La facturation et le paiement des séjours à l’hôtel peuvent représenter une problématique pour de nombreuses entreprises. En effet, il est possible que les employés en déplacement n’aient pas de carte crédit d’entreprise, qu’ils ne disposent pas de la limite de crédit nécessaire pour payer le séjour ou qu’ils apportent des modifications à la réservation lors de leur arrivée à l’hôtel, et ces situations entraînent toutes des défis pour les voyageurs d’affaires et le service de la comptabilité. Tenter de résoudre ces problèmes en concluant une entente de facturation directement avec un hôtel a souvent pour résultat de rendre difficile le processus de rapprochement financier et de retarder les paiements versés aux fournisseurs. De plus, bien qu’avoir recours à un sous-traitant pour la facturation constitue une autre option pour le paiement des séjours à l’hôtel, celle-ci s’accompagne d’étapes et de risques supplémentaires puisqu’il est souvent nécessaire d’envoyer une copie de la carte de crédit d’une personne à l’hôtel pour chaque séjour.

Les cartes virtuelles présentent une solution de rechange en matière de modes de paiement. Tout comme les cartes de crédit traditionnelles, elles ont un numéro, mais leur nature numérique fait en sorte qu’elles offrent plus de fonctionnalités que la simple carte de plastique. En fait, elles pourraient bientôt devenir le mode de paiement privilégié par certains fournisseurs du secteur des voyages. Si un sondage de la Global Business Travel Association et d’AirPlus International Travel a révélé que seuls 11 pour cent des acheteurs du secteur des voyages utilisent actuellement les cartes de crédit virtuelles, presque le quart des répondants ne les ayant pas adoptées disent qu’ils vont probablement le faire dans un avenir rapproché.

Les cartes de crédit virtuelles : davantage de fonctionnalités et d’options de personnalisation

Les solides options de personnalisation proposées par les cartes virtuelles sont, en partie, la raison pour laquelle celles-ci sont de plus en plus utilisées depuis quelques années et celle pour laquelle nous les recommanderions pour améliorer un programme de voyages d’affaires. Les cartes virtuelles offrent une couche de sécurité additionnelle parce que leur utilisation peut être limitée à certains achats de voyage et à certains voyageurs. Elles permettent aussi de se débarrasser du problème de la limite de crédit et aident à réduire la fraude. De plus, lorsqu’une carte de crédit d’entreprise traditionnelle est compromise, elle est annulée, ce qui a des conséquences, d’une part, sur toutes les réservations pour lesquelles la carte a été utilisée comme mode de paiement et, d’autre part, sur les voyageurs eux-mêmes. Si une carte de crédit virtuelle est compromise, cela n’affecte qu’un seul numéro de carte à usage unique. Les conséquences potentielles sur votre entreprise s’en trouvent alors grandement minimisées.

Les cartes virtuelles offrent des fonctionnalités additionnelles

Les cartes virtuelles offrent des solutions de paiement flexibles, permettent d'accroître l'efficacité du rapprochement des comptes et améliorent la gestion des dépenses. En adoptant ces cartes à usage unique, votre entreprise peut établir des paramètres pour un paiement, attribuer une valeur déterminée à chaque carte et appliquer cette dernière à une transaction en particulier auprès d’un fournisseur précis. En intégrant des numéros de carte virtuelle à un programme de voyages, votre entreprise de gestion de voyages (EGV) évite les défis liés au rapprochement en ayant accès aux codes dont elle a besoin sur la réservation, chose impossible lorsque les voyageurs réservent des séjours à l’hôtel directement. Cette technologie offre une gestion des données améliorée tout en donnant une meilleure expérience au voyageur et en vous fournissant un aperçu plus complet de vos dépenses d’entreprise.

Voici un exemple : Disons qu’un voyageur doit séjourner une nuit dans une autre province. L’organisateur de voyages peut approuver le voyage et réserver les chambres par l’intermédiaire de votre EGV. L’entreprise de gestion de voyages génère alors une carte virtuelle qui est attribuée à ce voyageur en particulier pour un séjour à l’établissement spécifiquement sélectionné et établit des paramètres afin que seules les dépenses liées à la chambre et aux taxes puissent être acceptées, le tout en n’ayant qu’à appuyer sur un seul bouton. L’hôtel et le voyageur reçoivent tous deux une copie de la réservation et du numéro de carte virtuelle associé de la part de l’EGV. Une fois le séjour terminé, le numéro de carte de crédit virtuelle est clôturé et n’est plus actif.

Du point de vue du voyageur, les numéros de carte virtuelle facilitent le processus. Plutôt que de dépenser son argent pour réserver la chambre, il n’a qu’à se rendre à l’hôtel et à s’enregistrer. Il n’y a rien de plus à faire. Les chargés de voyages n’ont pas besoin d’utiliser leurs propres cartes pour plusieurs voyageurs et les voyageurs non plus, ce qui leur permet de conserver leurs cartes personnelles pour leur propre usage.

Votre entreprise reçoit ensuite, sur une base régulière, des rapports sur ses données de voyage de la part de l’EGV et de l’entreprise de cartes virtuelles. Ces rapports accélèrent le processus de rapprochement puisqu’ils associent chaque voyageur à ses voyages et aux numéros de carte de crédit attribués tout en saisissant les codes nécessaires liés aux frais demandés par les hôtels.

Les cartes virtuelles augmentent la flexibilité des programmes de voyages

Alors que le nombre d’employés occasionnels augmente, les entreprises sont susceptibles d’embaucher des travailleurs temporaires ou de faire venir des invités. Comme ces types de voyageurs ne possèdent probablement pas de carte de crédit d’entreprise, ils doivent souvent payer avec leur propre argent et être remboursés après coup. Cette situation n’est pas sans apporter des défis puisque les réservations peuvent alors être effectuées ailleurs que sur les plateformes approuvées par votre entreprise sans que celle-ci le sache, causant ainsi d'importants problèmes lors du rapprochement. Les chargés de voyages doivent lier manuellement les voyageurs aux dépenses. C'est sans compter les risques de fraude encourus.

Les paiements aux hôtels par carte virtuelle permettent d'éliminer certaines préoccupations, facilitent les voyages et sont plus viables pour les voyageurs temporaires. Alors que les objectifs d’entreprise changent et que les travailleurs contractuels vont et viennent au sein de l’entreprise, le programme de voyages peut gagner ou perdre en importance pour s’adapter à la situation, et ce, sans qu'il soit nécessaire de se prendre la tête. 

Les cartes virtuelles conviennent-elles à votre programme de voyages?

En définitive, les cartes virtuelles peuvent aider votre entreprise à renforcer la sécurité, à réduire la fraude et à améliorer le processus de rapprochement tout en simplifiant la vie des employés qui voyagent.

Pour en savoir plus au sujet des modes de paiement offerts pour votre programme et déterminer si les cartes de crédit virtuelles sont un bon choix, contactez-nous ou fixez un rendez-vous pour une consultation aujourd’hui.