Le temps est venu d’assister au congrès annuel que vous attendez toujours avec impatience. Cette fois, vous pouvez cependant y participer partout où vous avez la possibilité de brancher votre ordinateur.
Offrant une solution temporaire aux restrictions de voyage imposées en raison de la pandémie de COVID-19, les événements virtuels et hybrides ont vu leur popularité exploser. Bien que les voyages commencent à reprendre lentement, le retour des événements de grande envergure qui demandent une planification importante, comme les congrès et les salons commerciaux, devra peut-être se faire attendre. Selon le sondage de PCMA sur la COVID-19, 87 % des organisateurs de réunions ont déjà annulé des événements en raison de la pandémie, et environ 70 % prévoient déplacer ceux-ci en ligne.
Grâce aux progrès technologiques et à une industrie novatrice, le casse-tête que représentent les événements virtuels a en partie été résolu. Cependant, sans un solide plan de match en place, les participants peuvent tout de même éprouver des difficultés à s’y retrouver dans ce nouvel univers. Pour vous aider à établir votre propre stratégie — et dans le cadre de la présence virtuelle des Services Direct Travel au salon Business Travel Show America de BTN —, voici quelques conseils pour tirer le maximum des événements en ligne.
Faites vos recherches
Peu importe la conférence ou l’événement, que votre présence soit virtuelle ou physique, effectuez vos recherches à l’avance afin de favoriser votre productivité et votre engagement.
Si un événement a lieu en ligne, il est essentiel de faire quelques tests d’ordre technologique. Prenez le temps de consulter la programmation et évaluez l’équipement et la préparation nécessaires. Les éléments requis pour tenir une conversation par messagerie instantanée avec un fournisseur de voyage sont, par exemple, différents de ceux exigés pour réseauter avec un petit groupe de participants en visioconférence. Assurez-vous aussi d’avoir accès à une option de rechange, comme un autre ordinateur ou l’appli mobile de l’événement, pour ne pas vous retrouver pris au dépourvu si votre support informatique principal vous fait subitement défaut.
Bien que les salles de congrès virtuelles simulent l’expérience vécue en personne, certains peuvent se sentir dépassés à l’idée de parcourir une longue liste de vendeurs et de fournisseurs sans pouvoir se promener physiquement près de leurs kiosques et étudier leurs offres. Octroyez-vous amplement de temps avant l’événement pour consulter la liste des exposants. Déterminez ensuite quels fournisseurs vous aimeriez rencontrer et s’il est possible de fixer un rendez-vous à l’avance. Dans le même ordre d’idées, consultez la programmation en ligne pour vérifier quels ateliers et quelles séances vous seront les plus utiles. Notez les événements auxquels il vous faudra assister en direct et ceux que vous pourrez regarder plus tard.
Aménagez votre espace
Lorsque vous participez à un événement virtuel, il est essentiel de vous créer un espace physique et mental qui vous permettra de vous immerger totalement dans l’environnement numérique. Il s’agit d’une étape particulièrement importante, car de plus en plus de tâches du quotidien sont déplacées en ligne et entraînent un sentiment de stress et d’épuisement technologique — un phénomène que l’on a nommé la « fatigue Zoom ».
Commencez par réserver des plages horaires dans votre calendrier. Selon la durée et la nature de l’événement, il pourrait être approprié d’activer les réponses automatiques de votre courrier électronique pour aviser les autres que vous n’êtes pas disponible. Même si vous ne passerez peut-être pas tout le temps prévu dans le monde virtuel, vous devriez tenter de traiter autant que possible votre participation comme vous la feriez pour n’importe quel autre événement. Que vous y assistiez virtuellement ou en personne, les conférences et les congrès constituent une occasion d’apprendre et de réseauter – ne laissez pas des distractions prévisibles gâcher ces instants.
Ayez des collations et de l’eau à portée de main et utilisez les pauses prévues à l’horaire pour vous éloigner de votre écran un court moment. Envisagez de garder un calepin près de vous pour donner à vos mains une pause du clavier et éviter d’avoir à passer inutilement d’une fenêtre à l’autre sur l’ordinateur. Rédiger vos notes à la main vous stimulera davantage qu’écrire au clavier et pourrait vous permettre de mieux retenir l’information.
Établissez vos objectifs
Participer à un événement est un investissement. Que celui-ci ait lieu en ligne ou en personne, ou qu’il se présente sous une forme hybride, il demandera du temps, de l’énergie et, souvent, des fonds d’entreprise. Si vous y assistez sans objectif clair établi, vous risquez d’être déçu.
Pour déterminer les objectifs relatifs à votre participation, posez-vous les questions suivantes :
- Pourquoi ai-je choisi d’assister à cet événement en particulier plutôt qu’à un autre similaire lui faisant concurrence?
- Qui ai-je envie de rencontrer parmi les personnes présentes? Quelles questions dois-je leur poser?
- Que dois-je tirer de cet événement d’après mon organisation?
Une fois que vous comprenez bien vos objectifs, vous pouvez bâtir un emploi du temps simplifié et prioriser les séances auxquelles vous souhaitez assister ainsi que les fournisseurs que vous devez rencontrer. L’environnement virtuel se prêtant bien à ce type d’organisation, il vous sera aussi plus facile de programmer vos rendez-vous à l’avance. Bien qu’il ne soit pas toujours obligatoire de le faire, prendre rendez-vous donne à chacun la chance de faire des recherches avant la rencontre et d’utiliser efficacement le temps alloué. Suivre ces étapes vous aidera à tirer le maximum de votre prochain événement virtuel.