Note : Cet article a initialement été publié sur LinkedIn par Donna Brokowski, vice-présidente directrice de la gestion des fournisseurs internationaux et du service-conseil aux Services Direct Travel. Nous avons republié les idées présentées ci-dessous dans le cadre de la série « Tout ce qu’il faut » des Services Direct Travel.
Lors d’un récent appel, un fournisseur privilégié des Services Direct Travel a partagé une information étonnante : en raison de la pandémie de COVID-19, il envoie chaque jour une quantité de renseignements presque équivalente à celle normalement transmise en une année complète.
Même si les restrictions s’assouplissent dans certaines régions, les acheteurs de voyages ont toujours besoin d’une quantité croissante de renseignements. Qu’il soit question des fermetures temporaires et des réouvertures d’hôtels, des modifications apportées aux itinéraires des compagnies aériennes ou encore des changements en matière de politiques d’exemption, l’on demande instamment aux fournisseurs du secteur touristique de publier des mises à jour. Les acheteurs, pour leur part, doivent relever le défi de rester au fait de toutes les nouvelles informations qui sont propagées.
Afin de se préparer en vue des conversations qu’ils auront avec les fournisseurs lors de la reprise des voyages, les acheteurs doivent se regrouper et effectuer des recherches pour s’assurer d’obtenir des résultats satisfaisants quand ils négocieront. Ils devront comprendre comment utiliser les informations d’aujourd’hui pour aller de l’avant et s’adapter à la « nouvelle normalité » de l’avenir des voyages d’affaires. Pour vous guider dans ce processus, je vous recommande de mettre l’accent sur les « quatre éléments essentiels du voyage » : le profil des dépenses, le profil des fournisseurs et l’équilibre entre les économies et la sécurité.
Dépenses
Commencez par définir le nouveau profil de dépenses de votre entreprise, à la fois à court terme et à long terme. Il est plus important que jamais de collaborer étroitement avec chaque service de votre organisation qui comporte des voyageurs. Effectuez quelques recherches en sondant les personnes qui risquent de voyager. Demandez-leur pourquoi elles voyagent, où elles voyagent et quand elles pensent voyager. Ces informations permettent aux fournisseurs et aux acheteurs d’avoir des conversations beaucoup plus productives. En effet, si les acheteurs sont capables de fournir des indicateurs clairs au sujet de leurs voyages, les fournisseurs peuvent concevoir de meilleurs modèles de tarification et proposer des modalités de contrat plus avantageuses.
En plus d’établir votre nouveau profil de dépenses, déterminez le type d’exigences qui seront en place pour le transport et le séjour de vos voyageurs. Commencez par reconnaître que les coûts et les avantages négociés par le passé pourraient ne plus être négociables. Certaines choses ont changé, comme les normes de sécurité ou encore la capacité d’accueil et les niveaux de service des vols. Les frais ou les surclassements auparavant optionnels pourraient être touchés par les changements subis par les normes et les exigences gouvernementales. Inversement, jetez un coup d’œil aux frais liés à la santé qui n’existaient pas avant et n’oubliez pas de les inclure lorsque vous prévoyez le coût total d’un voyage.
Fournisseurs
Une fois que vous connaissez votre nouveau profil de dépenses, tentez d’évaluer les changements qui ont pu marquer le profil de vos fournisseurs privilégiés. Le contexte dans lequel s’inscrivent les fournisseurs continue d’évoluer et le changement sera la nouvelle norme pour l’avenir rapproché. Les transporteurs aériens ne peuvent vous dire à quoi ressembleront leurs itinéraires dans six mois, et encore moins l’an prochain. Les hôtels qui sont actuellement fermés pourraient rouvrir partiellement, ou encore rouvrir et refermer au gré des restrictions imposées par le gouvernement. De leur côté, les fournisseurs de services de transport terrestre pourraient, d’ici à ce que les vols reprennent totalement, jouer un rôle très différent dans vos voyages de courte distance.
Si vous voyagez vers une destination où vos partenaires privilégiés habituels n’offrent plus de services de transport ou d’hébergement, vous devrez peut-être trouver d’autres fournisseurs. Révisez les attentes de vos voyageurs (préfèrent-ils les hôtels très haut de gamme ou moyen de gamme?), l’offre (le produit de ce fournisseur convient-il mieux à mon nouveau profil de dépenses?) et le coût (mon entreprise peut-elle se permettre ce type de voyage ou doit-elle songer à momentanément acheter dans une « catégorie inférieure » afin de réduire les coûts?).
Économies et sécurité
Dans un monde où l’offre est réduite et où la sécurité est particulièrement recherchée, les économies, qui constituent normalement une priorité, sont temporairement reléguées au second plan. Alors que les hôtels rouvrent leurs portes et que les voyages d’affaires reprennent, les mesures de sécurité seront scrutées à la loupe et les compromis sur les économies (ou l’absence d’économies) seront évalués.
Nous avons inévitablement un nouveau langage à apprendre, car nous vivons désormais dans un monde où nous tenons compte d’éléments comme les microbes, les filtres HEPA, les masques N95 et la distanciation sociale dans les décisions d’achat que nous prenons vis-à-vis des voyages. Nous constatons déjà que la gestion des risques et la sécurité prédominent lorsqu’il est question d’apporter des modifications aux directives sur les voyages. Si vous ne l’avez pas déjà fait, songez à former une équipe voyages composée d’intervenants de chaque service de votre entreprise qui comprend des voyageurs. Incluez-y des représentants de vos équipes de gestion des risques et des ressources humaines afin de discuter de la nature des besoins en matière de voyages et des risques encourus.
Adopter une stratégie de sourçage efficace pour les demandes de renseignements et les demandes de propositions peut aider les acheteurs à nouer le dialogue avec des fournisseurs qui leur conviennent. Puisque vous appréhendez un nouvel environnement, c’est le moment ou jamais d’entreprendre ces initiatives avec l’aide de votre entreprise de gestion de voyages. Celle-ci peut vous conseiller une solution qui répond aux objectifs précis de votre entreprise et l’adapter à vos nouvelles exigences vis-à-vis des dépenses, des fournisseurs et de l’équilibre économies et sécurité.
Pour garantir à vos employés qu’ils peuvent voyager en toute confiance et pour vous assurer qu’ils le font en ayant recours aux fournisseurs approuvés par votre entreprise, il est essentiel de mettre en place des mesures pour favoriser le respect de la directive sur les voyages ainsi qu’un solide plan d’engagement des employés. Il faudra informer les voyageurs si, par exemple, signaler leur position avec leur appareil mobile n’est plus seulement recommandé, mais obligatoire pour être en conformité avec la directive. Il faudra aussi déterminer si des approbations sont nécessaires pour réserver des hôtels qui ne répondent pas aux critères établis, et les équipes de sécurité devront indiquer aux voyageurs quelles réservations sont effectuées à leurs risques et périls. Bien que le coût des voyages soit toujours important, il est surtout essentiel de trouver des fournissseurs qui peuvent respecter l’ensemble des exigences de santé et de sécurité.
Afin de vous aider à rester à l’affût et à préparer votre programme de voyages d’affaires, l’équipe des Services Direct Travel a créé un centre de ressources où vous pouvez consulter des mises à jour alors que la pandémie perd du terrain et que les déplacements professionnels reprennent graduellement.
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