Supprimez le mot « affaires » de « voyage d’affaires » et que vous reste-t-il? Voyage.

Qu’il s’agisse d’un voyage d’affaires, d’un déplacement professionnel ou d’un voyage hors-site, le voyage d’affaires reste un voyage à part entière; une expérience forte qui rapproche les personnes et améliore les performances professionnelles. Pourtant, malgré ses nombreux avantages, le voyage peut être une source de stress et d’anxiété, en particulier après les perturbations et les changements créés par la COVID-19.

Heureusement, tout comme les gestionnaires de voyages ont le pouvoir de maîtriser et de contrôler leurs programmes de voyages dans un environnement en constante évolution, les voyageurs peuvent adopter des habitudes et des outils pour atténuer leur stress et favoriser leur bien-être sur la route. Les techniques peuvent varier en fonction de la fréquence des voyages, du mode de déplacement et des destinations visitées; cependant, tant les voyageurs que les gestionnaires de voyages devraient garder à l’esprit ces conseils, car les voyages d’affaires continuent de croître à un rythme rapide.

Planifiez à long terme et prévoyez du temps supplémentaire

Bien que l’idée de planifier un voyage d’affaires (et le travail que cela implique) peut effrayer certains voyageurs spontanés, cela ne doit pas nécessairement être ardu. En fait, la planification à long terme est l’un des moyens les plus efficaces de prévenir la survenue de facteurs de stress. C’est particulièrement vrai dans un monde post-pandémique, où les règles relatives aux voyages et à ce à quoi les travailleurs itinérants doivent s’attendre ont considérablement changé.

Avant de planifier votre voyage, prenez une minute pour revoir rapidement la politique de voyage de votre entreprise et notez si des règles ou des attentes ont changé. Parmi les points à surveiller figurent les exigences en matière de vaccination et de tests de la COVID-19, les processus d’approbation des voyages et les initiatives en matière de santé et de bien-être. Pour les voyages internationaux, vous pouvez également recourir au Centre de renseignements pour les voyageurs des Services Direct Travel afin de prévoir les restrictions internationales. En connaissant à l’avance les nouvelles attentes, vous gagnerez du temps sur la route et éviterez que des surprises inattendues ne vous causent du stress.

Une fois que vous avez pris la route, donnez-vous du temps supplémentaire pour tenir compte des changements apportés au voyage et pour prévoir des temps d’arrêt si nécessaire. Qu’il s’agisse des files d’attente aux guichets des services de sécurité aérienne (TSA), des temps d’attente dans les cafés de l’aéroport, des retards aux guichets de location de voitures ou du manque de personnel dans les hôtels, il sera utile de vous munir de patience et vous attendre à de petits désagréments à mesure que les fournisseurs de services de voyage reconstitueront leurs équipes et leurs offres.

Notez également les déclencheurs de votre anxiété et les mesures que vous pouvez prendre pour éviter de vous placer dans une situation inconfortable. Préparez-vous à l’avance en envisageant le pire et le meilleur des scenarii, sachant que le résultat le plus réaliste se situera probablement entre les deux.

Mettez à profit la technologie plutôt que de la subir

Si un flux d’alertes et de notifications sur votre téléphone vous fait paniquer, alors il est grand temps de faire en sorte que la technologie œuvre en votre faveur plutôt que contre vous. Lorsqu’elle est utilisée à bon escient, la technologie est la meilleure amie du voyageur affairé.

Commencez par l’essentiel et assurez-vous d’avoir téléchargé les applications nécessaires, comme la plateforme mobile de votre entreprise de gestion de voyages qui vous permet de gérer votre itinéraire de voyage et tout risque lié à votre destination. Plutôt que de chercher les documents appropriés dans votre boîte de réception une fois rendu au comptoir d’enregistrement, vous disposerez de toutes les informations relatives à votre itinéraire en un seul endroit. Vous pouvez également télécharger les applications des fournisseurs de voyages pour un enregistrement sans contact et des options de paiement virtuel, ce qui vous permettra de rester dans les temps et de réduire les échanges potentiels de germes indésirables.

En plus d’utiliser les applications de voyage pour une expérience simplifiée et plus hygiénique, pensez à utiliser une application mobile pour vous exercer à la pleine conscience ou à la méditation. Il existe un large éventail de plateformes gratuites et payantes qui peuvent vous aider à évacuer le stress et vous guider dans des exercices mentaux et physiques faciles à suivre. Parmi ceux-ci, citons les bandes sonores de méditation, les avis de pleine conscience, les exercices de respiration profonde et les activités apaisantes. En fonction des politiques et des avantages de votre entreprise, certaines des versions payantes de ces applications peuvent être considérées comme des dépenses remboursables ou même couvertes par l’assurance maladie.

Rappel : Si les alertes sur votre appareil deviennent envahissantes, repartez de zéro en allant dans vos paramètres de notification et en arrêtant les notifications poussées pour toutes les applications que vous n’utilisez pas régulièrement. En revanche, n’activez que les notifications dont vous avez besoin pour communiquer tout au long de votre voyage.

Adoptez de saines habitudes de vie

L’élément le plus important de tout plan de bien-être pour les voyageurs est sans doute l’engagement à respecter de saines habitudes. Une étude récente de la Harvard Business Review a révélé que les grands voyageurs d’affaires étaient plus susceptibles d’avoir de graves problèmes de santé et des niveaux d’anxiété et de dépression plus élevés, surtout s’ils ne suivent pas de règles de santé et n’appliquent pas de techniques de gestion du stress.

Étant donné que les voyages perturbent intrinsèquement les programmes journaliers, il vous faut un plan à la fois gérable et flexible. Plutôt que de penser à une routine en termes d’horaire, pensez à la routine comme des habitudes acquises que vous suivez régulièrement afin de rester en bonne santé – physiquement et mentalement.

Voici quelques-uns des piliers du bien-être que tout voyageur devrait intégrer à sa routine :

• Emportez une grande bouteille d’eau réutilisable pour vous hydrater pendant vos déplacements. Cela contrebalance les changements physiologiques du voyage en avion et aide à prévenir les maux de tête, l’épuisement, la déshydratation et l’hypertension artérielle.
• Organisez vos réunions et vos heures de départ de manière à privilégier un sommeil d’au moins 6 à 7 heures par nuit. Vous serez ainsi non seulement plus concentré et moins sujet à l’anxiété, mais vous paraîtrez également plus alerte et plus engagé lorsque vous interagirez avec vos clients et vos collègues.
• Apportez vos encas santé favoris. La pandémie ayant bouleversé la logistique de la chaîne d’approvisionnement, il est préférable de prévoir des aliments que vous appréciez, qui sont riches en nutriments et qui pourraient ne pas être facilement accessibles en voyage.
• Effectuez des recherches sur les restaurants proches de votre hôtel afin repérer les options qui seront accessibles et qui offriront des choix sains, car les horaires et le personnel peuvent avoir changé. Peu de choses sont aussi stressantes que le fait d’arriver tard, l’estomac vide, et de constater qu’il n’y a plus d’options pour s’alimenter.
• Faites de l’exercice, même si ce n’est qu’une promenade de 20 minutes autour de votre hôtel. Les activités physiques peuvent stimuler les muscles devenus tendus en raison de la conduite ou du vol aérien, et libérer des endorphines qui combattent le stress et l’anxiété.

Discutez des voyages avec votre équipe

Le bien-être des employés et l’expérience des voyageurs n’ont jamais été aussi importants pour les entreprises et les prestataires de services de voyage qu’aujourd’hui. Comme vous le faites pour tout plan bien conçu, soyez attentif et prenez le pouls de la situation.

Si vous vous sentez stressé ou anxieux au sujet d’un voyage à venir, votre superviseur ou votre responsable des voyages peut être en mesure de repérer ou de créer des dispositions dans votre politique de voyage qui atténueront vos préoccupations futures. Il peut s’agir de quelque chose d’aussi simple que de choisir un hôtel disposant d’un centre de remise en forme ou de privilégier les lignes aériennes plus directes. En outre, votre entreprise de gestion de voyages (TMC) peut vous procurer un rapport sur le bien-être des voyageurs, avec des mesures permettant de déceler les signes potentiels d’épuisement professionnel.

La plupart des programmes doivent être réévalués et améliorés en permanence, et le bien-être des voyageurs ne fait pas exception. Au cas où vous ne l’auriez pas encore fait, veuillez télécharger notre guide La nouvelle façon de voyager afin de vous préparer à la reprise des voyages.