La pandémie de COVID-19 continue de faire évoluer à une vitesse record des mentalités pourtant bien ancrées vis-à-vis des voyages d’affaires, qu’elles concernent la manière dont les entreprises abordent la gestion des risques et la sécurité ou encore celle dont les chargés de voyages mesurent le succès de leur programme. Les éléments auparavant jugés indispensables sont relégués au second plan, braquant les projecteurs sur la pertinence renouvelée de directives et de processus jusqu’ici négligés.

L’approbation des voyages, longtemps considérée comme une forme de surveillance optionnelle servant à réduire les dépenses, voit son utilité réexaminée par les cadres avant-gardistes et les chargés de voyages familiers avec le monde de l’exploitation. Mettre en place un système automatisé d’approbation des voyages n’est plus une simple question de choix; il s’agit d’une étape clé pour rester à l’affût des restrictions liées à la COVID-19 et de leurs variations régionales et pour gérer efficacement les complexités qu’elles entraînent. Pour vous expliquer pourquoi avoir recours à une telle solution est aujourd’hui plus important que jamais auparavant, nous avons tiré profit des connaissances de la vice-présidente directrice de l’expérience client des Services Direct Travel, Christine Sikes.

L’état d’esprit changeant des acheteurs de voyages

Avant la pandémie, la plupart des entreprises qui mettaient en œuvre un processus d’approbation des voyages le faisaient dans le but de surveiller les dépenses. Celles ayant renoncé à adopter une telle solution expliquent parfois leur décision en mentionnant la grande confiance qu’elles ont envers leurs employés ou un taux de réservations refusées statistiquement bas (normalement entre 1 % et 2 %). Toutefois, depuis que le monde du voyage a été grandement bouleversé en raison de la COVID-19, cette façon de penser a sensiblement évolué. Selon un récent sondage réalisé par la GBTA, 53 % des acheteurs de voyages ont établi de nouvelles règles relativement à l’approbation des voyages.

Derrière ce changement se cache la description de ce qui constitue un « voyage essentiel ». Bien que les gouvernements aient leur propre définition en la matière, chaque entreprise peut établir davantage de critères pour déterminer lesquels de leurs employés sont autorisés à retourner sur la route. Par exemple, en fonction du rythme auquel elle reprend les voyages, une organisation peut fixer une période où seuls les déplacements indispensables sont permis et où il est nécessaire d’obtenir davantage d’autorisations de la part des cadres. Lorsqu’un système automatisé d’approbation des voyages est en place, les employés reçoivent un formulaire après la réservation, mais avant l’émission des billets, afin que soient consignés les détails nécessaires pour évaluer si le voyage remplit les critères définis. Les entreprises de domaines essentiels tels que la santé, les produits pharmaceutiques, l’énergie ou le transport maritime ont probablement déjà une telle solution en place, mais celles dont les activités touchent d’autres industries devraient collaborer avec leur entreprise de gestion de voyages pour évaluer leurs besoins particuliers et établir des objectifs relativement à leur processus d’approbation des voyages.

La gestion des restrictions

L’atténuation des risques et la simplification du processus de gestion des restrictions liées aux voyages sont probablement les principales raisons pour lesquelles il est important de mettre en œuvre un système automatisé d’approbation des voyages. Les avis et les conseils aux voyageurs continuant de changer presque quotidiennement, il est particulièrement difficile de rester à l’affût des exigences concernant la mise en quarantaine et les tests de dépistage. Lorsqu’un système automatisé d’approbation des voyages est utilisé de concert avec l’outil de messagerie proactif d’une entreprise de gestion de voyages, les exigences spécifiques sont communiquées au moment de la réservation (en fonction de la nationalité, du pays, de la province et du comté de résidence) et 24 heures avant le départ si la situation a évolué. Il s’agit d’une étape importante pour minimiser les perturbations imprévues et s’assurer que l’itinéraire se déroule sans accroc. Par exemple, bien que deux pays puissent demander que des tests soient effectués à l’aéroport après l’atterrissage, il est possible que le temps et les coûts associés au dépistage varient grandement d’un pays à l’autre. Si ces éléments n’ont pas été pris en compte, le voyageur se retrouve alors laissé en plan.

Les questions liées à l’immigration sont souvent difficiles à gérer en l’absence d’un processus d’approbation des voyages et de communications automatisées fiable, en particulier pour une entreprise internationale. Dans le cas où, par exemple, un employé est détenteur de deux passeports, sa capacité à voyager dans un pays est déterminée par son pays de résidence actuel et non pas par son passeport ou sa nationalité. Pour éviter ce piège, il est possible d’intégrer un formulaire d’immigration au processus après que le voyageur a commencé à effectuer la réservation avec un conseiller ou dans un outil de réservation en ligne, mais avant que les billets soient émis.

L’avenir au cœur de la mise en œuvre

Comme c’est le cas pour toutes les directives et les technologies d’une entreprise, il est nécessaire de tenir compte d’une variété de facteurs uniques à votre organisation pour mettre à jour votre programme de voyages et y intégrer un processus d’approbation des voyages. Les services Direct Travel offrent un large éventail d’options à niveaux multiples en matière d’approbation des voyages, vous permettant de sélectionner la solution personnalisée qui correspond à vos besoins internes. Pour vous lancer, demandez-vous quel est l’objectif de votre entreprise relativement à la mise en place d’un système de cette nature et déterminez le RCI qu’elle associe aux déplacements professionnels.

Dans tous les cas, de plus en plus d’entreprises voient les avantages qu’une telle solution apporte et choisissent de rehausser les composantes de gestion des risques et de sécurité de leur processus de réservation — une décision qui, une fois la pandémie derrière nous, continuera de leur être profitable.

Si vous êtes en train d’évaluer votre directive sur les voyages ou envisagez d’intégrer un système d’approbation des voyages à votre processus, contactez Les services Direct Travel. Vous aurez l’occasion d’en apprendre plus sur les options sur mesure qui sont offertes pour satisfaire les exigences de votre entreprise.

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