Dans le contexte actuel, qui évolue rapidement, les renseignements justes et pertinents sur le coronavirus sont une denrée rare pour les entreprises et leurs employés. Afin de répondre à ce besoin, Les services Direct Travel ont récemment parrainé le dernier webinaire de leadership éclairé de BTN, Managing Travel During a Crisis, que vous pouvez maintenant visionner sur demande ici (en anglais seulement). En guise de complément à ce webinaire, nous avons distillé ci-dessous quelques points essentiels à transmettre à votre équipe.
1. Tenez compte de l’importance croissante du rôle du chargé de voyages
La pandémie de COVID-19 a peut-être semé le chaos dans le travail quotidien de la plupart des chargés de voyages, mais elle a également dévoilé les liens inextricables qui unissent les programmes de voyages aux plans d’intervention en cas de crise des entreprises.
D’après Carey Pascoe, chargée de voyages principale, service de l’approvisionnement à Dolby Laboratories, une crise représente parfois l’occasion pour les chargés de voyages d’améliorer les processus et de collaborer avec leur équipe de gestion des incidents. Si votre entreprise ne possède pas d’équipe de ce genre, Carey Pascoe conseille d’en créer une et d’y intégrer, en plus des intervenants liés aux voyages d’affaires, des représentants des ressources humaines, des communications et du service juridique.
Kelly Christner, chef des voyages internationaux, du transport et des réunions à Edgewell Personal Care, et d’autres experts ayant participé au webinaire ont approuvé, réitérant que la pandémie actuelle a souligné les liens profonds existant entre les voyages, les ressources humaines et les décisions de la haute direction. Les chargés de voyages devraient formuler des recommandations aux cadres afin de déterminer les conditions de la reprise des voyages à la suite d’une crise. Il est nécessaire que ces recommandations cadrent avec l’évaluation que feront les ressources humaines sur la question de la sécurité des employés et de leur degré d’aisance vis-à-vis de l’idée de voyager.
2. Collaborez avec votre entreprise de gestion de voyages et avec vos fournisseurs en matière de devoir de diligence pour vous assurer de l’exactitude de vos données
La capacité d’une entreprise à suivre ses employés et à être à l’affût des conditions changeantes d’une crise dépend de la qualité des données auxquelles elle a accès. Collaborer avec un partenaire de confiance, comme une entreprise de gestion de voyages, pour recueillir et analyser les données permet de prendre les décisions les plus éclairées au cœur de l’incertitude.
Carey Pascoe vous recommande de discuter avec votre entreprise de gestion de voyages pour obtenir des renseignements détaillés et aller au-delà des avis de portée générale tels que la fermeture de frontières. Bien qu’il soit important d’avoir un portrait d’ensemble, les régions ouvriront toutes leurs portes à des rythmes différents, chacune établissant ses conditions particulières auxquelles les voyageurs devront s’adapter.
Se fier à des données recueillies par le passé pour prendre des décisions concernant des voyages à venir est aussi à éviter. Kevin Iwamoto, chef de la stratégie à Bizly, indique que les entreprises doivent, en somme, repartir à zéro et utiliser les données passées uniquement au besoin pour établir une nouvelle base de référence. Une entreprise de gestion de voyages peut vous aider à affronter et à évaluer les possibilités ainsi qu’à émettre des prévisions concernant l’avenir du secteur du voyage.
3. Ayez en place un système pour effectuer le suivi des billets non utilisé
La réponse des fournisseurs à une crise peut avoir des répercussions sur le budget qu’une entreprise consacre aux voyages pendant des années, en particulier si le suivi des billets non utilisés n’est pas effectué correctement. L’Association internationale du transport aérien (IATA) estime que les remboursements et les crédits liés aux billets d’avion connaîtront, en raison de la pandémie de COVID-19, une hausse de 35 milliards de dollars partout dans le monde.
Pour les acheteurs de voyages, cela signifie un changement dans les politiques de remboursement et de modification qui ne ressemble à rien de ce qu’ils ont pu voir auparavant. Kevin Iwamoto vous recommande de collecter toutes les données disponibles sur vos billets non utilisés et de contre-vérifier l’exactitude des informations avec vos partenaires. Une fois cette étape accomplie, vous pourrez créer un échéancier d’utilisation et déployer une stratégie dans votre entreprise.
Si vous faites affaire avec une entreprise de gestion de voyages, vérifiez ce qu’elle offre en matière de services de gestion des billets non utilisés. Neil Hammond, associé à GoldSpring Consulting, souligne qu’il est possible qu’une crise ait des répercussions sur la structure de votre entreprise de gestion de voyages et sur le niveau de soutien offert. Effectuez des vérifications auprès de vos fournisseurs et de vos partenaires pour vous assurer que les services appropriés sont encore en place et pour confirmer que vous avez toujours les bonnes coordonnées dans vos dossiers.
4. Sachez que la reprise des voyages dépendra des mesures de sécurité établies et du degré d’aisance des employés
Avant que les voyages d’affaires puissent reprendre à la suite d’une crise, les employés doivent, sans surprise, d’abord être à l’aise à l’idée de voyager. Une évaluation du degré d’aisance de vos voyageurs vous fournit une base à ajouter à divers éléments, comme les besoins de l’entreprise, les changements apportés aux budgets et l’offre et la demande en général. Ensemble, ces éléments vous permettront d’établir un échéancier approprié pour la reprise des voyages.
Carey Pascoe et Kelly Chrisner s’accordent pour dire que les entreprises doivent communiquer avec les fournisseurs et informer les employés des mesures de sécurité précises mises en œuvre pour protéger les voyageurs. Il ne faut pas non plus oublier que ce qui est efficace le premier mois de la reprise pourrait devoir être modifié au troisième mois. Une approche souple et progressive tenant compte des conseils des États et des règles locales aidera à atténuer graduellement les préoccupations des employés.
Il est également important de se rappeler qu’il est possible que certains aspects d’une crise laissent des marques bien après la reprise des voyages. Dans le cas de la pandémie de COVID-19, Kevin Iwamoto croit qu’il pourrait y avoir une légère diminution des déplacements puisque certaines entreprises privilégient désormais les réunions virtuelles ou adoptent des options hybrides. Les ententes qui seront conclues à l’avenir pourraient aussi devoir être modifiées afin d’inclure des dispositions liées aux pandémies.
Bien que les voyages se poursuivent de façon limitée pour certaines entreprises, Neil Hammond émet l’hypothèse que le meilleur indicateur d’une reprise des voyages à grande échelle ne sera pas le retour au bureau des télétravailleurs, mais la réapparition des visiteurs sur les lieux de travail. Dans l’intervalle, les entreprises devraient établir un plan stratégique comportant diverses étapes pour leur programme de voyages.
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Veuillez prendre note que certains liens contenus dans ce billet mènent à des pages uniquement offertes en anglais.