À quoi ressemblera votre programme de voyages d’affaires une fois la pandémie de COVID-19 derrière nous?

Entre la mise en œuvre de systèmes d’approbation des voyages et l’évaluation des avantages de privilégier la sécurité plutôt que les économies, tenter de prédire les changements qui marqueront le monde des voyages d’affaires après la crise est devenu un véritable travail à temps plein. Même s’il faudra peut-être de deux à trois ans avant qu’elle retrouve pleinement les sommets atteints avant la pandémie, l’industrie a déjà commencé à remonter la pente. Armés de leurs masques, les grands voyageurs se remettent tranquillement à visiter certaines destinations clés, ce qui signifie que l’avenir des voyages d’affaires est à nos portes, et ce, que nous soyons prêts ou non.

Bien que pratiquement tous les aspects de l’industrie du voyage changent pour s’adapter à la nouvelle normalité, la stratégie d’approvisionnement et le partenariat avec l’entreprise de gestion de voyages sont deux éléments particulièrement importants à aborder. En effet, les entreprises s’attendent désormais à ce que leurs équipes responsables de l’approvisionnement en matière de voyages les aident à protéger leur avenir et à amorcer la prochaine phase du processus de rétablissement.

Réinventer le processus de DP

La traditionnelle saison des demandes de propositions (DP) se dessinant de plus en plus rapidement à l’horizon, le moment est idéal pour évaluer votre stratégie actuelle et celle que vous adopterez après la pandémie. Avant la crise, de nombreuses entreprises se demandaient déjà si elles devaient revoir leur processus de DP afin d’améliorer son adaptabilité et de réduire sa lourdeur. Selon Lisa Shenefiel, directrice du développement des affaires des Services Direct Travel, les questions et réponses préfabriquées ne permettent d’arriver qu’à de nombreux documents indistincts, lesquels ne produisent aucun résultat créatif ou satisfaisant.

Pour donner à vos partenaires potentiels l’occasion de parler candidement de l’expertise de leur équipe de soutien et d’illustrer le caractère unique de leur entreprise, M^me Shenefiel vous recommande plutôt d’adapter vos DP traditionnelles en y intégrant des questions ouvertes. Cette façon de faire vous offrira la possibilité de voir rapidement si les valeurs et la philosophie d’entreprise de ces éventuels collaborateurs correspondent à votre idée d’un partenariat idéal. En plus de ces demandes particulières, vous devriez inclure une poignée de questions habituelles pour établir vos besoins en matière de sécurité, de soutien et de technologie. N’oubliez pas que, même en adoptant cette approche réinventée pour leurs DP, les acheteurs doivent fournir une liste détaillant leurs exigences vis-à-vis des services, les services actuellement en place ainsi que les objectifs du futur programme de voyages.

En fonction du succès avec lequel leur entreprise de gestion de voyages a traversé la pandémie, il est possible que certaines organisations ne jugent pas nécessaire de soumettre une DP, notamment si la qualité des services reçus a dépassé leurs attentes. À l’inverse, d’autres ont peut-être l’impression que leurs partenaires stratégiques n’ont pas su être à la hauteur dans leur gestion de la crise et cherchent ainsi à confier leur programme de voyages à une autre entreprise.

Établir des critères définis

Établir des critères définis permet de simplifier les négociations à la fois pour les acheteurs et pour les fournisseurs. Puisqu’il faut atténuer les perturbations découlant de la COVID-19, cette étape est d’ailleurs encore plus importante qu’auparavant. Selon Lisa Shenefiel, pour que le processus soit un succès, il est nécessaire de savoir qui a le pouvoir d’approuver ou de bloquer la décision finale et qui participe à la prise de décision au sein de l’organisation.

Pour bien comprendre ce principe, Tom Kinnaird, auparavant chef de l’approvisionnement de WPP, et Hal Movius, président de Movius Consulting, recommandent de penser aux personnes qui participent au processus comme étant l’« ADN » de celui-ci. 

• A – Les avocats. Ce sont des conseillers concernés par le résultat des négociations qui peuvent contribuer à l’établissement des critères ou des processus relatifs à la prise de décision (un chargé de voyages, par exemple).
• D – Les décisionnaires. Ce sont les personnes qui prennent la décision finale (le chef des services financiers, par exemple).
• N – Les négociateurs. Ce sont les membres de l’équipe responsable des négociations. Il s’agit souvent de l’équipe de l’approvisionnement.

Si les rôles « ADN » ne sont pas clairement définis dans votre organisation, le processus de DP pourrait s’avérer inutilement long et insatisfaisant. Pour éviter un tel résultat, évaluez votre stratégie actuelle avec l’aide de votre entreprise de gestion de voyages.

Les avantages d’une entreprise de gestion de voyages

Les bons leaders parviennent à aiguiser leur sens des affaires grâce à des évaluations de ce type et à déterminer quels fournisseurs de services sont adaptés à leurs objectifs d’affaires et à la culture de leur entreprise, ce qui leur permet ensuite de conclure des partenariats dont les résultats profitent à chaque partie. Cette idée concerne particulièrement votre entreprise de gestion de voyages et touche des éléments qui vont bien au-delà de la question de l’approvisionnement.

Dans un récent entretien accordé à Business Travel News, Will Tate, associé directeur de GoldSpring Consulting, a indiqué que les acheteurs auront plus que jamais besoin des entreprises de gestion de voyages après la pandémie : « Les voyageurs vont reprendre leurs activités. Il y aura davantage de règles, d’outils de réservation à configurer. Il y aura beaucoup de changements intégrés aux directives, de billets non utilisés, d’approbations de voyages. Dans ce contexte d’une complexité grandissante, je crois que les entreprises clientes seront prêtes à payer pour de tels services. »

Aux Services Direct Travel, nous avons investi dans la création d’une équipe d’approvisionnement stratégique diversifiée et composée de spécialistes de l’industrie en mesure de vous libérer de ce fardeau. Cette équipe offre, entre autres, un service-conseil en matière d’hébergement, des solutions technologiques et même des services pour vous soutenir dans vos négociations avec les fournisseurs et votre processus d’approvisionnement. Contactez-la pour savoir comment réinventer votre stratégie de façon à lui permettre de satisfaire les exigences futures du secteur des voyages d’affaires.

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