Que vous utilisiez un modèle à personnaliser pour créer une directive sur les voyages pour votre entreprise ou que vous donniez un coup de jeune à une vieille politique afin qu’elle tienne compte des dernières pratiques et technologies employées dans le domaine du voyage, il vous faudra savoir quels éléments inclure dans votre document. Dans cet article, nous vous présentons les dernières pratiques exemplaires en matière de directives sur les voyages et les frais de déplacement tout en vous donnant un aperçu des tendances qui marqueront l’industrie en 2020.
Quels éléments devriez-vous intégrer à votre directive sur les voyages et les frais de déplacement? Voici les pratiques exemplaires à suivre en 2020.
Votre directive sur les voyages est le moteur propulsant l’ensemble de votre processus de gestion des déplacements professionnels. Elle doit établir avec clarté les valeurs et les processus de votre organisation afin de garantir que c’est celle-ci, et non les voyageurs, qui définit votre programme de voyages et les coûts qui y sont associés. Cela dit, au moment de rédiger les lignes directrices de votre politique, il vous faudra également tenir compte de la culture de votre entreprise et des inconvénients découlant du fait de voyager afin de vous assurer que vos voyageurs sont traités adéquatement en fonction de leur poste et de leurs besoins en matière de voyages.
Élaborer une directive sur les voyages d’affaires qui limite les responsabilités, favorise les économies, clarifie les procédures, offre des informations utiles et tient compte des besoins des voyageurs vous permettra d’avoir une longueur d’avance sur vos concurrents.
Si vous souhaitez consulter un document qui vous aidera à créer ou à réviser dans le détail votre directive sur les voyages, vous pouvez télécharger notre guide.
Au-delà d’expliquer aux employés quand et comment réserver des voyages, votre directive de 2020 devrait comprendre d’autres éléments importants. Parmi ceux-ci, on retrouve les dernières tendances de l’industrie du voyage d’affaires, qui tiennent compte des progrès les plus récents réalisés dans le domaine des technologies Web et des changements touchant la manière dont les travailleurs abordent les déplacements professionnels. À ces exigences axées sur les voyageurs s’ajoutent les objectifs éternels poursuivis par les entreprises, soit ceux de minimiser les coûts liés aux voyages et de maximiser le rendement.
Les principales tendances de 2020 qui auront des incidences sur les directives sur les voyages
L’importance accordée aux voyageurs
La directive sur les voyages d’une entreprise fait bien plus que simplement fournir aux employés des informations sur la réservation de déplacements professionnels. De plus en plus d’entreprises étudient d’ailleurs l’effet de leurs politiques sur l’expérience des voyageurs d’affaires. On compte parmi les points retenus pour 2020 et les années à venir la possibilité de combiner agrément et travail et de bonifier l’intégration des préférences des employés dans différents aspects du voyage : applis de réservation en ligne, compagnies aériennes, hôtels et programmes de fidélité.
La convivialité
La directive sur les voyages d’une entreprise doit présenter des instructions simples qui définissent à quel moment et comment réserver des voyages, les classes de service autorisées (économique, affaires), les normes concernant les hôtels, les moyens de paiement à utiliser et les procédures de remboursement. C’est dans le but d’encourager les employés à adopter des comportements conformes que les directives gagnent en simplicité et en concision.
Des options étendues et une flexibilité accrue
De nos jours, les employés souhaitent profiter de davantage de flexibilité lorsqu’ils voyagent pour le compte de leur entreprise. Puisqu’ils sont en mesure de comparer les fournisseurs et de choisir les classes de vol (p. ex., la classe économique pour les vols de jour et la classe affaires pour les vols de nuit), ils ont maintenant l’habitude d’être face à une palette de choix. En collaborant avec une entreprise de gestion de voyages, vous pouvez personnaliser votre outil de réservation en ligne afin qu’il propose davantage d’options aux voyageurs tout en guidant ceux-ci vers les choix les plus conformes et en intégrant harmonieusement votre directive sur les voyages – de cette façon, les employés n’auront pas à se rappeler ce qui est autorisé ou non.
Le bien-être des voyageurs
Comme voyager pour affaires peut être une expérience stressante, il est important d’aborder le sujet du bien-être en voyage dans votre directive. En faisant le nécessaire pour que vos employés puissent conserver leur routine de santé, vous favorisez leur productivité et contribuez à la fidélisation du personnel.
Les changements dans la démographie des travailleurs
Les changements dans la démographie des voyageurs d’affaires viennent modifier les tendances qui régissent les directives sur les voyages. Alors que les professionnels issus de la génération des milléniaux et de la génération Z forment désormais une partie importante de la population active, on met de plus en plus l’accent sur la technologie et sur les attentes des consommateurs, qui veulent vivre une expérience harmonieuse leur offrant de l’autonomie.
Les nouvelles technologies
Savoir tirer profit des dernières technologies peut s’avérer payant, car celles-ci ont le pouvoir de rendre les voyageurs plus heureux et de permettre aux entreprises de réaliser davantage d’économies. Il peut s’agir d’ajouter d’autres services d’hébergement ou de covoiturage à titre de fournisseurs ou encore d’offrir aux voyageurs une flexibilité accrue dans le choix des hébergements et des options simplifiées pour la réservation du transport. Il est toutefois important de vous assurer de mettre en place les protocoles de devoir de diligence appropriés.
La directive sur les voyages en tant qu’outil de recrutement
Le programme de voyages d’une entreprise est, de plus en plus, vu comme étant un important outil de recrutement et de fidélisation. En plus du salaire et des occasions d’avancement, les travailleurs d’aujourd’hui, en particulier les plus jeunes, considèrent parfois qu’il est important qu’un programme de voyages soit flexible, permette les voyages d’agrément et propose d’autres avantages.
La fidélité à la marque
Nombreux sont ceux qui aiment profiter des programmes de récompenses ou de fidélité offerts par leurs marques préférées lorsqu’ils font l’achat de biens et de services. C’est pourquoi les entreprises futées signent avec des fournisseurs qui proposent, à titre d’incitatif particulier, de généreuses récompenses aux grands voyageurs. Ces récompenses sont une forme de ludification — elles encouragent vos voyageurs d’affaires à choisir ces marques et à continuer de se conformer à votre directive sur les voyages.
La durabilité
Puisque de plus en plus de personnes sont préoccupées par les changements climatiques et souhaitent adopter un style de vie respectueux de l’environnement, la durabilité a la cote dans le monde du voyage. Cette tendance peut toucher les moyens de transport, les classes de voyage, le choix des hôtels ou encore les « pratiques vertes » des partenaires et des fournisseurs.
La simplification accrue des paiements et des remboursements
En quoi consiste le remboursement des frais de déplacement? Si un employé paie pour des dépenses liées à l’entreprise, comme un billet d’avion, une voiture de location, un séjour à l’hôtel ou des repas, celle-ci lui rembourse le montant déboursé. Une tendance populaire est de centraliser les processus associés aux notes de frais plutôt que de demander aux voyageurs de trimballer des reçus. De cette façon, les paiements, les notes de frais et les remboursements sont effectués sans difficulté sur une plateforme conviviale.
Quelques points à considérer pour créer une directive sur les voyages d’affaires efficace
Au moment de créer ou de perfectionner votre directive sur les voyages, voici quelques points dont vous devriez tenir compte pour vous assurer que celle-ci vous permet de réaliser le maximum d’économies sans frustrer vos employés.
- Personnaliser votre directive en conservant sa lisibilité. La personnalisation rend parfois une directive longue et complexe. Comment pouvez-vous intégrer à la vôtre des catégories pour les différents types d’employés, des instructions pour les voyages internationaux, des sections portant sur le bien-être en voyage, des éléments pour les voyageurs VIP, des politiques sur la durabilité, etc. sans perdre votre lecteur?
- Rester à l’avant-garde des pratiques qui, dans le monde du voyage, changent rapidement. À quelle fréquence devriez-vous mettre à jour votre directive? En raison de la rapidité avec laquelle le milieu du voyage d’affaires évolue, l’option la plus pratique est d’avoir en place une procédure qui vous permettra d’effectuer des révisions fréquentes avec un minimum d’efforts.
- Garder votre équipe à l’affût des changements. Comment communiquez-vous les changements aux membres de votre équipe? Transmettre les informations à tout le monde en temps opportun fait partie des éléments clés de la conformité.
- Gérer les réservations non conformes à votre directive. Comment pouvez-vous réduire la quantité de réservations qui ne respectent pas votre directive et favoriser la conformité? Il s’agit d’un problème commun qu’il est toutefois possible d’atténuer en cherchant à comprendre les raisons qui se cachent derrière ces réservations non conformes.
Une solution pour votre directive sur les voyages
En tant qu’entreprise de gestion de voyages de premier plan, Les services Direct Travel offrent des solutions complètes en matière de déplacements professionnels et de conception et de mise en application de directives sur les voyages. Aux Services Direct Travel, nous trouvons important de collaborer étroitement avec vous dans le but de favoriser l’adhésion de vos employés à votre politique. Pour vous assurer que votre directive est respectée, le secret est de la comparer aux comportements qu’adoptent vos voyageurs au moment de réserver. Lorsqu’ils travaillent avec vous, nos experts de l’organisation de voyages privilégient une approche consultative et établissent un plan exhaustif — qui comprend des analyses de conformité régulières — pour la gestion des directives et des procédures liées à vos voyages d’affaires. Nous collaborons avec tous nos clients de façon à mettre en place une directive sur les voyages qui est concurrentielle, qui maximise les économies et qui propose aux voyageurs une expérience de qualité.
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