité de ses voyageurs et peut ainsi s’acquitter de ses responsabilités en matière de devoir de diligence. Pour faciliter le processus, Mme Sikes indique aux organisations qu’elles peuvent faire appel à leur entreprise de gestion de voyages pour déployer des communications. Il est, par exemple, possible d’envoyer un message lorsqu’une réservation est effectuée afin d’informer le voyageur concerné qu’il devra passer un test de dépistage de la COVID-19, puis de lui faire parvenir un autre message 72 heures avant le départ pour lui offrir davantage de détails et le guider.
Saisir les données liées aux voyages et aux frais de déplacement
Bien que la sécurité et l’expérience du voyageur soient au sommet des priorités, inclure des tests de dépistage dans votre programme de voyages vous permet également de réaliser des économies et d’avoir une vue plus détaillée sur les voyages et les frais de déplacement.
Le dépistage de la COVID-19 est couvert par la plupart des régimes d’assurance, mais uniquement pour des raisons jugées médicalement justifiées, comme lorsqu’il y a présence de symptômes ou exposition confirmée. En ce qui concerne les tests réalisés à des fins de voyages d’affaires, ils doivent normalement être payés intégralement et peuvent représenter un défi lorsque vient le temps d’évaluer les remboursements.
Mme Sikes compare cette situation à celle des surclassements aux sièges en classe privilège et en classe confort à bord des avions, qui donnent lieu à des millions de dollars de dépenses chaque année et qui, puisque le montant est inférieur au seuil normalisé de 50 $, n’offrent qu’une visibilité limitée des voyages et des frais de déplacement. Dans un ordre d’idées similaire, la plupart des entreprises n’ont pas encore créé de poste particulier pour les tests de COVID-19 dans leur budget ou établi de directives clairement définies relativement aux montants remboursables.
Une récente étude de la Kaiser Family Foundation a déterminé que les tests coûtent de 20 $ à 850 $, le coût moyen étant 127 $. Il s’agit de variations importantes à prendre en compte pour un programme de voyages d’affaires sans normes uniformes établies. En achetant des tests à recevoir par la poste pour leurs voyageurs ou en négociant les tarifs auprès de fournisseurs privilégiés en matière de tests de dépistage, les entreprises peuvent éviter ce casse-tête et s’assurer d’adopter une approche économique.
Évoluer dans le contexte de la nouvelle normalité
Les fluctuations constantes dans le nombre de cas ici et à l’étranger ont déjà montré que l’industrie du voyage doit s’adapter plutôt que de tenter d’attendre la fin de la pandémie. Les tests de dépistage rapide sont devenus une part intégrante de la nouvelle réalité.
« Jusqu’à ce qu’un vaccin fiable puisse être distribué à l’échelle mondiale, nous continuerons à dépendre des exemptions octroyées pour la quarantaine en cas de résultat négatif au test, dit Mme Sikes. Pour être réalistes, nous envisageons cette situation comme en étant une qui va transformer la manière dont nous voyageons pour l’avenir prévisible. »
Dans un tel contexte, il est plus important que jamais auparavant de collaborer avec une entreprise de gestion de voyages partenaire afin de concevoir un plan stratégique définissant qui sont les voyageurs et pour quelles raisons ils voyagent. Afin de permettre à vos voyageurs de se sentir à l’aise de reprendre leurs activités et de stimuler la croissance de votre entreprise, Les services Direct Travel peuvent vous aider à :
- intégrer des tests de dépistage de la COVID-19 à la directive sur les voyages de votre programme;
- ajouter les exigences relatives au dépistage à votre processus automatisé d’approbation des voyages;
- vous assurer que vous avez les communications appropriées en place pour tenir vos voyageurs informés.
Nous travaillons tous de concert afin de développer et de redéfinir l’avenir du voyage dans le cadre de la nouvelle normalité. Et il ne fait aucun doute qu’harmoniser le dépistage des voyageurs à vos objectifs d’entreprise est une partie clé de ce processus.
Prêt à vous lancer? Contactez-nous pour préparer votre programme de voyages d’affaires et être prêt à voyager de façon intelligente et sécuritaire dans le contexte de la nouvelle normalité.
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