Billet d'un blogueur invité de Corporate Spending Innovations

Si le secteur hôtelier a fait les grands titres au cours de la dernière décennie, ce n’est pas pour des raisons qui ont de quoi plaire aux gérants d’hôtels. En effet, des cas de brèches de sécurité et de fraudes liées aux cartes de crédit ont touché plus de 1 200 chaînes hôtelières depuis 2010, dont d’importants hôtels d’envergure multinationale qui ont su gagner notre confiance. Alors que la technologie évolue, les habiletés des pirates informatiques souhaitant accéder à un éventail de données confidentielles relatives aux renseignements personnels et aux paiements se raffinent également.

Pour pouvoir créer une expérience de réservation hautement personnalisée, les chargés de voyages et les systèmes de réservation doivent recueillir une importante quantité d’informations sur les voyageurs. Les détails des cartes de crédit font naturellement partie de celles qui sont stockées, et ce, même après la fin du voyage. Bien qu’adhérer à des protocoles de sécurité et des directives sur les voyages d’affaires puisse sembler être la meilleure manière de prévenir les problèmes de sécurité, les pirates informatiques ont une longue d’avance considérable sur les « pratiques exemplaires » traditionnelles lorsqu’ils cherchent à accéder aux détails d’une carte de crédit.

De nombreux hôtels ont fait appel à des entreprises spécialisées en cybersécurité pour renforcer la sécurité des données. Pour leur part, les détenteurs de cartes sont régulièrement invités à passer en revue leurs relevés de compte dans le détail afin de repérer toute transaction inhabituelle. Pour les chargés de voyages, effectuer le rapprochement de la carte de crédit d’entreprise a toujours été une pratique normale qui sert habituellement à surveiller les dépenses professionnelles et les transactions non conformes de plusieurs employés. La menace de fraudes liées aux paiements effectués dans le cadre d’un voyage est seulement un défi supplémentaire que les voyageurs d’affaires et les chargés de voyages doivent surmonter.

Un mode de paiement pour les voyages à l’épreuve de la fraude

Même si la technologie ouvre des portes aux pirates informatiques, elle encourage aussi les innovations en matière de paiements liés aux voyages, la carte de crédit virtuelle étant celle qui fait figure de solution optimale. Lorsqu’un numéro de carte virtuel est créé, il est destiné à un but précis et à un usage unique. L’endroit où la carte sera utilisée et le montant qui sera facturé sont tous deux prédéterminés et préapprouvés. Si, pour quelque raison que ce soit, une personne indésirable parvient à accéder au numéro et tente de l’utiliser pour un autre but ou avec un autre montant que ceux initialement prévus, la transaction sera automatiquement refusée et le numéro de la carte deviendra aussitôt invalide.

Ces cartes virtuelles, qui offrent une option de paiement sécurisé pratiquement à l’épreuve de la fraude et des brèches de sécurité, sont un gain considérable pour les chargés de voyages et les hôtels. Qu’une nouvelle atteinte à la sécurité se produise semble inévitable dans un monde comme le nôtre, mais cela ne signifie pas pour autant que nous ne pouvons nous protéger et renverser la situation aux dépens des criminels. Les entreprises utilisant les cartes de crédit virtuelles pour leurs paiements réalisés en voyage ont l’esprit beaucoup plus tranquille puisqu’elles savent qu’elles ont la mainmise sur leurs données.

Directives sur les voyages, conformité et frais de déplacement

Les cartes de crédit virtuelles se sont aussi révélées un outil idéal pour faire respecter les directives des entreprises concernant les dépenses réalisées en voyage. Lorsqu’ils créent un numéro de carte, les chargés de voyages sont en mesure d’établir des limites pour régir les achats approuvés. Ils peuvent également restreindre et bloquer les transactions en temps réel par l’intermédiaire de plateformes en ligne accessibles sur tous les appareils mobiles intelligents.

Le traitement et le rapprochement des frais de déplacement n’ont pas à entraîner d’interminables recherches qui deviennent source d’anxiété. Si un montant de 250 $ a été facturé à la chambre pour un souper, les responsables n’ont plus à se questionner sur la légitimité de la transaction. Nul besoin non plus de se demander quel employé a récupéré la facture et dans quel but. Le tout aura déjà été approuvé — ou refusé — en temps réel. Le suivi des paiements sera automatiquement effectué par employé, par voyage ou par événement, et les dépenses comporteront des points de données comptables précis afin de simplifier le rapprochement. Aucune conjecture, aucune inquiétude à avoir à l’égard de la fraude, aucune dépense indésirable de la part des employés.

Les cartes virtuelles donnent aux chargés de voyages le contrôle dont ils ont besoin, éliminent les risques de potentielles fraudes et permettent de renforcer le respect de la directive sur les voyages. C’est ce qu’on appelle une solution optimale pour régler ses factures en voyage.

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