Dans un monde de plus en plus imprévisible, le devoir de diligence est une composante essentielle d’un programme de voyage réussi. Il englobe un large éventail de responsabilités, allant de la garantie de la sécurité et de la santé des voyageurs jusqu’à la fourniture rapide d’une assistance efficace lors des situations d’urgence. Il peut toutefois être difficile pour les gestionnaires de voyages d’assumer seuls l’ensemble de ces responsabilités. Qu’il s’agisse de jongler entre plusieurs fuseaux horaires ou de se conformer à des réglementations en constante évolution, les voyageurs ont constamment besoin de moyens de communication fiables et de soutien.

Pour les gestionnaires de voyages qui cherchent à renforcer le devoir de diligence de leur entreprise, voici sept étapes essentielles pour assurer la sécurité et le soutien des voyageurs, quel que soit l’endroit où les affaires les mènent.

1. Commencer par une définition claire du devoir de diligence

Dans le contexte des programmes de voyages d’affaires, le devoir de diligence consiste à préserver le bien-être des employés lorsqu’ils sont en déplacement. Il s’agit notamment d’anticiper les risques éventuels, de veiller à ce que les employés soient préparés aux situations qu’ils peuvent rencontrer et de réagir rapidement en cas d’urgence. Bien que le concept soit simple, sa mise en œuvre peut s’avérer complexe, en particulier lorsque les employés se rendent dans des zones à haut risque ou peu familières*.

Les employés se fient à leur entreprise pour les guider et les soutenir. Une stratégie de devoir de diligence efficace ne consiste donc pas seulement à éviter les risques, mais aussi à promouvoir un environnement axé sur la sécurité et la responsabilité.

2. Élaborer une politique rigoureuse en matière de devoir de diligence

Une approche proactive en matière de devoir de diligence commence par une politique bien définie. Elle doit souligner l’engagement de l’entreprise en faveur de la sécurité des voyageurs et inclure des protocoles pour tout ce qui concerne l’évaluation des risques et les interventions en cas d’urgence. Une politique claire et complète permet de s’assurer que les employés et les gestionnaires de voyages sont sur la même longueur d’onde en ce qui concerne les attentes et les procédures.

Veillez à ce que la politique soit facilement accessible et communiquée à l’ensemble du personnel. Cette clarté peut aider les voyageurs à se sentir mieux informés et plus à l’aise lorsqu’ils sont en déplacement.

3. Assurer la préparation et la formation avant le voyage

Préparer les voyageurs avant leur départ est l’un des moyens les plus efficaces de promouvoir leur sécurité. Il peut s’agir d’organiser des formations à la sécurité adaptées à la destination, de diffuser des conseils aux voyageurs et de veiller à ce qu’ils aient accès à des ressources pour gérer les risques liés à la santé ou à la sécurité. Une formation préalable au voyage peut permettre aux voyageurs de faire face à des situations inattendues en toute confiance.

Envisagez la transmission de ressources numériques ou de listes de contrôle à accès rapide afin que les voyageurs disposent d’un guide de référence sur lequel ils peuvent s’appuyer avant et pendant leur voyage.

4. Mettre en œuvre des outils de suivi et de communication en temps réel

Les voyageurs étant souvent en déplacement, il est impératif de maintenir le contact et de connaître leur position. Les outils de suivi permettent aux gestionnaires de voyages de surveiller les habitudes de déplacement et de détecter les risques éventuels dès qu’ils se présentent. En cas d’urgence, ces outils permettent de communiquer rapidement avec les voyageurs et de s’assurer qu’ils connaissent les mesures à prendre.

Grâce à notre partenariat avec Crisis24*, nous pouvons surveiller les menaces et les événements mondiaux critiques et envoyer des alertes en temps réel. En fonction de l’évolution d’un événement, des alertes sont automatiquement envoyées avec des informations essentielles sur les transports, la santé, la météo, la sécurité et la gestion de la situation sur le terrain. Les gestionnaires de voyages peuvent également utiliser la communication bidirectionnelle pour rester en contact avec les employés qui sont à l’étranger ou qui voyagent seuls.

5. Gérer les risques en matière de santé et de sécurité

Qu’il s’agisse de crises sanitaires internationales ou d’instabilité politique, les voyageurs d’affaires font face à des risques en constante évolution. Outre la diffusion régulière d’informations sur la sécurité, il est recommandé aux entreprises de s’appuyer sur des experts locaux ou des services d’évaluation des risques pour se tenir informées des derniers développements dans les zones à haut risque.

Pour les voyageurs, les ressources de santé, comme l’accès à des établissements médicaux à proximité ou des services de télémédecine, peuvent s’avérer extrêmement précieuses. Il est conseillé aux entreprises d’envisager un partenariat avec un service de gestion de la santé et des risques afin d’assurer à leurs voyageurs un acce2s immédiat à des conseils médicaux, à une évacuation d’urgence ou à une assistance sur place en cas de nécessité.

6. Réagir rapidement et efficacement aux situations d’urgence

Même avec la meilleure préparation, les urgences peuvent survenir et surviennent effectivement. En cas de problème, les gestionnaires des voyages doivent disposer d’un plan d’intervention rapide et efficace, incluant des contacts pour l’assistance locale, un transport sécurisé et des interventions préétablies en cas de catastrophes naturelles, de troubles civils ou d’urgences médicales.

Pour s’assurer que le temps de réponse de l’entreprise satisfait aux besoins des voyageurs, les protocoles doivent être testés régulièrement. La meilleure pratique consiste également à disposer d’une équipe dédiée au devoir de diligence ou d’un système de contact d’urgence accessible en tout temps, afin que les voyageurs se sentent toujours en sécurité.

7. Soutenir le bien-être des voyageurs, au-delà de la sécurité physique

Un programme de devoir de diligence complet favorise non seulement la sécurité physique, mais aussi la santé mentale des voyageurs. Les voyages prolongés peuvent conduire à l’épuisement et à la fatigue, ce qui a des répercussions à la fois sur le voyageur et sur l’entreprise. La mise à disposition d’outils de bien-être en déplacement, tels que l’accès à des activités de remise en forme ou de relaxation, peut contribuer au bien-être général des voyageurs, notamment du point de vue physique et mental.

Encouragez vos voyageurs à s’accorder des moments de détente pour préserver leur santé mentale et privilégier le repos. De petits changements peuvent améliorer considérablement le bien-être global.

Bâtir une culture du bien-être à travers votre programme de voyage

Le devoir de diligence ne consiste pas seulement à se conformer à une exigence de la politique de voyage, il s’agit d’un engagement à créer un environnement favorable, réactif et centré sur le voyageur. En mettant en œuvre des mesures de sécurité proactives, en exploitant les outils de suivi en temps réel et en promouvant le bien-être sur la route, les gestionnaires de voyages peuvent garantir une expérience plus sûre à leur équipe.

Certes, l’imprévisibilité est une caractéristique intrinsèque au monde dans lequel nous vivons. En revanche, l’approche de votre entreprise en matière de devoir de diligence n’a pas à l’être. L’établissement d’une culture du voyage axée sur la sécurité réduit les risques et favorise la confiance, permettant aux voyageurs de se concentrer sur ce qui compte le plus, en l’occurrence, l’atteinte de leurs objectifs professionnels en toute sérénité.

Pour obtenir plus de conseils et d’informations sur la manière d’améliorer votre programme de voyages et d’assurer la sécurité de vos employés lors de leurs déplacements, contactez l’équipe des Services Direct Travel.

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