Selon les prévisions de la Global Business Travel Association, les dépenses mondiales liées aux voyages devraient, en raison de l’essor de plusieurs économies autour du globe, augmenter d’environ 28 % de 2017 à 2022. Cette tendance de forte croissance pourrait mettre les professionnels de l’approvisionnement du secteur des voyages d’affaires, qui tentent de trouver le juste milieu entre coûts et attentes des voyageurs, dans une situation difficile.
Un programme de voyages qui comporte des fuites est synonyme d'argent gaspillé
Les rouages qui composent les voyages d’affaires sont nombreux – coûts en hausse, fluctuations des prix ou encore règles complexes – et font de la maîtrise des coûts et de la gestion du budget un véritable défi. C’est sans compter les employés qui réservent des voyages de leur propre chef et vous privent de la certitude qu’ils obtiennent le meilleur tarif, qu’ils sélectionnent les classes tarifaires appropriées ou qu’ils font des choix en harmonie avec la directive sur les voyages de votre entreprise. Ces voyageurs passent peut-être même des heures à comparer les prix sur différents sites Internet, compromettant ainsi la productivité de votre organisation.
Dans un tel contexte, il peut être difficile de savoir exactement de quelle manière chaque dollar est dépensé, et les intervenants ont souvent du mal à économiser sur les voyages d’affaires. C’est d’ailleurs pour cette raison que de nombreuses organisations nouent un partenariat avec une entreprise de gestion de voyages.
Voici donc un aperçu de ce qu’une telle entreprise peut faire pour vous aider à maîtriser vos dépenses, optimiser votre budget et améliorer vos résultats.
Réduire les coûts avec le soutien d’une entreprise de gestion de voyages
Du soutien pour les négociations avec les fournisseurs
Une entreprise de gestion de voyages étudiera les données sur les déplacements de votre organisation afin de repérer les possibilités de diminuer vos dépenses, en particulier lorsque des négociations avec des fournisseurs sont en vue. Dans le secteur des voyages d’affaires, les ententes contractuelles sont conclues en fonction du volume; cette donnée est donc essentielle pour cibler les programmes de rabais qui sont réalistes et avantageux pour les déplacements professionnels de votre entreprise. Si vous avez déjà établi des ententes, votre entreprise de gestion de voyages fera une analyse comparative de leur valeur pour déterminer si des améliorations sont envisageables.
Dans le cas où peu de données sont disponibles ou dans celui où votre volume n’atteint pas les seuils d’un programme de rabais donné, votre entreprise de gestion de voyages est souvent en mesure de vous faire profiter de son propre programme de rabais sur les voyages d’affaires et d’ainsi vous proposer des tarifs concurrentiels auxquels vos voyageurs n’auraient autrement pas accès.
Un suivi automatisé des billets non utilisés
Les crédits émis pour les billets non utilisés comptent parmi les plus importantes sources de coûts liés aux voyages d’affaires qu’une entreprise de gestion de voyages partenaire peut vous aider à gérer. Si vos plans de voyage changent fréquemment ou si vos déplacements sont liés à de grands projets, il est possible que les billets non utilisés s’accumulent jusqu’à représenter des coûts considérables pour votre entreprise. En effectuer le suivi manuellement est un processus qui, en plus de s’avérer chronophage et laborieux, est sujet à l’erreur. Si certains billets non utilisés passent à travers les mailles du filet, retrouver l’argent perdu devient parfois impossible. Grâce à une technologie de suivi hautement efficace, une entreprise de gestion de voyages peut vous éviter de jeter cet argent par la fenêtre.
Du soutien pour votre directive sur les voyages
Tant et aussi longtemps que vous la maintenez à jour et que vos voyageurs s’y conforment, votre directive sur les voyages d’affaires est l’un des outils les plus puissants que vous avez en main pour réduire les coûts. Celle-ci vous permet d’économiser sur les déplacements professionnels en fournissant à vos voyageurs les instructions nécessaires pour savoir où et comment réserver leurs voyages, la liste de vos partenaires privilégiés, les règles relatives aux tarifs hôteliers et aux autres tarifs acceptables ainsi que bien d’autres détails.
Une entreprise de gestion de voyages peut vous aider à créer votre directive et à la faire appliquer en l’intégrant à vos services et en programmant ses paramètres dans vos outils technologiques, comme votre outil de réservation en ligne. Il vous est également possible d’opter pour l’intégration d’une solution d’approbation des voyages et d’ainsi marquer les réservations non conformes à votre directive.
Un accès instantané aux meilleurs prix offerts
Lorsque vos voyageurs réservent des voyages sans respecter les méthodes approuvées par votre programme, comme le recours à un outil de réservation en ligne ou aux services d’un conseiller en voyages, deux problèmes s’ensuivent :
- les données sur les déplacements ne sont pas capturées et ne peuvent être utilisées pour renforcer votre position lors des négociations avec les fournisseurs;
- les voyageurs perdent l’accès aux tarifs négociés et n’ont aucune façon de s’assurer qu’ils profitent des meilleurs prix.
Une entreprise de gestion de voyages est capable de vous fournir un accès instantané aux meilleurs prix et aux itinéraires les plus logiques pour vos voyageurs. Elle favorise la création de valeur :
- en rendant inutile le magasinage comparatif de vos voyageurs, qui peut prendre des heures et diminuer radicalement la productivité;
- en proposant à vos voyageurs des options conformes aux paramètres de votre directive;
- en capturant et en analysant les données essentielles pour négocier avec les fournisseurs et conclure des ententes contractuelles.
De plus, lorsque les spécialistes de l’approvisionnement, les gestionnaires de programmes de voyages et les autres intervenants organisationnels collaborent avec une entreprise de gestion de voyages, ils profitent des conseils et du soutien d’un chargé de compte qui possède une compréhension approfondie de l’industrie du voyage d’affaires et des objectifs de votre programme. Un chargé de compte peut faire une analyse comparative de la performance de votre programme, quantifier vos économies en matière de déplacements professionnels et cerner les domaines où les dépenses peuvent être réduites.
Pour plus de détails
Maîtriser les coûts est une tâche permanente dans un programme de voyages d’affaires. Néanmoins, avec un peu d’aide, vous pouvez avoir un impact considérable sur vos résultats, le tout en améliorant la productivité et en éliminant les processus laborieux de votre entreprise. Pour obtenir plus d’informations sur ce que vous pouvez faire pour maîtriser vos dépenses en matière de voyages cette année, jetez un œil à notre Guide de réduction des coûts liés aux voyages d’affaires.