Dans le contexte des voyages d’affaires qui prévaut aujourd’hui, les entreprises doivent en faire plus avec moins de moyens. Cette évolution post-pandémique a mis la barre plus haut en ce qui concerne les réservations accélérées, le renforcement de la conformité, la simplification des processus et les outils qui soutiennent le devoir de diligence.

Pour équilibrer ces besoins concurrents, mais complémentaires, les personnes chargées de gérer les voyages doivent trouver le bon mélange de confort et d’économies lorsqu’elles réfléchissent aux objectifs de leur programme de voyages d’affaires. Une variable clé dans cette équation est une pile technologique fiable et équilibrée. En effet, une enquête récente de la Global Business Travel Association (GBTA) a révélé que deux gestionnaires de voyages sur cinq considèrent la technologie comme une des principales difficultés auxquelles ils sont confrontés.*

Plus particulièrement, un outil de réservation en ligne (ORL) personnalisé qui offre les meilleurs tarifs et des réservations simplifiées est un élément essentiel d’un programme de voyages d’affaires rationalisé. La meilleure solution d’ORL pour votre entreprise doit être dotée d’une interface conviviale qui s’adapte à la taille et à la portée de votre organisation tout en respectant les besoins spécifiques des individus et des groupes en matière de voyages. Nous examinons ci-dessous quatre des principaux moyens par lesquels un ORL peut améliorer votre programme de voyage et faire progresser votre entreprise.

1. Soutien à la conformité

Lorsque les employés réservent conformément à la politique, ils renforcent les relations établies avec les fournisseurs ainsi que le devoir de diligence. Un ORL favorise le respect des règles et permet à vos voyageurs d’adhérer plus facilement aux objectifs de l’entreprise, en particulier en cas de problème. Lorsque les employés réservent en dehors du cadre de la politique, le gestionnaire de voyages n’a pas toujours les moyens d’intervenir en cas d’annulation de vols ou de surréservation d’hôtels.

2. Priorité au devoir de diligence

Outre l’amélioration de la conformité, l’ORL permet de réaliser des gains d’efficacité qui améliorent le devoir de diligence. Pour renforcer le devoir de diligence, l’ORL doit s’aligner sur la politique de voyage et les initiatives de gestion des risques de l’entreprise. Avant tout, les gestionnaires de voyages, les responsables d’unités commerciales et les cadres supérieurs doivent s’assurer que les employés restent en sécurité et informés lorsqu’ils sont en voyage d’affaires. L’ORL est un système centralisé qui utilise les profils des voyageurs pour simplifier les réservations et fournir des informations importantes aux voyageurs en cas d’urgence.

3. Réduction des dépenses

Un ORL qui aide votre entreprise à prospérer comprend des fonctionnalités qui vous permettent de gérer facilement les dépenses et de rester dans les limites de votre budget. En utilisant un ORL plutôt qu’une autre forme de réservation, l’employé bénéficie d’un processus efficace et l’entreprise économise de l’argent grâce aux tarifs pré-négociés et aux éléments contractuels intégrés dans le système.

4. Gain de temps

Lorsque vous économisez du temps, vous économisez de l’argent. Plutôt que de chercher les meilleurs tarifs sur les différentes plateformes, un ORL sert de guichet unique. Avec un ORL, les employés n’ont pas à passer des heures à rechercher les meilleures offres de voyage ou à essayer de réserver dans les limites de la politique. Au lieu de cela, les équipes peuvent se concentrer davantage sur la gestion de projets et les objectifs de l’entreprise.

Une entreprise de gestion de voyages (TMC) de confiance + Un outil de réservation en ligne (ORL) = Succès du programme

Quelles que soient la taille et la structure de l’entreprise, une entreprise de gestion des voyages (TMC) peut vous aider à optimiser les avantages de l’ORL grâce à des niveaux d’options échelonnés qui favorisent la sécurité des voyageurs et conduisent à la réussite du programme.

En travaillant avec Les services Direct Travel comme TMC, vous apprendrez des experts du voyage comment construire un cadre qui crée de la visibilité, simplifie les processus et optimise le rendement du capital investi. En outre, en tant que partenaire TMC Elite de SAP Concur, notre équipe est particulièrement bien placée pour vous aider à configurer votre ORL de manière à améliorer votre politique et vos processus de voyage.

Nous sommes impatients de vous aider à créer une impulsion décisive en vue d’accélérer la croissance de votre programme de voyage en 2023 et au-delà!

*Ce lien affiche un contenu disponible uniquement en anglais.