Alors que le monde des voyages d’affaires continue de s’adapter au nouveau modèle économique façonné par la COVID-19, les principes du devoir de diligence, pour leur part, demeurent les mêmes : les entreprises ont le devoir juridique de limiter les risques et l’obligation morale de faire preuve de diligence raisonnable envers leurs employés, y compris leurs grands voyageurs.
Cependant, bien que les principes du devoir de diligence soient inchangés, la pandémie de COVID-19 a révélé que de nombreuses entreprises ne disposent pas d’une plateforme globale pour les appliquer. Pour être efficace, votre solution de devoir de diligence doit aller au-delà des directives écrites et proposer des tactiques de gestion des risques et des outils de communication qui vous permettent de réagir aux situations changeantes. Voici quatre actions clés à poser où devoir de diligence et programme de voyages devraient aller de pair.
1. Adoptez une norme de diligence uniforme pour l’ensemble des employés
Avant la pandémie, la plupart des politiques traitant du devoir de diligence au sein des programmes de voyages étaient exclusivement axées sur les voyageurs. Selon le chef de la technologie des Services Direct Travel, Darryl Hoover, cette façon de faire tire ses origines d’une mentalité traditionnelle où l’on cherche à réduire les risques liés aux voyages en fonction des destinations, en tenant compte d’événements comme les attentats terroristes ou les catastrophes naturelles. Dans des scénarios comme ceux-ci, seuls les employés voyageant vers une région touchée sont mis au courant des informations pertinentes et des procédures relatives au devoir de diligence.
La COVID-19 a montré que l’efficacité de cette stratégie n’est pas sans limites. Lorsque survient une éclosion de maladie infectieuse, les voyageurs d’affaires ne constituent, du côté des risques, qu’un seul point d’entrée parmi tant d’autres. Un employé qui n’est pas considéré comme un voyageur dans l’entreprise, mais qui passe ses vacances dans une région atteinte par une éclosion présente le même niveau de risque qu’un employé effectuant un déplacement professionnel au sein d’une destination où le danger est connu. Pour résoudre ce problème, envisagez d’intégrer à votre programme de voyages d’affaires un programme géré pour les voyages d’agrément. Cette solution vous permettra d’avoir un aperçu des voyages effectués par les employés. Nous avons déjà approfondi le sujet dans le cadre d’un article de blogue que nous avons rédigé à propos de l’avenir de la gestion de la santé et de la sécurité des employés. Vous pouvez lire le billet en cliquant ici.
2. Localisez et contactez les employés partis en voyage
La capacité de votre organisation à réagir aux risques et à prévenir ses employés dépend de la qualité des informations auxquelles elle a accès. Au début de la pandémie, certaines entreprises ont éprouvé des difficultés à repérer leurs employés et à gérer la fermeture des frontières en temps opportun, et des voyageurs se sont ainsi retrouvés coincés à l’étranger. Contrairement aux menaces liées à des régions précises, les incidents de portée internationale, comme la COVID-19, ne permettent pas aux entreprises d’avoir le temps ou la capacité de localiser chaque employé grâce à un système de communication manuel. C’est pourquoi votre plateforme de devoir de diligence devrait vous offrir une vue d’ensemble de tous vos employés et vous donner la possibilité de les contacter instantanément.
3. Informez les employés des événements en cours
Votre solution de devoir de diligence et votre stratégie de gestion des risques ne devraient toutefois pas se limiter à des mesures de réaction. Les experts prédisent que des éclosions de différentes envergures surviendront jusqu’à ce qu’un vaccin contre la COVID-19 soit développé. C’est en ayant en place une stratégie proactive qu’une entreprise est en mesure d’anticiper les menaces émergentes de ce genre et de tenir ses employés au courant de la gravité croissante ou décroissante des risques encourus. Utilisez votre plateforme de devoir de diligence pour envoyer régulièrement des informations mises à jour à vos employés. Si certains d’entre eux recommencent à voyager, transmettez-leur une synthèse des informations concernant leur destination afin qu’ils sachent à quoi s’attendre.
4. Rendez des comptes au-delà de l’entreprise
Les principes du devoir de diligence ne s’appliquent pas uniquement aux obligations d’une entreprise envers ses employés; ils concernent aussi les obligations d’une organisation envers l’ensemble de la société. Comme Darryl Hoover l’indique, la pandémie de COVID-19 a montré à quel point le monde entier est aujourd’hui interrelié – un état que l’on doit en partie aux voyages. Sans solution de devoir de diligence intégrée à votre programme de voyages, il est difficile pour votre organisation de respecter les impératifs moraux qui s’imposent (et la responsabilité d’entreprise qui lui incombe).
Par exemple, si un employé reçoit un résultat positif à un test de dépistage de maladie infectieuse après avoir séjourné à un hôtel privilégié ou utilisé un service de location de voitures, quelle obligation une entreprise a-t-elle de prévenir ses partenaires ayant possiblement été exposés? Comment peut-elle utiliser ses outils de gestion des dépenses pour cibler les potentiels sites d’exposition créés par l’employé, comme les restaurants où il a mangé pendant le voyage? Les situations de ce genre comportent plusieurs nuances de responsabilité, et votre organisation aura encore plus de difficulté à les gérer si elle n’a pas mis en place une solide plateforme de devoir de diligence.
Votre entreprise de gestion de voyages peut vous aider à aborder ces questions et à avoir la certitude que votre solution de devoir de diligence vous permet de satisfaire les exigences actuelles et d’anticiper les défis à venir. Contactez-nous pour fixer un rendez-vous et obtenir une démonstration gratuite de la plateforme de gestion des risques des Services Direct Travel, Direct Duty of Care.
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