Auparavant, le secteur des voyages d’affaires était contraint de s’appuyer sur une technologie manifestement archaïque. Les systèmes étaient décousus, les données fragmentées et les plateformes fermées. Dans ce contexte, les gestionnaires de voyage et leurs voyageurs se sentaient souvent frustrés, en particulier lorsqu’il était question de coordonner ou de planifier des réunions en personne. Face aux complications liées à l’organisation de réunions, les technologies obsolètes n’étaient que peu utiles et, franchement, le fardeau retombait souvent sur un membre de l’équipe déjà sollicité!

C’est l’une des nombreuses raisons pour lesquelles le lancement d’Avenir* (notre expérience intuitive et connectée pour la gestion des voyages, des dépenses et des réunions) apportera une solution très appréciée au sein de notre secteur. Cette plateforme technologique intégrée établit de nouvelles normes quant à la fluidité des voyages, un objectif que chaque partenariat contribue à atteindre.

Au sein des Services Direct Travel, nous avons récemment lancé une série de blogues dans lesquels nous nous penchons sur chacun de ces partenaires technologiques clés. Nous avons commencé par Spotnana, dont la plateforme de voyage basée sur l’infonuagique fournit la « plomberie » moderne requise pour alimenter ces innovations. Passons maintenant à TROOP, dont la plateforme intelligente de gestion des réunions et de la logistique des voyages de groupe* fournit à Avenir une solution intégrée et efficace pour organiser des réunions en personne.

Examinons comment TROOP permet aux équipes de se réunir :

TROOP aide les entreprises à planifier des réunions en personne

Remarque : Cet article a été originalement publié sur le site trooptravel.com*, puis republié et modifié ci-dessous pour s’adresser au public des Services Direct Travel.

Les réunions en personne peuvent inclure des événements tels que des réunions d’équipe hors site, des réunions de direction ou du conseil d’administration, des diagnostics trimestriels, et bien plus encore. Contrairement aux environnements virtuels, les réunions en personne nécessitent beaucoup de temps, d’efforts et de ressources* si l’on veut qu’elles portent fruit. Selon le type de réunion en personne, des dizaines d’heures peuvent être nécessaires pour coordonner la logistique et garantir un résultat positif.

Les personnes chargées de l’organisation de ces événements doivent s’acquitter de nombreuses tâches, notamment :

• La recherche, la réservation et la coordination de vols, de transports locaux et d’hébergements à l’hôtel pour plusieurs personnes, tout en respectant les politiques de voyage de l’entreprise.
• La gestion de toutes les dépenses liées aux réunions, y compris le budget de la réunion*, l’attribution de cartes de dépenses virtuelles, la prise en charge des négociations et des paiements dans le cadre des contrats avec les fournisseurs, et le rapprochement des dépenses des participants.
• La transmission de l’ordre du jour de la réunion, l’élaboration de ressources clés telles que des présentations et des rapports, et l’organisation d’activités, de pauses programmées et de repas.
• La gestion de toutes les communications avec les participants avant, pendant et après la réunion afin qu’ils disposent de toutes les informations dont ils ont besoin pour apporter une contribution efficace.

Si vous avez la tête qui tourne, ce n’est pas par hasard. Organiser des réunions en personne tout en assumant ses responsabilités quotidiennes, c’est beaucoup demander à une seule personne, quel que soit son savoir-faire ou son expérience. C’est pourquoi il est essentiel de mettre les meilleurs outils à la disposition de votre équipe*.

Heureusement, l’ère numérique n’a pas seulement transformé les rôles au sein de l’entreprise, elle a également transformé les outils à notre disposition. TROOP est un excellent exemple de l’un des meilleurs outils qu’une équipe puisse utiliser pour maintenir un niveau d’organisation lors de la planification de réunions en personne.

Avez-vous déjà entendu parler de ce qui suit? Vous planifiez une prochaine réunion en personne, disons qu’il s’agit de la formation annuelle des représentants commerciaux. Sur un écran, vous avez plus de 50 onglets de navigateur ouverts alors que vous recherchez des lieux potentiels*, des options de vol, des hôtels, des lieux de réunion, des fournisseurs, etc. Sur un autre écran, vous avez plusieurs feuilles de calcul et divers documents Word, une pour le suivi des dépenses, une pour le suivi des restrictions alimentaires et des préférences de voyage des participants, une pour toutes les tâches liées à la réunion et une dernière contenant le projet d’ordre du jour et tous les autres produits livrables que vous devez fournir aux participants. Vous avez passé les deux dernières heures à passer d’un onglet de navigateur à une feuille de calcul, en essayant de coordonner les déplacements de plus de 20 participants, mais vous avez l’impression de ne pas avoir fait grand-chose. Pendant ce temps, votre boîte de réception et votre messagerie commencent à déborder de messages non lus.

TROOP élimine les aspects chronophages et propices aux erreurs de la planification des réunions en personne*. À la place, les utilisateurs auront la possibilité de régler tous les détails, de la logistique des voyages de groupe aux ordres du jour des réunions, dans un seul et même logiciel de planification simplifié. Ci-dessous, vous trouverez 4 façons dont TROOP rend la planification des réunions en personne aussi facile que possible.

1. La logistique des voyages en toute simplicité

En moyenne, les entreprises déclarent passer 10 heures par semaine à gérer la logistique des voyages. TROOP récupère ce temps en recommandant des lieux de réunion, des vols et des hôtels qui respectent les politiques de voyage de l’entreprise sans pour autant sacrifier la facilité d’accès et l’expérience des participants à la réunion. TROOP peut même suggérer des options de voyage basées sur des préférences telles que la durée du vol, le coût, les émissions de CO₂, etc.

2. Le suivi du budget et des dépenses dans un seul et même système

Lors de la planification de réunions en personne, il est facile de perdre le fil des dépenses, ce qui augmente la probabilité de dépasser le budget. Personne n’a envie d’avoir cette conversation avec son responsable. Avec TROOP, les utilisateurs peuvent créer un budget estimatif* à l’aide des données relatives aux vols et aux hôtels afin de prendre des décisions éclairées sur le lieu de la réunion et d’obtenir l’approbation avant la réservation. TROOP permet également de comparer facilement les estimations budgétaires initiales avec les dépenses supplémentaires envisagées, afin de mieux comprendre les dépenses liées à la réunion.

3. Rationaliser la coordination des participants

La coordination des participants d’une réunion est parfois un travail à part entière. TROOP rationalise les flux de travail et permet de gagner du temps dans le suivi des participants. Invitez vos participants, suivez les RSVP et obtenez une vue d’ensemble des actions en cours, telles que les préparatifs de voyage, les transports et les réservations d’hébergements. TROOP peut même générer un horaire principal pour les arrivées et les départs des participants afin de faciliter la coordination des transports.

4. Toutes vos réunions en un seul endroit

Vous prévoyez plusieurs réunions en personne en même temps? TROOP offre aux utilisateurs une vue d’ensemble de chaque réunion en cours de gestion. Vous obtenez rapidement un aperçu de toutes les réunions en cours, des points d’action en suspens et des informations clés. TROOP facilite également le suivi de données importantes telles que les dépenses individuelles et cumulatives liées aux réunions, les économies de coûts, les gains de temps, et bien plus encore.

Tout comme les rôles des membres de l’équipe ont évolué pour répondre aux exigences de l’ère numérique, les outils mis à leur disposition ont également évolué. TROOP est bien plus qu’une énième solution logicielle, il s’agit d’un partenaire qui rationalise les complexités de la planification des réunions, permettant ainsi aux utilisateurs de gagner du temps et de renforcer leur efficacité.

Le voyage parfait est à portée de main

TROOP est l’un des partenaires technologiques innovants qui se sont joints à l’équipe des Services Direct Travel pour rationaliser tous les aspects de la gestion des voyages, des dépenses et des réunions au sein d’une seule solution : Avenir.

Rejoignez-moi la prochaine fois pour explorer la gestion avancée des dépenses d’Avenir, rendue possible par Center*. En attendant, inscrivez-vous à notre infolettre pour découvrir comment Avenir peut transformer votre programme de voyage*.

*Ce lien affiche un contenu disponible uniquement en anglais.