Que ce soit dans votre pays ou à l’étranger, les conseils donnés par les experts pour limiter la propagation de la COVID-19 font désormais partie de la vie quotidienne. Des mesures comme se laver régulièrement les mains, rester à deux mètres des autres et porter un masque sont même obligatoires dans la plupart des endroits publics.

Si de tels changements ont représenté un défi pour une panoplie d’industries, quels sont les impacts de ces nouvelles normes sévères sur le secteur des réunions et des événements, un monde où tout commence normalement par une poignée de main et où des centaines de personnes provenant de différents endroits se rassemblent habituellement dans un espace intérieur? Pour approfondir le sujet, nous avons tiré profit des connaissances de l’équipe des réunions et des événements des Services Direct Travel, qui nous a dévoilé la nécessité d’adopter une approche stratégique et centralisée pour les programmes de réunions.

Consultation personnalisée

Au cœur de l’incertitude de la pandémie, de nombreux planificateurs d’événements ont manifesté un intérêt renouvelé envers les stratégies perfectionnées pour les réunions et les avantages des consultations personnalisées.

Les nombreuses annulations (et toute la réorganisation qu’elles ont entraînée) se sont avérées un défi complexe à relever lorsqu’elles n’étaient pas gérées dans le cadre d’un programme centralisé. Selon votre entreprise et l’importance de vos réunions, vous aurez sans doute besoin de resserrer vos contrats et de consolider vos prochaines clauses d’annulation. Plutôt que de vous fier à plusieurs fournisseurs, vous devriez faire affaire avec un seul partenaire stratégique, qui sera en meilleure position pour vous aider à atténuer les risques et à vous donner un portrait d’ensemble de vos réunions. Ce soutien et cette constance peuvent vous être particulièrement utiles si votre entreprise exerce ses activités avec un personnel réduit.

Centraliser votre programme de réunions vous permet également de personnaliser votre stratégie de manière à tenir compte des objectifs et de la culture uniques de votre entreprise. Si les voyages et les événements sont essentiels à la mission et au succès de votre organisation, vous devriez envisager une solution créative pour reprendre vos réunions le plus tôt possible. Par exemple, un client des Services Direct Travel, qui avait auparavant tenu tous ses congrès annuels à des complexes hôteliers tout inclus du Mexique, a été en mesure de changer sa stratégie et de trouver un établissement en Floride offrant des avantages et des commodités similaires pour sa prochaine réunion.

Stratégie en matière d’hygiène et de sécurité

En plus de centraliser la gestion de vos réunions, votre stratégie doit également tenir compte des nouvelles normes sanitaires. Tout comme les compagnies aériennes et les hôtels, qui ont mis en œuvre de rigoureuses initiatives d’entretien, les salles d’événement déploient leurs propres procédures pour stériliser les espaces et minimiser les points de contact lors du service des repas et des boissons.

Si vous êtes un organisateur de réunions, songez aux changements que vous devrez apporter à votre bureau d’inscription, à l’emplacement des kiosques des fournisseurs, à la disposition des tables et aux salles de détente. Pensez également au type d’équipement de protection individuelle que vous planifiez offrir aux participants ou que vous exigerez d’eux. Votre partenaire stratégique pour vos réunions devrait être en mesure de vous aider avec ces aspects logistiques et de vous informer des défis qui pourraient vous attendre.

En plus d’appliquer les consignes sanitaires, il est important de tenir compte des différentes restrictions régionales vis-à-vis de la sécurité. Au Canada, chaque province a établi ses propres règles concernant la reprise des événements et le nombre de participants maximal autorisé lors des rassemblements. Il faut également songer aux participants provenant de l’extérieur de la province ou de l’étranger, car ceux-ci pourraient devoir se mettre en quarantaine.

Prévisions

Le déluge d’annulations d’événements qui s’est abattu en février 2020, au début de la pandémie de COVID-19, s’est depuis transformé en avalanche qui a emporté toute l’industrie. La certitude des planificateurs de réunions à l’égard d’une reprise des événements cette année s’est considérablement effritée au fur et à mesure que les effets de la COVID-19 se sont prolongés, un fait que les sondages mensuels d’i-Meet illustrent sans mal.

Si cette incertitude est sans précédent, il y a une bonne nouvelle : l’industrie a réagi rapidement. De nombreux événements ont été remis à 2021 et, en attendant, proposent des composantes virtuelles, comme des ateliers en ligne et des vidéoconférences. L’équipe des réunions et des événements des Services Direct Travel a tenu des séances de discussion virtuelles avec les fournisseurs et s’est personnellement assurée de reporter les réservations et de rembourser les clients en temps utile.

Que les rencontres aient lieu en ligne ou en personne, il demeure pertinent de centraliser votre programme de réunions. Tout comme dans le cas des réunions en personne, vous devez vérifier les fournisseurs de technologie, gérer les participations et en effectuer le suivi et mesurer le succès de l’événement. « La fatigue Zoom » est un véritable défi, et votre partenaire en matière de réunions devrait être capable de vous fournir des analyses détaillées concernant l’engagement des participants.

Si votre stratégie de réunions et d’événements n’est pas fondée sur une approche de gestion centralisée, c’est le moment ou jamais d’en changer. Contactez-nous pour en apprendre plus sur notre programme de gestion stratégique des réunions.

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