Puisque votre programme de voyages a des effets directs sur les résultats de votre entreprise, il est essentiel que les chargés de voyages, les acheteurs de voyages ainsi que les équipes de l’approvisionnement et des finances comprennent sa rentabilité.

S’il est évident lorsque votre programme se porte bien, certains signes peuvent aussi indiquer qu’il a atteint un plateau : adhésion en baisse de la part des voyageurs, produits et services qui stagnent, problèmes constants, etc.

Ces signes sont toutefois loin d’être les seuls à révéler que le rendement de votre programme de voyages n’est pas aussi élevé qu’il pourrait l’être. Afin de mieux comprendre la question, vous devez étudier de façon approfondie vos voyages et évaluer vos produits, vos services et vos processus.

Voici les meilleures manières de vous assurer que le rendement de votre programme est satisfaisant.

Évaluez l’efficacité de votre programme de voyages

Les voyages d’une entreprise constituent une fonction opérationnelle à la fois essentielle et complexe. Un programme optimisé propose des réductions de coûts mesurables, des technologies fiables et un service à la clientèle de haute qualité et, le plus important, appuie la gestion des risques. Les éléments à considérer sont nombreux et, pour être efficaces, ceux-ci doivent satisfaire à la fois vos voyageurs et votre entreprise.

Pour obtenir un portrait fidèle du rendement de votre programme, commencez par recueillir les commentaires des intervenants concernés, comme les équipes des finances, de l’approvisionnement et des RH. Assurez-vous également de comprendre les points de vue de vos grands voyageurs et de vos voyageurs occasionnels. Cela peut vous aider à cibler les améliorations à apporter et vous donner de précieuses informations si vous avez des difficultés vis-à-vis de la conformité au programme.

Mesurez le RCI

Bien trop souvent, l’on considère les programmes de voyages d’affaires comme étant des dépenses nécessaires sans pourtant comprendre la valeur qu’ils apportent aux entreprises. Grâce à des outils d’analyse des données, il est possible de voir les incidences d’un programme de voyages sur les résultats, mais également sur chaque secteur d’une entreprise.

En donnant aux employés du temps face à face avec des collègues, des clients et des clients potentiels, les voyages d’affaires créent de la valeur pour les entreprises. Les objectifs de votre organisation déterminent les avantages uniques que votre programme de voyages va générer. Par exemple, si votre équipe des ventes voyage pour conclure d’importants contrats, ce domaine d’efficacité pourrait être à passer en revue. Vous pouvez également collaborer avec les RH pour évaluer et réviser les taux de rétention des voyageurs.

Il existe aussi de nombreux indicateurs auxquels vous pouvez avoir recours pour quantifier le succès de votre programme de voyages. Voici les domaines dans lesquels vous devez voir une amélioration continue d’une année à l’autre :

• Réduction des coûts, y compris les rabais des fournisseurs
• Taux d’adoption des voyageurs
• Comportements liés aux achats anticipés
• Conformité liée aux fournisseurs privilégiés
• Atteinte des volumes cibles
• Recours aux billets non utilisés

Évaluez votre entreprise partenaire en matière de gestion de voyages et vos fournisseurs de services

Une entreprise de gestion de voyages efficace vous aidera à économiser du temps, à augmenter la productivité, à réduire les coûts et à améliorer les mesures de devoir de diligence. Pour évaluer votre partenaire, vous devez déterminer avec précision ce que vous souhaitez tirer de votre relation.

Voici quelques questions clés à vous poser :

• Sommes-nous satisfaits du niveau de soutien et de communication que nous recevons de la part de notre entreprise de gestion de voyages?
• De quelle façon notre entreprise de gestion de voyages nous a-t-elle aidés à améliorer les outils et les services que nous utilisons pour les voyages?
• Notre entreprise de gestion de voyages répond-elle à nos exigences à l’égard du devoir de diligence?

De la même manière, vous devez évaluer les ententes que vous avez conclues avec vos fournisseurs de services, comme les compagnies aériennes et les hôtels. Si le nombre de voyageurs que vous envoyez vers certaines régions ou villes précises a augmenté, vous pourriez être en mesure d’obtenir des rabais supplémentaires, par exemple. Si votre entreprise de gestion de voyages ne vous transmet pas ces opportunités clés de façon proactive, le moment est peut-être venu de chercher un nouveau partenaire.

Créez un plan d’action axé sur les améliorations

Avant de créer un plan d’action en vue d’apporter des améliorations, évaluez votre programme :

• Révisez vos indicateurs pour déterminer si votre programme de voyages connaît un creux.
• Passez en revue les relations que vous entretenez avec votre entreprise de gestion de voyages et vos fournisseurs de services.
• Vérifiez si votre programme de voyages correspond à vos objectifs d’affaires.

Selon les lacunes repérées dans votre programme actuel, il est possible que vous deviez séparer votre plan d’action en plusieurs sections. Tenez compte de ces quatre catégories :

• Directive sur les voyages. Votre directive sur les voyages a un impact important sur la capacité de votre organisation à économiser de l’argent et à garder ses employés à haut rendement. Elle devrait être mise à jour chaque année pour prendre en considération les changements réglementaires, les tendances liées aux voyages et les nouveaux objectifs d’affaires.
• Économies liées au programme. Il existe plus d’une façon d’économiser. Cherchez des façons d’améliorer les relations nouées avec vos fournisseurs de services et trouvez des manières de bonifier les contrats que vous avez conclus. De nouveaux investissements technologiques et de nouveaux processus de réservation peuvent également vous permettre de générer des économies.
• Technologies et innovations. De nouveaux outils destinés aux entreprises font constamment leur apparition dans le domaine du voyage. Évaluez les outils numériques les plus récents et déterminez s’ils peuvent vous aider à atteindre vos buts. La technologie peut vous permettre d’offrir de meilleures expériences de voyage et des solutions fiables en matière de devoir de diligence.
• Expérience du voyageur. Les voyageurs devraient se sentir satisfaits, en sécurité et confortables avant, pendant et après tous leurs voyages. Cherchez des manières d’améliorer la visibilité des voyageurs et assurez-vous que toutes les solutions sont faciles d’accès.

Après avoir déterminé ce que vous pouvez améliorer dans votre programme, vous pouvez collaborer avec une entreprise de gestion de voyages partenaire afin de cibler les ensembles de solutions les plus appropriés pour chacun de ces secteurs.