Note : Cet article a initialement été publié sur LinkedIn par Ronda Shipley, vice-présidente directrice du développement des affaires et des stratégies aux Services Direct Travel. Nous avons republié les idées présentées ci-dessous dans le cadre de la série « Tout ce qu’il faut » des Services Direct Travel.
Pour les professionnels du monde des voyages d’affaires, les besoins uniques des entreprises et de leurs voyageurs n’ont jamais eu autant de pertinence qu’aujourd’hui. Aux Services Direct Travel, nous avons été témoins des vastes répercussions de la pandémie de COVID-19 sur les programmes de voyages d’affaires et sommes actuellement en train d’aider nos clients à remettre les leurs sur les rails. Le niveau d’impact a cependant grandement varié d’une entreprise à l’autre.
Pourtant, qu’elles soient petites ou grandes, en difficulté ou prospères, toutes les entreprises peuvent, alors qu’elle se préparent à une reprise sécuritaire des déplacements professionnels, améliorer l’efficacité et la rentabilité de leur programme de voyages. Pour vous assurer de parvenir à ce résultat, vous pouvez adopter une approche où votre programme est considéré comme étant un microcosme de ce qu’il est vraiment : une entreprise en soi.
Comprendre les éléments constitutifs de votre programme
Les éléments constitutifs d’un programme de voyages efficace sont les mêmes que ceux d’une entreprise prospère. La motivation, l’objectif, l’allocation des ressources et la stratégie jouent tous un rôle similaire lorsque l’on considère le voyage comme étant une entreprise en soi dans le contexte de l’organisation.
Traditionnellement, les voyages constituent l’une des dépenses d’exploitation les plus difficiles à gérer pour l’état des résultats d’une entreprise. Bien que ce poste de dépenses puisse être instable en raison de la pandémie, vous devez tout de même vous assurer que vos voyages d’affaires sont efficaces et génèrent un RCI. Posez-vous les questions suivantes : comment vos négociations sont-elles gérées? Sont-elles menées d’une manière qui profite à votre organisation? Vous pourriez avoir à évaluer votre processus de sélection des partenaires ou la rentabilité et l’efficacité des outils et des technologies actuellement en place. N’oubliez pas que les solutions que vous présentez doivent être satisfaisantes d’un point de vue économique et répondre aux objectifs en matière de RCI.
Par exemple, le processus de suivi et de gestion des billets non utilisés est devenu une grande priorité en raison des annulations et des modifications d’itinéraire découlant de la COVID-19. Si vous ne disposez pas de la technologie ou des systèmes appropriés, les billets non utilisés sont, pour votre entreprise, comme de l’argent abandonné au fond d’un tiroir. Un montant de 20 000 $ en billets non utilisés peut, pour certaines organisations, représenter un investissement considérable, tandis que pour d’autres, il est possible que le seuil soit établi à 500 000 $; le montant varie en fonction de la taille de l’entreprise. Dans tous les cas, si les fonds ne sont pas maximisés, l’argent est dépensé de manière inefficace.
Évaluer vos partenaires
Il est possible de simplifier l’application des principes d’une entreprise bien dirigée à votre programme de voyages en trouvant les partenaires appropriés ou en évaluant la performance de vos partenaires actuels. Afin de répondre aux besoins précis de votre programme, recherchez une entreprise de gestion de voyages capable de vous aider à combler les lacunes de ce dernier et de vous fournir des conseils dans les domaines où vos connaissances sont limitées.
Les entreprises qui n’ont pas été durement touchées par la pandémie ont profité de l’interruption momentanée des voyages pour réorganiser leur programme et évaluer avec leur entreprise de gestion de voyages partenaire les domaines où elles ont manqué d’efficacité au début de la crise et ceux où elles ont excellé. À l’autre extrémité du spectre, les entreprises sans programme de voyages géré — ou celles qui ont préféré utiliser une variété de partenaires pour différents services — pourraient déterminer si elles ont la capacité de poursuivre avec cette approche ou s’il est préférable de regrouper toutes les composantes de leurs voyages dans un programme géré.
En fonction de la position de votre entreprise dans ce spectre, vous pourriez vouloir d’un partenaire en mesure de guider votre programme du début à la fin. Pour certaines organisations, il est préférable de faire affaire avec une entreprise de gestion de voyages qui adopte une approche consultative et est présente à tous les points clés du processus. Notre équipe connaît bien ces deux façons de faire et comprend que les besoins d’une petite ou moyenne entreprise sont souvent différents de ceux des grandes entreprises. Si chaque type d’organisation a des complexités qui lui sont propres et qu’il faut comprendre, le plus important est de savoir faire preuve de créativité pour concevoir une solution qui répond aux besoins de chaque programme.
L’avenir qui se dessine
Le secteur des déplacements professionnels évolue à un rythme qui, pour la plupart d’entre nous, relève du jamais vu. Du point de vue des affaires, les objectifs fondamentaux ne sont toutefois pas si différents, même si les défis et les processus ont, de leur côté, changé.
La majorité des entreprises sont impatientes de reprendre leurs activités au sein de certains marchés clés et doivent encore combler les lacunes de leur programme de voyages. Saisissez cette occasion pour rebâtir les parties de votre programme qui n’étaient pas bien définies avant la pandémie en adoptant une perspective axée sur les affaires pour évaluer le contexte changeant actuel.
Lorsque votre organisation sera prête à reprendre les voyages, téléchargez notre Guide de reprise des voyages d’affaires, qui vous aidera à remettre votre programme sur les rails.
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