Que votre entreprise en soit à ses débuts sur le marché mondial ou qu’elle soit déjà une marque multinationale bien établie, la création d’un programme de voyage mondial consolidé peut être une expérience à la fois passionnante et stressante si tous les éléments nécessaires n’ont pas été mis en place.

Plus que jamais, les gestionnaires de voyages sont soumis à des pressions continues de la part de leurs entreprises pour faire évoluer et optimiser les programmes de voyages, d’autant plus que les dépenses mondiales en matière de voyages d’affaires s’approchent rapidement des niveaux prépandémiques. C’est pourquoi il est essentiel de prendre le temps de se familiariser avec l’investissement considérable que représente l’harmonisation d’un programme de voyages d’affaires sur l’ensemble des canaux.

Voici six étapes critiques à franchir avant d’élaborer votre politique en matière de voyages à l’étranger et de lancer votre programme de voyages internationaux.

Définir les objectifs clés

Commencez le processus en définissant vos objectifs de réussite et en les communiquant à vos partenaires internationaux. Fixez des objectifs concrets et spécifiques et invitez tous les décideurs clés à participer au processus. Cela peut vous paraître peu utile comme première étape, mais puisque la quasi-totalité, soit 98 %, des gestionnaires de voyages prévoient des changements au niveau de la politique de voyage de leurs entreprises dans les mois à venir*, le fait d’être sur la même longueur d’onde avec les parties prenantes dès aujourd’hui garantira une transition plus souple vers de nouveaux marchés à l’avenir.*

Investir dans des partenariats internationaux, au niveau local

Il est impératif d’obtenir l’adhésion tant au niveau mondial qu’au niveau local lors du lancement d’un programme international. Le fait d’avoir un groupe de consolidation bien implanté dans chaque région garantit un soutien adéquat sur le terrain. Lorsque vous êtes à la recherche d’un partenaire de voyages internationaux, privilégiez une entreprise qui s’appuie sur son expertise, comme par exemple une équipe de direction composée de membres issus du monde entier. Vous aurez ainsi l’assurance de travailler avec une société de gestion de voyages qui sait tirer parti de ses partenariats à travers le monde – non seulement pour vous aider à élaborer des stratégies, mais aussi pour vous permettre d’atteindre les objectifs de votre programme.

Recueillir les données pertinentes

Travaillez avec les parties prenantes de votre programme international pour consolider et uniformiser les données relatives aux voyages. Si vous ne disposez pas actuellement d’une interface centralisée pour visualiser vos données rapidement et facilement, songez à mettre en place un outil qui rassemble les données de plusieurs systèmes et révèle des perspectives par le biais de visualisations intelligentes. Cela peut vous paraître une étape supplémentaire, mais il est important de dénicher les tendances révélatrices qui existent parmi vos données afin de mieux illustrer les résultats de votre programme de voyage.

Se familiariser avec la culture locale

Lorsque l’on mène des activités à l’échelle mondiale, les solutions et les processus qui fonctionnent sur un marché ne fonctionnent pas nécessairement sur un autre. Les traditions locales – même aussi simples que la poignée de main ou l’étiquette de la carte de visite – peuvent considérablement varier d’une région à l’autre. Mettez l’accent sur l’apprentissage des particularités de la culture locale et intégrez ces subtilités dans votre programme. Non seulement s’agit-il d’un signe de respect et d’un facteur clé quant à la sécurité des employés, mais la compréhension des nuances culturelles peut s’avérer essentielle pour éviter les malentendus susceptibles de ruiner une relation d’affaires ou de compromettre un accord.*

Réévaluez votre technologie

Au fur et à mesure que votre empreinte mondiale s’étend, des besoins qui n’étaient pas prioritaires auparavant peuvent rapidement devenir plus pertinents. Par exemple, les voyageurs qui s’aventurent sur de nouveaux marchés peuvent avoir besoin d’outils de gestion des risques à une échelle plus internationale et mieux structurée. La mise en œuvre d’une plateforme telle que Crisis24 vous permet de surveiller les menaces, de consulter les alertes de sécurité et d’identifier les membres de l’équipe qui risquent d’être concernés.*

Dans le cas regrettable où une menace surviendrait, l’accès à une technologie fiable sera indispensable à la sécurité de vos employés. Plus récemment, Les services Direct Travel ont aidé une organisation à but non lucratif, un client de longue date, à évacuer son équipe de Tel Aviv après l’annulation des vols. Ils ont partagé ce qui suit :

« En ces jours difficiles, il est extraordinairement réconfortant de savoir que vous vous êtes tous efforcés de prendre soin de nous. Plusieurs des autres invités ici étaient seuls, accablés et effrayés. En tant que chef de groupe, je me suis vraiment réjoui de pouvoir dire à mon équipe que vous veilliez sur nous. »

Une technologie personnalisable et flexible permet de remplir le devoir de diligence à l’égard de vos voyageurs et constitue une étape essentielle pour pénétrer le marché mondial.

Mettre en place une équipe de gestion du changement

La mise en place d’un programme de gestion des voyages à l’échelle mondiale est une tâche délicate, mais le processus peut se dérouler bien plus facilement si l’on se prépare suffisamment à l’avance. Plus vous faites appel à des parties prenantes clés, plus vous formez des équipes de gestion du changement expérimentées et plus vous disposez d’une connaissance approfondie de chaque marché local, mieux votre organisation sera préparée à franchir le pas entre le marché local et le marché mondial.

Gardez à l’esprit que vous n’êtes pas obligé de faire cavalier seul lorsque votre programme de voyage prend une dimension internationale. Une entreprise de gestion de voyages expérimentée peut vous aider dans les préparatifs et vous accompagner tout au long du processus.

À travers notre réseau mondial Direct ATPI, nous offrons à nos clients une solution évolutive. Nous combinons l’accès, l’influence et la cohérence d’une marque de renommée internationale avec la connaissance locale, la touche personnelle et l’expertise sectorielle d’une société de gestion de voyages bien établie au niveau local. Si vous pensez qu’il est temps de consolider votre programme de voyage, notre équipe est prête à vous aider.

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