Les voyages d’affaires peuvent favoriser la croissance et les occasions de connexion, mais pour les employés en déplacement, ils peuvent également être une source de fatigue et perturber leur routine quotidienne. Les gestionnaires de voyages jouent un rôle clé pour veiller à ce que les déplacements professionnels ne nuisent pas au bien-être des voyageurs. En mettant en place une politique qui privilégie la santé, l’équilibre et la récupération, les gestionnaires de voyages peuvent veiller au bien-être de leur équipe tout en renforçant ses performances.

Ci-dessous, nous verrons des stratégies pratiques qui peuvent être intégrées à votre programme afin de favoriser le bien-être de votre équipe à chaque étape du parcours.

Définir les attentes pour le voyage

L’un des meilleurs moyens de réduire le stress lié aux voyages d’affaires consiste à miser sur une préparation en amont. Assurez-vous que les voyageurs connaissent la politique de l’entreprise en matière de voyages et savent quoi faire en cas de problème. Communiquez clairement les règles ou restrictions en vigueur afin que l’équipe dispose de toutes les informations nécessaires, surtout en matière de déplacements internationaux. Les voyages transfrontaliers devenant de plus en plus complexes, il est aujourd’hui plus important que jamais de se tenir informé sur l’évolution des réglementations afin de prémunir les voyageurs avant leur départ.

Promouvoir les meilleures pratiques en matière de santé physique

Maintenir une routine saine pendant les déplacements est la clé du succès, même pour les voyageurs les plus aguerris. Bien que les voyages puissent perturber les habitudes quotidiennes, quelques mesures proactives peuvent grandement contribuer à maintenir la résilience de votre corps :

• Protéger le système immunitaire. Du décalage horaire aux conférences bondées, les voyages peuvent affaiblir l’organisme. Encouragez les voyageurs à augmenter leur temps de repos et leur apport en vitamines (avant même leur départ) afin de réduire leur vulnérabilité aux maladies.
• Bien s’hydrater. L’air sec des cabines d’avion et des chambres d’hôtel peut rapidement déshydrater les voyageurs. Il est donc conseillé d’emporter des produits hydratants, d’augmenter sa consommation d’eau et de réduire sa consommation de caféine et d’alcool.
• Investir dans des articles de confort. De petits accessoires tels que des oreillers de voyage, des chaussettes de compression ou des écouteurs de qualité peuvent soulager les douleurs et rendre les longs trajets plus supportables.
• Maintenir une routine sportive. Les longs vols et le travail sédentaire entraînent souvent une sensation de fatigue. Encouragez donc les voyageurs à profiter des équipements sportifs de l’hôtel ou à prévoir du temps pour une marche rapide.

Bien que le bien-être physique joue toujours un rôle important, le bien-être psychologique est tout aussi indispensable pour assurer le succès d’un voyage d’affaires.

Donner la priorité à la santé mentale

Bon nombre des habitudes de vie décrites ci-dessus auront également des effets positifs sur la santé mentale, ce qui est important du point de vue du devoir de diligence. Les programmes efficaces en matière de devoir de diligence doivent non seulement garantir la sécurité physique des voyageurs, mais aussi leur bien-être émotionnel.

Collaborez avec les RH pour passer en revue les services offerts à votre équipe. Assurez-vous qu’ils ont des périodes de repos intégrées à leur horaire et rappelez-leur qu’ils peuvent refuser les activités facultatives telles que les dîners ou les événements après le travail afin de privilégier leur repos. La mise à disposition d’outils favorisant le bien-être pendant les déplacements, tels que l’accès à des activités de remise en forme ou de relaxation, est un autre moyen de contribuer au bonheur et à la santé des voyageurs.

Le bien-être des voyageurs est un sujet qui doit faire l’objet d’un suivi continu. Faites régulièrement le point avec votre équipe pour repérer les occasions d’amélioration de la politique. Il peut s’agir de la réservation d’hôtels disposant d’un centre de remise en forme ou la priorité donnée aux vols directs. Un suivi rigoureux du bien-être permet aussi de détecter plus tôt les signes de fatigue excessive avant qu’ils ne s’aggravent.

Réduire les frictions et prévenir l’épuisement professionnel

Les voyageurs fréquents peuvent être plus susceptibles de ressentir des frictions et de l’épuisement lors de leurs déplacements, que ce soit en raison du nombre élevé de voyages ou simplement des tracas quotidiens liés aux déplacements. Les gestionnaires de voyages peuvent freiner cet épuisement de plusieurs façons clés :

• Évaluer le coût de l’attrition : Collaborez avec les RH pour quantifier les effets de la perte de « guerriers de la route » expérimentés. Même si vous ne contrôlez pas la fréquence des déplacements, le fait de mettre en avant leur valeur peut déclencher un changement.
• Examiner les données : Analysez les habitudes de déplacement, telles que les horaires et les motifs de voyage, afin d’identifier les moyens de réduire la charge de travail. Collaborez avec votre partenaire de voyage de confiance pour vous aider à apporter les ajustements nécessaires.
• Influencer la culture d’entreprise : Misez sur des pratiques qui réduisent le stress, comme éviter les réunions le lundi matin qui impliquent des déplacements pendant la fin de semaine et mettre en œuvre les bonnes pratiques en ce qui concerne les réunions en personne.

Même de petits ajustements, comme proposer davantage d’options de vol, réduire les déplacements en fin de semaine ou prévoir un temps de récupération après les longs trajets, peuvent faire une différence considérable pour le bien-être de vos voyageurs à l’avenir.

Le bien-être : une responsabilité partagée

La mise en place et le maintien d’un programme axé sur les voyageurs devraient être une priorité constante pour les entreprises de toutes tailles. Heureusement, les gestionnaires de voyages n’ont pas à assumer seuls la responsabilité du bien-être de leur équipe. Avec le bon partenaire de gestion des voyages à vos côtés, vous pouvez créer une culture du voyage dans laquelle les employés se sentent pris en charge, soutenus et encouragés à réussir.

Chez Les services Direct Travel, nous aidons nos clients à intégrer des stratégies de bien-être dans leur programme de voyage grâce à une conception minutieuse des politiques, à des ressources en matière de devoir de diligence et à une assistance soutien 24/7, lorsque la situation l’exige. Si vous êtes prêt à protéger vos voyageurs et à améliorer votre programme, contactez notre équipe pour entamer le processus.