Dans le monde des affaires en constante évolution d’aujourd’hui, les gestionnaires de voyage sont appelés à adopter de nouvelles stratégies. La série de balados Des services Direct Travel, « Altitude with Attitude », explore cette évolution à travers des expériences vécues.
Pour ce premier épisode, Chris Taylor, vice-président principal du marketing d’entreprise, s’entretient avec Sarah Hayden, responsable des voyages chez ZS. Ensemble, ils discutent des moyens de mettre en place un programme de voyages d’affaires moderne qui concilie maîtrise des coûts, souci du bien-être des voyageurs et capacité d’adaptation. Leur échange propose des perspectives pertinentes pour les gestionnaires de voyages qui souhaitent accroître leur influence, harmoniser la gestion des déplacements avec les objectifs globaux de l’entreprise et composer avec la complexité de l’environnement d’affaires actuel.
Écoutez l’intégralité du balado et suivez le fil pendant que nous présentons ci-dessous les principaux points à retenir.
Redéfinir la fonction du gestionnaire de voyage
Le voyage ne devrait pas être la partie la plus difficile d’un déplacement d’affaires. Il est essentiel d’éliminer les irritants pour que les voyageurs puissent se concentrer sur l’essentiel lorsqu’ils sont en déplacement : établir des relations, décrocher de nouveaux clients et obtenir des résultats. C’est là qu’intervient le gestionnaire de voyages moderne.
« Nous sommes là pour accompagner nos voyageurs lorsqu’ils sont en déplacement, car les voyages constituent un élément stratégique pour l’entreprise. Ils touchent à de nombreux aspects, allant de la conformité et de l’expérience client aux économies de coûts et à l’approvisionnement. »
— Sarah Hayden, responsable des voyages chez ZS
Les gestionnaires de voyages d’aujourd’hui doivent trouver le juste équilibre entre le contrôle des coûts, l’expérience des employés et l’efficacité opérationnelle, et ils façonnent en temps réel l’avenir des voyages d’affaires. Ils sont responsables de la supervision d’un écosystème complexe de fournisseurs, de technologies et de parties prenantes internes. Les gestionnaires de voyages doivent s’assurer que chaque élément de leur programme fonctionne en parfaite synergie. Si les systèmes ne communiquent pas entre eux, l’entreprise perd en visibilité — et, par conséquent, sa capacité à soutenir et à protéger les voyageurs en déplacement.
Soutenir la culture d’entreprise et la réussite des clients
Votre personnel constitue le principal facteur de distinction de votre entreprise, tout particulièrement dans le contexte concurrentiel actuel. Les voyages d’affaires jouent un rôle essentiel pour donner vie à la culture d’entreprise, en permettant aux employés d’être présents auprès des clients ou de travailler côte à côte avec leurs collègues. Les voyages sont un impératif d’affaires qui favorise la fidélisation de la clientèle et stimule la croissance.
« Nous avons compris l’importance de travailler directement aux côtés de nos clients – non seulement de façon virtuelle, mais aussi en étant physiquement présents pour les accompagner et résoudre les problèmes avec eux, côte à côte. Cette approche est devenue un atout décisif qui incite les clients à vouloir collaborer avec nous. »
Bien que les outils virtuels puissent contribuer à maintenir l’élan, rien ne remplace la présence sur place. La collaboration en personne renforce la confiance, approfondit les relations et réaffirme l’engagement d’une entreprise à relever conjointement les défis de ses clients.
Élaborer un programme de voyage flexible
Il est rare qu’une solution unique convienne à tous dans un environnement professionnel, et cela est particulièrement vrai en matière de voyages. Plutôt que d’imposer un système rigide aux employés, misez sur la création d’un programme qui reflète réellement la manière dont votre équipe souhaite voyager. Commencez par vous poser ces deux questions :
- Est-ce que mes voyageurs souhaitent une expérience autonome?
- Bénéficieront-ils également d’un soutien pratique?
Mettre en place un programme flexible signifie répondre à ces deux types de préférences. Comme le souligne Hayden : « Pourquoi résister à ce que veulent nos collaborateurs? Au contraire, acceptons-le et instaurons un programme qui leur offre des options quant à la façon dont ils souhaitent réserver leurs déplacements. Pourquoi créer plus de frictions pour nos collaborateurs? »
Savoir concilier expérience des voyageurs et respect du programme
Un programme flexible ne doit pas nécessairement se faire au détriment de la structure. Les gestionnaires de voyages devraient établir un cadre qui place l’expérience des voyageurs au premier plan, tout en maintenant le contrôle des coûts et la conformité. Pour y parvenir, chaque fournisseur et chaque décision liée au programme devrait s’appuyer sur trois piliers :
- Expérience optimale pour les voyageurs : collaborer avec les compagnies aériennes, les hôtels et les entreprises de location de voitures afin d’offrir des avantages qui permettent aux voyageurs d’arriver reposés, confiants et pleinement prêts à accomplir leur mission.
- Choix financiers avisés : faire de chaque réservation le résultat d’une planification rigoureuse, alliant maîtrise des coûts et respect de la confiance accordée à votre gestion financière.
- Obligation de diligence renforcée : assurez la sécurité des voyageurs grâce à une visibilité en temps réel de leur localisation, une communication fiable et une technologie intégrée permettant une intervention rapide.
Un programme de voyages réussi doit servir à la fois l’entreprise et ses voyageurs. Avec des balises claires et un ensemble précis de principes directeurs, il est possible de créer un programme qui répond à tous les critères.
Les leaders en mouvement
À mesure que la composition démographique de notre main-d’œuvre évolue, les attentes à l’égard des voyages d’affaires changent elles aussi. Les voyageurs d’aujourd’hui présentent une grande diversité de préférences, d’habitudes et de niveaux de confort. Cette diversité fait en sorte qu’un programme de voyages ne peut plus se permettre d’être uniforme. Les personnes chargées de la gestion des voyages au sein d’une entreprise devraient régulièrement vérifier et collecter des données auprès de leurs voyageurs. Ces rétroactions peuvent ensuite orienter les critères utilisés pour évaluer de nouveaux partenaires et de nouvelles technologies.
En adoptant la flexibilité, en plaçant l’expérience des voyageurs au cœur des priorités et en choisissant les bons partenaires, les gestionnaires de voyages peuvent concevoir un programme qui non seulement répond aux exigences actuelles, mais évolue également avec les attentes de demain.
Pour découvrir encore plus d’idées tirées du balado « Altitude with Attitude », écoutez l’épisode au complet*.