En 2018, un rapport de la GBTA indiquait que plus de 35 millions de voyages d’affaires avaient été effectués au Canada et dans les alentours. Puisque les prix continuent d’augmenter et que les rencontres en personne demeurent essentielles, les acheteurs et les chargés de programmes du secteur du voyage sont constamment à la recherche de stratégies pour améliorer la façon dont ils gèrent les voyages d’affaires et les frais de déplacement — un aspect des dépenses qui, en raison de sa complexité et des défis qu’il entraîne, est reconnu pour être difficile à maîtriser par les organisations.

Bien que les voyages d’affaires comportent de nombreux rouages et présentent plusieurs variables imprévisibles, votre organisation peut améliorer la gestion de ses dépenses et optimiser son budget de voyages et de frais de déplacement grâce aux trois conseils ci-dessous.

1. Mettez en place une directive sur les voyages détaillée que vous pouvez faire appliquer

Votre organisation a-t-elle en place une directive sur les voyages détaillée? Si c’est le cas, à quelle fréquence celle-ci est-elle mise à jour? Une directive sur les voyages exhaustive jette les bases d’un programme de voyages réussi en offrant à vos voyageurs les instructions et les astuces essentielles dont ils ont besoin pour comprendre ce qu’ils peuvent réserver, pour savoir comment gérer leurs dépenses, etc.

Voici quelques-uns des éléments indispensables à inclure dans votre directive sur les voyages d’affaires.

Réservation de voyages : quelles options vos voyageurs sont-ils autorisés à réserver et quelle méthode devraient-ils employer pour procéder

Votre directive sur les voyages devrait répondre à toutes les questions que vos voyageurs pourraient se poser au sujet des réservations qu’ils sont ou non autorisés à effectuer. Par exemple :

• À quels fournisseurs devraient-ils avoir recours?
• Sont-ils autorisés à réserver des sièges en classe affaires ou encore en classe économique Premium?
• Doivent-ils réserver leur voyage un nombre de jours précis à l’avance?
• Permettez-vous aux voyageurs d’avoir recours aux services d’économie de partage?
• Quel est le budget maximum permis par nuit
• Qui est responsable des paiements?
  

Plus important encore, votre directive sur les voyages devrait indiquer à vos voyageurs de quelle façon procéder à leurs réservations et ainsi définir clairement les options de réservation approuvées et comment y accéder.

Gestion des dépenses : quelles sont les dépenses autorisées et qui règle la facture? 

Vos voyageurs auront également besoin d’instructions leur expliquant comment gérer les dépenses engagées au cours de leur voyage d’affaires, que ce soit pour la nourriture et les boissons, le transport terrestre, les frais de téléphone ou d’autres commodités.

Si vos voyageurs ont une carte de crédit d’entreprise, votre directive sur les voyages devra définir les achats qu’ils sont autorisés à effectuer ou non avec celle-ci. S’ils utilisent leur carte de crédit personnelle, ils doivent savoir comment inscrire et rapporter correctement leurs dépenses pour qu’elles soient remboursées.

Les employés ont parfois de nombreuses interrogations lorsqu’il est question de voyages d’affaires. Une directive bien définie les aidera à se sentir préparés tout en vous permettant de renforcer les ententes que vous avez en place et les paramètres que vous avez établis pour maîtriser les coûts.

2. Automatisez la gestion des dépenses

Si votre directive sur les voyages définit les paramètres régissant les dépenses, une solution d’automatisation de la gestion des dépenses rendra le processus de rapport des frais de déplacement plus simple pour vos voyageurs, le tout en favorisant la productivité et l’exactitude des informations. Les approches traditionnelles, où factures et feuilles de calcul physiques sont nécessaires, sont fastidieuses pour tous les voyageurs, mais encore davantage pour les voyageurs fréquents, qui effectuent plusieurs de leurs tâches sur leur appareil mobile. Qui plus est, ces systèmes manuels laissent beaucoup de place à l’erreur, ce qui pose des défis pour votre service des finances et réduit la visibilité que vous avez sur vos dépenses.

De nos jours, de nombreuses solutions fiables sont offertes pour soutenir vos objectifs en matière de voyages et de gestion des dépenses. Tandis que vous évaluez les solutions adaptées aux besoins de votre organisation, songez aux options d’analyses et de rapports dont vous avez besoin pour obtenir de la visibilité sur vos dépenses ainsi qu’à l’expérience conviviale que vous souhaitez offrir à vos voyageurs.

3. Ayez recours à la technologie pour mieux faire respecter vos directives à vos voyageurs

Si vos voyageurs n’appuient pas et ne respectent pas votre politique, les objectifs de votre programme de voyages peuvent facilement dérailler, y compris les paramètres que vous avez en place pour maîtriser les dépenses. La technologie joue un rôle majeur dans votre directive puisqu’elle a des impacts directs sur l’expérience du voyageur.

Avant de songer à apporter des changements à vos outils de voyages et de frais de déplacement, pensez d’abord et avant tout aux utilisateurs finaux — vos voyageurs — et déterminez leurs besoins. Chaque aspect représente une occasion de favoriser la participation de vos employés, que ce soit lorsqu’ils planifient leur voyage ou rendent compte de leurs dépenses. Si vous avez déjà des technologies en place, comme un outil de réservation en ligne ou une application mobile, cherchez à savoir si vos voyageurs en sont satisfaits et évaluez vos taux d’adoption actuels pour déterminer si des améliorations sont possibles.

Une solution de ludification pourrait aussi être un atout pour votre programme de voyages et vous permettre de mieux maîtriser les coûts et de favoriser la conformité.

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