Demandez à n’importe quel gestionnaire de voyages quel est son niveau de confiance en ce qui concerne la prévision et la planification des voyages lors de cette pandémie et vous entendrez maintes histoires sur les interruptions et les redémarrages qui ont affligé le secteur ces deux dernières années. Actuellement, alors que les cas de COVID-19 diminuent fortement et que les restrictions s’assouplissent à travers le Canada, les voyageurs reprennent prudemment la route.

Bien que les gestionnaires de voyages ne puissent prédire ce qui pourrait se passer avec les futures vagues ou variantes de la COVID-19, ils peuvent toujours passer d’un mode réactif à un mode axé sur le contrôle des facteurs qui peuvent être maîtrisés afin de veiller à ce que leurs voyageurs restent informés et en toute sécurité. En vue de fournir des conseils supplémentaires à ce sujet, Les services Direct Travel ont parrainé le séminaire en ligne Thought Leadership (Leadership éclairé) de BTN, sous le thème : Owning What You Can Control in Today’s Fluid Travel Environment (Maîtriser ce que l’on peut contrôler dans l’environnement fluctuant des voyages d’aujourd’hui). Vous trouverez ci‑dessous nos principaux points à partager avec votre équipe ainsi qu’un enregistrement vidéo du séminaire en ligne*.

Trouver l’équilibre entre le stratégique et le tactique

La planification stratégique fait partie intégrante d’un programme de voyages d’affaires réussi, mais les perturbations créées par la pandémie ont conduit plusieurs entreprises à abandonner des stratégies qui n’avaient plus de sens pour se concentrer sur des tactiques de survie au jour le jour. C’était particulièrement le cas pour les entreprises caractérisées par des équipes plus restreintes et moins de personnel à disposition pour faciliter la mise en œuvre de leurs plans stratégiques.

Comme l’a souligné Carey Pascoe — Directrice des cartes et des voyages internationaux chez Dolby Laboratories — au cours du séminaire en ligne, les gestionnaires de voyages ont passé la première partie de la pandémie à se concentrer entièrement sur le retour à domicile des voyageurs et à mettre en place des processus d’approbation pour limiter les déplacements. Aujourd’hui, cependant, les entreprises passent d’un modèle de « commandement et contrôle » à une approche de type « voyagez si vous vous sentez à l’aise ». Les besoins tactiques étant moins impératifs qu’auparavant, les gestionnaires de voyages ont désormais le temps d’élaborer des plans stratégiques et d’aligner leurs programmes sur les objectifs globaux de leurs entreprises.

« C’est ici que vous devez prendre du recul », a déclaré M^me Pascoe. « Il est important que vous travailliez avec vos dirigeants pour trouver le temps de dialoguer avec eux et de réfléchir à l’avenir. »

Ces conversations se déroulent alors que les entreprises tentent de déterminer comment relancer leurs programmes de voyage d’une manière plus réfléchie, en accordant une priorité au bien-être du voyageur et de la planète. Selon Will Tate — un associé chez GoldSpring Consulting — le renforcement de la durabilité figure désormais parmi les dix principaux changements perçus dans la gestion des voyages, tant avant qu’après la pandémie. Tout au long du processus de planification des déplacements, les gestionnaires de voyages peuvent responsabiliser les partenaires et les fournisseurs de voyages et sensibiliser leurs employés aux pratiques écologiques.

Prendre en considération les préoccupations et les attentes des employés

Sans surprises, la communication est un facteur essentiel que les gestionnaires de voyages sont en mesure de contrôler. Il s’agit non seulement de communiquer, mais aussi d’écouter attentivement les employés et de favoriser l’engagement afin de pouvoir les rencontrer tels qu’ils sont.

Ce point est crucial, car le personnel diffère de celui qui existait il y a deux ans, notamment en ce qui concerne les travailleurs à distance. M. Tate a donné l’exemple d’une entreprise qui s’est aperçue que plus de 300 employés ne vivaient plus aux endroits qui leur étaient attribués dans la base de données de l’entreprise. Ces changements au niveau du lieu de travail au fur et à mesure que les employés déménagent ou deviennent nomades peuvent influencer une variété de facteurs touchant les déplacements, tels que les aéroports de préférence et les possibilités relatives à la conduite de voitures personnelles ou à la location de voitures.

Les gestionnaires de voyages doivent également travailler en étroite collaboration avec les départements des RH afin de connaître l’emplacement physique des employés et de mieux comprendre où ils en sont en ce qui concerne le retour au bureau et l’idée de voyager à nouveau. En tenant compte de l’évolution du sentiment des employés et de la confiance des voyageurs, envisagez d’augmenter la souplesse de vos politiques afin que vos voyageurs puissent retrouver un semblant de normalité.

« Vous devez prendre les attentes et préoccupations des employés en considération et adapter vos politiques pour soutenir un comportement qui permet à votre équipe de concrétiser la vision de votre organisation », a déclaré Bridger McGaw, directeur général des services et de la sécurité internationale chez athenahealth. « Je pense que cela constitue le plus puissant outil culturel dont disposent les gestionnaires de voyages pour assurer des expériences fructueuses à leurs voyageurs ».

En actualisant votre politique et en la maintenant à jour, vous insufflez de l’assurance à vos voyageurs et rétablissez la confiance. En retour, ils auront l’esprit tranquille sur la route en sachant que votre entreprise se soucie de leur sécurité et que vos partenaires et fournisseurs ont été dûment contrôlés.

Trouver et travailler avec des partenaires experts

Au fil de la pandémie, les contraintes qui pèsent sur les gestionnaires de voyages se sont intensifiées, en particulier dans le cas des petites et moyennes entreprises. Afin que les gestionnaires de voyages puissent réussir, il leur est primordial de trouver des partenaires experts qui disposent d’outils et de technologies de pointe.

« Votre partenariat constitue l’accord le plus solide sur lequel vous pouvez vous appuyer », a déclaré M. Tate.

M^me Pascoe et M. McGaw sont du même avis et soulignent l’importance de s’informer auprès de votre entreprise de gestion des voyages (Travel Management Company, TMC) pour obtenir les meilleurs renseignements et les appliquer à votre stratégie de voyages d’affaires. En outre, votre TMC peut fournir des outils de sûreté et de sécurité, qui peuvent s’avérer utiles lorsque la pandémie passera à des niveaux épidémiques, contenus dans certaines régions.

« Je n’ai pas besoin d’être un expert de tout ce qui se passe dans le monde entier », a déclaré M. McGaw. « Il me suffit d’être un expert en ce qui concerne le moment où il convient d’appeler mon entreprise de gestion de voyages. »

Au-delà de la sécurité et de l’atténuation des risques, le fait d’avoir le bon partenaire et les bons outils en place peut être utile à mesure que les voyages reprennent et font augmenter la demande. M. Tate a constaté que certaines technologies comme l’intelligence artificielle facilitent les économies, notamment en ce qui concerne la tarification prédictive, qui permet aux entreprises de déterminer les moments les plus opportuns pour effectuer leurs achats. Pour plus de conseils et de points-clés à retenir, veuillez consulter le séminaire en ligne ci-dessous pour connaître l’ensemble des sujets abordés par les experts en voyage.

*En anglais seulement