La propagation de la COVID-19 (le coronavirus) a rapidement transformé l’industrie du voyage en forçant temporairement la suspension de vols, la mise en quarantaine de navires de croisière et la fermeture de frontières auparavant ouvertes. Bien que les nouvelles sur le coronavirus évoluent presque tous les jours, la reprise prochaine des voyages reste une certitude éprouvée.
Un ralentissement donne aux chargés de voyages une bonne occasion de réévaluer leur programme et de se préparer pour l’étape de reprise et les autres qui suivront. Que vous deviez faire face à une alerte sanitaire d’importance, à une économie instable ou à une crise militaire mondiale, suivre ces étapes vous aidera à assurer à long terme la fiabilité du programme de voyages de votre entreprise lors de conditions externes précaires.
1. Établissez une liste des voyages en cours et vérifiez les exonérations potentielles
Lorsqu’un ralentissement des voyages est provoqué par une perturbation soudaine ou une situation mondiale instable qui gagne en importance, commencez par étudier les politiques d’annulation et les exonérations offertes. Si vos employés ne sont pas en mesure de prendre un vol précédemment réservé, demandez l’aide de votre entreprise de gestion de voyages pour effectuer le suivi des billets non utilisés et consulter les politiques des compagnies aériennes. Il est possible que les compagnies aériennes et les hôtels permettent aux voyageurs de modifier leur réservation une fois sans frais ou offrent de prolonger leur politique d’annulation au-delà de la période habituelle. Vérifiez si les crédits et les bons d’échange autorisent les changements de nom ou s’ils ne peuvent être associés qu’à un employé en particulier.
2. Recueillez les commentaires de vos voyageurs
Pendant les périodes où les déplacements professionnels sont nombreux, il peut être difficile de trouver le temps de parler directement avec vos voyageurs. Lors d’un ralentissement, profitez-en pour avoir des discussions ouvertes à propos de votre programme de voyages. Posez des questions à vos employés :
- Quels ont été les points positifs et négatifs de vos voyages?
- Avez-vous la flexibilité dont vous avez besoin pour effectuer des modifications?
- Avez-vous été sollicité à tous les moments clés du processus?
- De quelle façon la technologie actuellement en place vous a-t-elle permis de rester branché pendant votre voyage?
- Avez-vous le sentiment que l’on a fait de votre santé et de votre sécurité une priorité?
3. Évaluez votre protocole de gestion des risques
Pour que vous puissiez atteindre vos objectifs en matière de devoir de diligence en cas de crise, il est essentiel que vos outils de gestion des risques soient efficaces. Vous devriez savoir où se trouvent vos voyageurs en tout temps et être en mesure de leur faire part clairement et rapidement des risques auxquels ils seront potentiellement exposés — vos solutions de gestion des risques devraient vous permettre d’aller droit au but avec un minimum de perturbations. Évaluez attentivement les endroits où vos employés doivent se rendre et ne sous-estimez pas l’importance des avis aux voyageurs et des informations fournies au sujet des destinations. Évaluez votre protocole de gestion des risques grâce à notre liste de points à vérifier afin de déterminer s’il tient compte de tous les éléments nécessaires.
4. Mettez à jour votre directive sur les voyages
Bien qu’un ralentissement des voyages puisse causer une réduction de vos besoins vis-à-vis de votre programme, profitez de la situation pour établir une directive sur les voyages qui vous sera utile dans le futur. Si l’industrie est marquée par une préoccupation croissante ou de nouvelles restrictions de voyage, étudiez les aspects qui doivent être mis à jour et révisez-les avec la flexibilité nécessaire pour prendre ces changements en compte. Lorsque vous faites face à un ralentissement, demandez-vous ce qui peut avoir changé en matière de lignes directrices et de procédures :
- Quel est le protocole lorsqu’une urgence survient en voyage?
- Les restrictions de voyage touchent-elles vos moyens de transport privilégiés?
- Vos directives en matière de voyages d’affaires et d’agrément doivent-elles être modifiées face aux nouveaux risques?
- Des vérifications ou des lignes directrices supplémentaires sont-elles nécessaires pour les réservations de voyages des employés?
- Comment vos voyageurs s’adaptent-ils aux nouvelles technologies?
5. Analysez votre rendement antérieur et évaluez vos outils
Étudiez les données antérieures que vous avez recueillies pour dégager ce qui était efficace avant le ralentissement des voyages et déterminer les incidences qu’auront les changements survenant dans l’industrie sur ces points positifs. Commencez par évaluer l’éventail de technologies et de services que vous possédez pour vos voyages et prenez note des nouveaux outils et des technologies récentes dont vous aurez besoin pour améliorer votre rendement. Bien qu’un ralentissement puisse avoir des répercussions sur votre capacité à mettre immédiatement en œuvre de nouveaux outils et des services bonifiés, vous devriez préparer un plan par étapes à lancer dès la reprise des activités.
6. Faites des prévisions en compagnie d’intervenants internes
Lorsque l’industrie est perturbée, continuez d’adopter une vision axée sur l’avenir afin de rester sur la bonne voie avec votre programme de voyages. Contactez votre entreprise de gestion de voyages afin d’obtenir des conseils pratiques pour négocier avec les fournisseurs et effectuer des prévisions de rendement. Consultez des intervenants internes et assurez-vous de faire appel à des acteurs clés, comme votre service des finances, votre équipe des RH, votre responsable de la sécurité ou de la gestion des risques et vos voyageurs. Chaque groupe d’intervenants vous offrira un point de vue précieux sur les changements à apporter pour optimiser les économies, favoriser la conformité et atteindre vos objectifs de devoir de diligence. Pour vous assurer de maximiser l’engagement de vos employés, n’oubliez pas de tenir compte de votre culture d’entreprise au moment d’établir vos prévisions.
Ces éléments sont un excellent point de départ pour atténuer les effets d’un ralentissement des voyages et vous préparer en vue de la reprise des activités. Faites passer votre programme de voyages à l’étape suivante en fixant un rendez-vous pour une consultation gratuite.
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