Malgré la hausse des dépenses et les tensions géopolitiques incertaines, les voyages d’affaires restent un canal essentiel pour les entreprises afin de maintenir leurs relations avec leurs clients, de saisir des opportunités de croissance et de maintenir la cohésion de leurs équipes. Pour la plupart des organisations, le défi ne consiste pas à savoir s’il faut voyager, mais comment le faire de manière plus stratégique. Et alors que la réduction des coûts est plus importante que jamais, les gestionnaires de voyages sont particulièrement bien placés pour créer de la valeur, à condition de bénéficier du soutien adéquat.
C’est là qu’un partenaire stratégique en matière de voyages peut vous aider. Plus qu’un simple outil de réservation ou un prestataire de services de voyage, une entreprise de gestion des voyages (TMC) agit comme un conseiller qui aide à rationaliser les opérations, à améliorer la satisfaction des voyageurs et à aligner un programme de voyage sur des objectifs commerciaux plus larges. Que vous soyez en pleine transition ou que vous prépariez l’avenir, le bon partenaire de voyage peut vous offrir les outils, les informations et l’expertise nécessaires pour faire avancer votre programme en toute confiance.
Poursuivez votre lecture pour découvrir les sept principales façons dont une TMC peut renforcer votre programme de voyages, même en période d’incertitude.
Réduction des coûts
En période de perturbation des marchés, les budgets consacrés aux voyages sont souvent soumis à des contraintes, mais réduire les coûts ne signifie pas toujours dépenser plus judicieusement. Une entreprise de gestion stratégique des voyages aide les gestionnaires de voyages à découvrir des possibilités de réduction des coûts qui vont au-delà des réductions classiques. De la négociation de réductions auprès des fournisseurs à l’identification des inefficacités dans les pratiques de réservation, une TMC adaptée transforme les coûts irrécupérables en source de valeur mesurable.
Au lieu de réduire leurs déplacements professionnels, les entreprises tournées vers l’avenir s’appuient sur leur partenaire de voyage pour les aider à prendre des décisions plus intelligentes et mieux informées. Une TMC peut mettre son expertise à disposition et aider les gestionnaires de voyages à optimiser leurs dépenses, en veillant à ce que chaque dollar contribue à la réalisation des objectifs généraux de l’entreprise.
Négociations avec les fournisseurs
L’un des moyens les plus immédiats pour votre entreprise de gestion des voyages de vous apporter une valeur ajoutée consiste à vous faire bénéficier de réductions négociées à l’avance et de tarifs exclusifs auprès de fournisseurs de services aériens, hôteliers et de location de voitures. Ces avantages en termes de coûts sont souvent impossibles à obtenir via des canaux non gérés, ce qui rend cette solution particulièrement intéressante lorsque les taux du marché sont volatils. Au-delà des tarifs préférentiels, une TMC offre également des conseils stratégiques sur les fournisseurs et des prévisions de performance adaptés à la taille, aux objectifs et au budget d’une entreprise.
Les changements économiques offrent également l’occasion de réévaluer les conditions contractuelles, les politiques d’annulation et les actifs de voyage inutilisés. Par exemple, si un employé ne peut pas utiliser un billet réservé précédemment, une TMC peut vérifier les politiques de la compagnie aérienne et gérer les crédits au nom de l’entreprise. Chez Les services Direct Travel, notre gestionnaire de billets non utilisés réduit le gaspillage financier en assurant automatiquement le suivi des billets non utilisés, en envoyant des alertes lorsque la date limite approche et en générant des rapports en temps réel. Si un crédit n’est pas réclamé, le système le signale à un conseiller afin qu’il intervienne et s’assure que chaque dollar disponible est utilisé.
Conformité aux politiques
Un ralentissement économique peut être le moment idéal pour les gestionnaires de voyages de profiter de la baisse d’activité pour mettre à jour leur politique de voyage afin de mieux préparer l’avenir. Une TMC joue un rôle clé dans ce processus et peut évaluer les directives actuelles, identifier les lacunes et recommander des mises à jour afin que les voyageurs restent en conformité sans compromettre leur confort.
Le bon partenaire de voyage peut vous aider à réduire les pertes en concevant un programme adapté aux voyageurs et que les employés ont réellement envie d’utiliser. Cela comprend :
- Offrir une expérience de réservation moderne et intuitive qui rivalise avec les plateformes grand public
- Intégrer du contenu provenant de plusieurs sources pour offrir un choix plus large (SMD, NDC, agrégateurs et connexions directes)
- Reconnaître les programmes de fidélité afin que les employés puissent gagner des récompenses tout en respectant la politique
En alignant la politique sur les préférences et les comportements des voyageurs, votre TMC vous aide à transformer la conformité en un processus fluide et axé sur la valeur.
Gestion des risques
Les réservations non conformes à la politique ont non seulement un impact sur les coûts, mais elles compromettent également le devoir de diligence. Sans une visibilité complète sur la localisation et les itinéraires des voyageurs, les entreprises sont limitées dans leur capacité à fournir une assistance rapide ou à réagir en cas d’urgence. Une TMC de confiance contribue à combler cette lacune en permettant un suivi en temps réel, en mettant en œuvre des protocoles de sécurité proactifs et en favorisant le bien-être des voyageurs tout au long du voyage.
Chez Les services Direct Travel, nous fournissons aux gestionnaires de voyages les outils et les informations nécessaires pour atténuer les risques, qu’il s’agisse d’alertes en cas de perturbation, d’analyses comparatives ou de conseils stratégiques et d’assistance mondiale. Nos solutions de devoir de diligence et de gestion des perturbations permettent aux entreprises de protéger leurs employés, même en période d’incertitude.
Expérience des voyageurs
Au-delà de la sécurité et de la sûreté des équipes, les meilleurs programmes de voyage reflètent également les valeurs de l’entreprise, favorisent le bien-être des employés et accordent la priorité à une expérience positive pour les voyageurs. Une TMC peut aider à recueillir les rétroactions des voyageurs, à identifier les points à améliorer et à concevoir un programme qui correspond à la fois aux objectifs de l’entreprise et aux attentes des employés.
Donner la priorité à l’expérience des voyageurs ne se limite pas à améliorer leur satisfaction, cela stimule également l’innovation et renforce la culture d’entreprise. Avec le bon partenaire, les gestionnaires de voyages peuvent personnaliser leur devoir de diligence, tenir compte des préférences individuelles et créer un programme plus inclusif et centré sur le voyageur, qui apporte une valeur ajoutée à long terme à l’entreprise.
Durabilité
Un autre aspect de la mise en place d’un programme de voyage respectueux et responsable est la durabilité, qui doit être une considération essentielle lors de la prise de décisions en matière de voyages d’affaires. Les gestionnaires de voyages peuvent compter sur leur TMC pour évaluer l’ensemble du cycle de vie des voyages et identifier les possibilités de réduire l’impact environnemental. Cela implique notamment de poser les questions telles que :
- Choisissons-nous des hôtels et des fournisseurs qui ont adopté des pratiques respectueuses de l’environnement?
- Pouvons-nous privilégier des alternatives moins polluantes que le transport aérien?
- Lorsque nous prenons l’avion, encourageons-nous nos employés à choisir des vols directs afin de réduire au maximum les émissions de carbone?
Une TMC compétente peut aider votre organisation à adopter des pratiques de voyage plus écologiques sans compromettre ses performances. Grâce à ses services Direct View Consulting, Les services Direct Travel offrent des conseils stratégiques et une assistance pratique, allant du suivi des émissions à la sélection des fournisseurs, en passant par l’élaboration de politiques durables. Les gestionnaires de voyages acquièrent des connaissances approfondies sur la manière d’aligner leur programme de voyage sur les objectifs de leur entreprise en matière d’ESG, même s’ils élaborent leur approche de développement durable à partir de zéro.
Technologie
Investir dans la bonne technologie est un élément essentiel de tout programme de voyage. Simplifier les processus et automatiser les tâches permet aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Une TMC joue un rôle clé en aidant les organisations à évaluer leur infrastructure technologique existante, à identifier les domaines à améliorer et à exploiter les données historiques pour prévoir les besoins futurs.
À mesure que le paysage des voyages d’affaires évolue, les gestionnaires de voyages doivent considérer leur TMC comme un partenaire stratégique capable de les aider à adopter les technologies émergentes, à exploiter les informations issues des données et à unifier leur écosystème de voyage.
C’est pourquoi nous avons lancé Avenir : Travel Edition, notre plateforme de voyage moderne, optimisée par la technologie de pointe de Spotnana et soutenue par le service inégalé des Services Direct Travel. Grâce à son architecture ouverte favorisant l’innovation continue et à sa capacité unique de combiner différents types de tarifs dans un même itinéraire, Avenir permet aux programmes de voyage de garder une longueur d’avance sur le futur. 
Avec Avenir : Travel Edition, nous réinventons les possibilités des voyages d’affaires et la manière dont le monde se connecte. Il ne s’agit pas seulement d’une plateforme, mais d’un véritable bond en avant. Avenir combine une conception intelligente, des informations en temps réel et un service personnalisé afin de transformer les voyages en un véritable avantage commercial. C’est notre vision qui prend vie, et un pas de plus vers la réalisation du « Voyage parfait ».
– Christal Bemont, directrice générale des Services Direct Travel
Des partenariats plus solides, pas des programmes au rabais
En proposant des conseils d’experts, des réductions exclusives et des solutions intégrées, la bonne TMC peut aider les gestionnaires de voyages à faire face à la pression financière sans compromettre les performances. Que ce soit en optimisant les dépenses, en améliorant la conformité ou en investissant dans des technologies d’avenir, un partenaire de voyage peut vous aider à mettre en place un programme efficace, quelles que soient les fluctuations des objectifs économiques et les perspectives pour l’année à venir.
Pour découvrir comment Les services Direct Travel peuvent vous aider à mettre en place un programme de voyages plus intelligent et plus résilient, contactez-nous dès aujourd’hui. Ensemble, nous transformerons les défis d’aujourd’hui en opportunités pour demain.