De nombreuses raisons font en sorte qu’il est difficile de gérer les dépenses en matière de voyages : incohérences au sein des directives sur les voyages, fuites dans les programmes, relations fragiles avec les fournisseurs, manque de transparence à l’égard des habitudes des voyageurs…

Établir des processus pour maîtriser les dépenses au début de la nouvelle année donne la possibilité aux chargés de voyages de découvrir de nouvelles opportunités d’améliorer les résultats financiers de leur organisation tout en rehaussant l’expérience et la satisfaction de leurs voyageurs. Pour réduire les dépenses inutiles ou déraisonnables, il est aussi nécessaire d’obtenir l’appui des employés, et cela se traduit par un programme de voyages géré qui tient compte à la fois de leurs besoins et des objectifs d’affaires.

Voici donc trois choses que vous pouvez faire pour mieux maîtriser vos dépenses en matière de voyages d’affaires en 2019.

1. Laissez votre entreprise de gestion de voyages s’occuper de la comparaison des coûts

Selon l’étude annuelle Global Travel Forecast de la Global Business Travel Association, en 2019, les prix des hôtels devraient augmenter de 3,7 p. 100 et ceux des billets d’avion de 2,6 p. 100. Les coûts des billets d’avion, des chambres d’hôtel et du transport terrestre fluctuent fréquemment alors que les fournisseurs tentent de maximiser leurs bénéfices. Au moment où l’ensemble des coûts liés aux voyages continue d’augmenter, il est essentiel pour votre entreprise et ses finances de pouvoir consulter et comparer toutes les options de prix offertes.

Tenter d’obtenir un tel niveau de transparence sur une base « voyage par voyage » demande toutefois trop de ressources aux organisations. C’est sans mentionner que la quantité de temps passée à parcourir différents sites peut avoir des impacts importants sur la productivité de vos employés. Une entreprise de gestion de voyages (EGV) est en mesure de rechercher parmi des centaines de sources simultanément et peut appuyer votre programme en proposant à vos voyageurs des options qui respectent votre directive sur les voyages et présentent le plus bas tarif offert.au moment de la réservation.

Une EGV soutient aussi votre organisation en vous aidant à dégager les possibilités de réaliser des économies dans l’ensemble du programme. Regrouper les dépenses, tirer parti de renseignements par la production de rapports, obtenir des rabais des fournisseurs et améliorer la capacité de votre entreprise à négocier sont quelques-unes des solutions à considérer.

2. Utilisez les technologies et la programmation pour accroître la transparence au sein de votre programme

Les voyageurs ont besoin de savoir ce qu’ils sont censés faire lorsqu’ils doivent voyager pour affaires. Mettre en place le bon outil technologique (et le programmer spécifiquement en fonction de la directive sur les voyages de votre entreprise) vous assure que vos voyageurs reçoivent les instructions, les conseils et le soutien appropriés. Autrement, il est possible qu'ils sélectionnent des options de voyage qui ne respectent pas les paramètres de votre politique. Une telle situation peut entraîner des coûts inutiles et réduire la visibilité des données dans votre programme, en plus de compromettre les objectifs de votre programme de voyages. Même si ces voyageurs ont les meilleures intentions qui soient, il n’en demeure pas moins qu’il existe souvent un écart entre leur comportement et les buts du programme.

Un récent sondage de la GBTA réalisé auprès des chargés de voyages et des voyageurs d’affaires a d'ailleurs mis en lumière cet écart. Par exemple, 79 p. 100 des chargés de voyages ont déclaré que leur programme exige des employés qu’ils aient recours à des méthodes de réservation privilégiées, mais seuls 34 p. 100 des voyageurs ont dit faire face à cette demande. D’autres disparités similaires ont été décelées dans les réponses offertes à une variété de questions portant sur la politique à l’égard des tarifs maximums, des types d’hébergement et des réservations anticipées. Ces résultats montrent que les voyageurs ne connaissent pas bien des éléments clés de la directive sur les voyages de leur employeur.

« Ces résultats montrent que les voyageurs ne connaissent pas bien des éléments clés de la directive sur les voyages de leur employeur. »

Une entreprise de gestion de voyages partenaire d’expérience peut appuyer votre programme de voyages d’affaires en évaluant votre suite technologique actuelle et en vous recommandant d’y apporter certaines améliorations, que ce soit par l’intégration de nouveaux outils ou par la personnalisation de ceux que vous avez déjà afin qu’ils soient mieux adaptés à votre directive. La mise en œuvre stratégique de nouvelles technologies peut également permettre de réduire la structure de coûts du programme de voyages au fil du temps.

En outre, collaborer avec une EGV expérimentée pour revoir votre programme de voyages et vos directives sur les voyages est l’occasion de mettre le doigt sur les défis spécifiques à votre organisation et de trouver des manières de gagner en efficacité.

3. Trouvez des façons d’optimiser vos processus

Prendre le temps de revoir et d’optimiser les processus de votre programme peut être une autre manière efficace d’améliorer la gestion de vos dépenses en matière de voyages d’affaires cette année. Les intervenants du voyage devraient demander conseil à EGV pour évaluer des possibilités uniques de diminuer les coûts au sein du programme. Adopter et intégrer un outil de réservation en ligne peut, par exemple, vous permettre de réduire la structure de coûts de votre programme sans réaliser de grandes dépenses.

Pour optimiser vos processus liés aux voyages d’affaires, vous pouvez, entre autres :

•  compléter les comptes de frais grâce à des rapports détaillés en saisissant les informations liées aux paiements et les codes uniques à l’organisation. Il s'agit d'une façon d’améliorer l’intégration de budgets de voyage pour atteindre les buts généraux de la gestion financière de votre organisation.
• adopter une technologie de cartes virtuelles. Les cartes virtuelles offrent de nombreux avantages. Elles permettent, entre autres, de réduire les risques de fraude, de faciliter les paiements à l’hôtel pour les voyageurs, de saisir les codes des clients et de regrouper les factures.
• tirer avantage d’une technologie automatisée de suivi des billets inutilisés afin de limiter la perte de bénéfices et de prévenir les fuites dans votre programme.
• songer à avoir recours à l’approbation des voyages automatisée pour augmenter votre visibilité et obtenir un degré d’encadrement qui manque souvent avec les formulaires d’approbation manuels. Le processus manuel demande beaucoup plus de temps et des occasions de confirmer le tarif le plus bas offert sont parfois ratées en raison de ses délais.
  

Tous ces processus sont parfois très complexes et difficiles à organiser et à gérer pour un seul superviseur à l’interne. Une EGV expérimentée peut s’occuper de ce travail difficile au nom de l’organisation, permettant aux intervenants à l’interne de se concentrer sur la croissance au sein d’autres sphères de l’entreprise.