Une entreprise qui ne révise pas régulièrement sa directive sur les voyages s’expose à de nombreux risques. Des marches à suivre dépassées laissent les voyageurs à eux-mêmes devant les processus et les procédures, créant une confusion qui peut entraîner des coûts inutiles et compromettre la capture des données. C'est sans compter que des réservations ne respectant pas les directives peuvent nuire à la productivité et même mettre les voyageurs en danger en enlevant à votre entreprise la capacité à les localiser rapidement en cas d’urgence.

Puisque la fin de l’année approche, assurez-vous que la directive sur les voyages de votre entreprise tient compte de tous les changements apportés au programme et offre des instructions claires aux voyageurs, le tout en soutenant vos objectifs d’entreprise généraux. 

Assurez-vous que votre directive sur les voyages tient compte de toutes les technologies intégrées à votre programme

Vous avez adopté les cartes virtuelles? Vous avez une nouvelle application pour les appareils mobiles? Lorsque les technologies de votre programme de voyages changent, vos politiques doivent faire pareil. Chaque fois que les voyageurs font face à un nouvel outil, ils doivent également être en mesure d’obtenir des conseils et des instructions en consultant leur directive sur les voyages.

À titre d’exemple, si vous avez récemment intégré un nouvel outil de réservation en ligne (ORL) à votre programme, les voyageurs devraient pouvoir, en parcourant la directive sur les voyages, savoir quand l’utiliser (et quand réserver auprès d’un conseiller) et comment l'utiliser. Votre politique devrait fournir la marche à suivre pour accéder au matériel de formation, aux guides et aux documents de la FAQ, tout en indiquant les contacts clés pouvant offrir davantage d’information et du soutien technique. Si les employés tentent d’utiliser l’ORL, ne comprennent pas comment il fonctionne et ne savent pas où aller pour obtenir  des ressources de dépannage, il est possible qu’ils se tournent vers les outils grand public non approuvés.

Ne vous contentez pas de fournir une liste de règles dans votre directive sur les voyages

Une directive sur les voyages exhaustive comprend non seulement les services offerts par votre entreprise de gestion de voyages, mais aussi les procédures liées aux voyages que les employés doivent suivre ainsi que les ressources qui sont disponibles pour eux. Votre directive sur les voyages devrait notamment définir avec clarté les options de réservation approuvées, comme votre équipe de conseillers à service complet, votre équipe de soutien hors des heures d’ouverture et en cas d’urgence ou votre outil de réservation en ligne.

Les voyageurs qui adoptent d’autres moyens de réservation que ceux approuvés le font pour de nombreuses raisons. Il est donc important de connaître ces dernières et d’aider les employés à comprendre pourquoi il est essentiel qu’ils se conforment à la politique. Il est possible qu’ils souhaitent séjourner plus près de l’endroit où se tient leur réunion ou leur conférence ou qu’ils cherchent à réserver une chambre à un hôtel qui leur offre des récompenses de fidélité. Quelle que ce soit la raison, les réservations ne respectant pas la politique augmentent les risques financiers et juridiques que votre entreprise prend.

Par exemple, si un employé réserve son voyage d’affaires par l’intermédiaire d’un site de voyage en ligne au lieu de sélectionner une option approuvée, il devient bien plus difficile de le localiser en cas d’incident. Cette situation nuit grandement aux dispositions de gestion des risques mises en place par votre entreprise.

Considérez votre directive sur les voyages comme une ressource utile pour permettre aux voyageurs de prendre des décisions éclairées en matière de réservations au lieu de la voir comme une simple liste de règles. Si vous mettez en place votre première directive sur les voyages ou apportez des modifications importantes à une politique existante, n’imposez pas de restrictions déraisonnables. Cela peut rendre le nouveau système difficile à accepter pour les employés et poser des problèmes d’adaptation. Au lieu de cela, mettez en œuvre des politiques et des procédures logiques et récoltez régulièrement les commentaires pour faire évoluer votre directive au fil du temps. Faire participer des supérieurs des ressources humaines et du service juridique vous aidera également à vous assurer que la directive est complète.

Une pratique exemplaire consiste à faire le suivi des questions fréquemment posées par vos voyageurs et d’en tenir compte lorsque vous mettez à jour la politique. Si un voyageur a une question, il est probable que d’autres se la posent aussi.

Plus important encore, soyez certain que la langue employée dans la politique est claire, concise et facile à comprendre pour les voyageurs.

Revoyez les paramètres de conformité avant de mettre à jour votre directive

Les paramètres de conformité de la politique permettent aux personnes concernées de mieux comprendre où il y a dérivation. Ainsi, il est important de les passer en revue avant toute mise à jour apportée à la directive afin de pouvoir établir un plan stratégique pour augmenter le taux de conformité.

Disons que vos rapports révèlent qu’environ dix pour cent des voyageurs de votre entreprise réservent des vols dans une classe autre que celles permises. Cette situation pourrait avoir des conséquences importantes sur le budget alloué aux voyages. Utilisez donc cette information pour découvrir pourquoi ces réservations sont effectuées. Lorsque vous comprenez pourquoi les voyageurs réservent sans respecter la politique, que ce soit intentionnellement ou par ignorance, vous pouvez prendre les mesures nécessaires pour tenir compte de ce problème dans votre directive sur les voyages.

Mesurer le taux de conformité peut également vous aider à peaufiner vos processus d’approbation des voyages. Une directive sur les voyages peut être interprétée de multiples façons et il est possible que les voyageurs soient confus à l'égard de ce qu’ils ont le droit de réserver ou non auprès de fournisseurs en particulier. Ces paramètres peuvent mettre en lumière un besoin de clarifier la langue employée dans votre politique (ou d’intégrer des outils d’approbation des voyages différents) afin de réduire le nombre de réservations non conformes.

Plus de ressources pour mettre à jour votre directive sur les voyages

Pour mettre à jour la directive sur les voyages de votre entreprise, il vous faut avoir une grande compréhension d’un nombre important d’éléments changeants, dont les tendances imprévisibles de l’industrie. Jetez un œil à notre guide complet sur les directives sur les voyages pour vous assurer de ne rien avoir oublié.