L’année dernière, les technologies virtuelles et hybrides ont redéfini les évènements et les réunions d’une telle façon que les experts ont prédit qu’elles endommageraient l’industrie de façon durable et potentiellement permanente. En ce moment, alors que le nombre de voyageurs de retour sur la route augmente et que les restrictions en matière de COVID-19 s’allègent, les évènements en personne reviennent en force plus rapidement que prévu.

Avec le retour au bureau des travailleurs, plusieurs sont impatients de reconnecter avec des collègues, participer à des formations et faire du réseautage d’affaires. Les rencontres en personne permettent une expérience plus interactive, plus éducative et plus, disons, amusante. Avant que votre entreprise ne commence à planifier votre prochain évènement, il est important de comprendre ce qui a changé dans l’industrie. Pour vous aider à démarrer, nous avons souligné ce à quoi vous attendre lors de la préparation d’évènements et de réunions en personne.

Prévoir des défis liés à la compression

Alors que certaines réunions se sont déplacées en mode hybride ou entièrement en ligne en raison de la pandémie, plusieurs entreprises ont repoussé leurs évènements à une date ultérieure. D’autres ont aussi combiné plusieurs évènements pour en faire un évènement unique et plus imposant avec des composantes hybrides. Ceci a entraîné une réduction des plages de disponibilité pour la réservation de réunions et d’évènements, en particulier avec l’augmentation de l’intérêt général et les défis auxquels les établissements font face avec la réouverture et la capacité à répondre à la demande.

Les opinions sur le moment et la durée de cette compression varient*, mais il est incontestable qu’elle aura un impact sur la facilité à trouver des espaces de réunion et le processus de négociation qui suivra. Selon Sarahbeth Roberts, vice-présidente chargée des réunions et évènements pour Les services Direct Travel : « La compression est intense, non seulement cet automne, mais également en 2022. Même nos clients à la recherche de disponibilités pour 2023 constatent qu’elles ne sont pas aussi nombreuses que par le passé »

Un changement dans le sentiment des consommateurs est partiellement responsable des défis de compression à venir. Comme indiqué dans le plus récent Meeting Planner Confidence Index de iMeet*, le pourcentage de planificateurs qui s’attendent au retour des réunions en face à face en 2021 a bondi de 56 %, soit de 8 % en mars dernier à presque 70 % en juin.

Commencer la planification tôt

Pour contrecarrer cette compression, il est plus important que jamais de démarrer tôt et de commencer à planifier tôt. Les réunions et les évènements sont traditionnellement un marché d’acheteurs, mais de nos jours, la balle est sans aucun doute dans le camp des fournisseurs. De nouvelles clauses liées à la COVID-19 apparaissent dans les contrats, ce qui signifie aussi des délais de sous-traitance et de sourçage plus long.

Selon la nature de votre évènement, un changement de lieu pourrait être avantageux. Roberts affirme que les destinations plus chaudes sont les plus populaires en ce moment, spécialement puisqu’ils offrent des espaces extérieurs, un facteur important dans les considérations liés à la COVID-19.

Vous pourriez aussi évaluer le besoin d’inclure des composantes hybrides à votre évènement afin de réduire l’étendue des installations et des services nécessaires. Si la plupart des gens préfèrent aujourd'hui les événements en direct et en personne, le recours à la technologie hybride offre cependant trois avantages distincts, selon MeetingsNet* :

• Élargir la base géographique
• Accroître le nombre de participants de façon significative
• Permettre l’inclusivité et la diversité des perspectives

Pour ceux qui participent en personne, planifiez en prévision des mesures de sécurité dont votre entreprise aura besoin. Roberts observe que selon la taille de votre évènement, vous pourriez vouloir harmoniser vos politiques en matière de vaccination et de preuves vaccinales ainsi que vos attentes sur le port du masque afin de refléter la culture de votre entreprise.

Soyez flexible

Plus important encore, soyez flexible. Alors que les réunions reviennent à un rythme record, cela prendra plus de temps pour que les établissements, les vendeurs et les fournisseurs rattrapent leur retard.

En matière d’hébergement, la pénurie de personnel a forcé les établissements à réduire les services et les aménagements. Un employé d’hôtel pourrait porter plusieurs chapeaux et donc prendre plus de temps avant de répondre et fournir des informations détaillées. Même les établissements 4 étoiles et 5 étoiles n’ont pu s’en sortir indemnes, ce qui signifie que vous ne pouvez pas vous fier sur le classement ou la performance antérieure comme un indicateur de succès futur.

« Je ne saurais trop insister sur l’importance de planifier des visites sur le site et se rendre sur place afin d’évaluer ce qui est offert et leur capacité à répondre à la demande » affirme Roberts.

Ceci comprend les atouts de la destination comme les restaurants, les commerces et les attractions. Vous pourriez aussi constater que les fournisseurs auprès de qui vous avez collaboré dans le passé, pour des activités de consolidation d’équipe, de divertissement, de transport ou de traiteur, ne sont plus en activité. Vérifiez auprès de vos contacts antérieurs afin de vous assurer que vos fournisseurs habituels sont encore en service et, si oui, à quel titre.

Consulter un expert

En cas de doute, n’hésitez pas à consulter un expert.

Une équipe de professionnels spécialisés dans la planification de réunion peuvent simplifier le processus d’organisation grâce à une meilleure compréhension des limites actuelles et des restrictions pertinentes en place. De plus, ils ont les bons contacts pour savoir quels établissements fonctionnent à plein rendement de nouveau et quels fournisseurs ont le produit et le niveau de service que vous recherchez.

L’équipe des Services Direct Travel sont engagée à vous guider et vous conseiller à travers le processus de réservations de réunions et d’évènements dans ce milieu en changement. Nous pouvons vous aider à respecter vos échéanciers et vos livrables pour non seulement répondre à vos attentes, mais également les dépasser. N’hésitez pas à contacter notre équipe spécialisée dans les réunions et les évènements stratégiques pour en savoir davantage.

* en anglais seulement