Les voyageurs d’affaires d’aujourd’hui partagent tous le même point de vue : il y a voyager avant le coronavirus, et il y a voyager après l’arrivée de la pandémie. Si la directive sur les voyages d’affaires de votre programme applique toujours les modalités et les exigences établies en fonction du monde d’« avant », vous êtes déjà en mode rattrapage.
La plupart des chargés de voyages et des membres de la haute direction comprennent les avantages d’une directive sur les voyages efficace et ont appris à encourager les employés à s’y conformer. Cette conformité n’a toutefois de valeur que si règles en place tiennent compte de la réalité actuelle et s’y adaptent. La pandémie de COVID-19 ayant touché le monde du tourisme plus que n’importe quel autre événement de l’histoire contemporaine, les chargés de voyages actualisent bien entendu leurs directives en conséquence. Voici les principales tendances que vous devriez envisager d’intégrer à celle de votre organisation.
Favoriser l’engagement des voyageurs
Traditionnellement, les directives sur les voyages les plus avant-gardistes étaient celles où l’on retrouvait un équilibre entre les objectifs de l’entreprise et les besoins des voyageurs. Avec l’arrivée de la COVID-19, le rôle des voyageurs a cependant gagné en importance dans le processus de création d’une directive.
Selon Betty Fix, première vice-présidente des stratégies clients à l’échelle mondiale, les entreprises devraient commencer par discuter avec leurs principaux voyageurs afin d’évaluer leur aisance vis-à-vis des derniers changements survenus et de comprendre les obstacles qui les empêcheraient de voyager. Il est important de connaître ces informations, car les déplacements professionnels ne peuvent reprendre qu’une fois les employés à l’aise de retourner sur la route, et certains les voient désormais peut-être comme un risque plutôt que comme un avantage. (Vous pouvez télécharger notre Guide de reprise des voyages d’affaires, dans lequel vous retrouverez des conseils pour aborder vos voyageurs et des mesures à prendre pour relancer votre programme de voyages.)
Mme Fix recommande aussi de former au sein de votre organisation une équipe interfonctionnelle qui aura pour mission de favoriser l’adhésion aux changements apportés à la directive et de recueillir les suggestions des voyageurs. Cette équipe interne peut également aider en évaluant les sections de votre ancienne directive qui, lors de la réaction initiale de votre organisation à la crise, ont présenté des lacunes.
Limiter les méthodes de réservation autorisées
La pandémie a souligné certaines lacunes des voyages d’affaires que l’on cherche à combler en resserrant les règles entourant les méthodes de réservation et en mettant en œuvre des processus d’approbation des voyages. Un récent sondage de la Global Business Travel Association témoigne de cette tendance, dévoilant que 66 % des chargés de voyages et des responsables de l’approvisionnement s’attendent à ce que leur entreprise limite la capacité des voyageurs de réserver directement auprès des fournisseurs ou des agences de voyages en ligne.
Il est essentiel de maîtriser les méthodes de réservation utilisées par les voyageurs pour diverses raisons, dont font partie l’exactitude de la saisie des données, la gestion des risques et la supervision des dépenses. Vous pouvez faire respecter ces éléments de votre directive en ayant recours à un processus automatisé d’approbation des voyages permettant de simplifier les complexités et les variations régionales que connaissent les voyages en raison de la pandémie.
Lora Sirizzotti, directrice de la gestion des comptes des Services Direct Travel, souligne que certaines entreprises ont révisé leur directive et ont opté pour des tarifs présentant des politiques souples pour empêcher les voyageurs de réserver des tarifs non remboursables ou modifiables. Il s’agit d’une mesure qui permet d’éviter d’autres vagues d’annulations et pertes d’investissement subséquentes, comme celles qui se sont produites au début de la pandémie.
Avoir davantage recours aux rapports
La directive sur les voyages d’une organisation est indissociable de sa plateforme de devoir de diligence et de sa stratégie de gestion des risques. Lorsque les employés effectuent leurs réservations en employant les méthodes conformes à la directive, il est plus facile de les localiser et de les contacter en cas d’urgence. Les voyageurs utilisant des méthodes ne figurant pas dans le programme géré s’exposent à des risques inutiles qui touchent aussi leur entreprise.
Mme Fix croit que davantage d’entreprises intégreront à leur programme de voyages une production de rapports régulière, demandant, par exemple, aux voyageurs de partager leurs commentaires tandis qu’ils sont en déplacement. Ces organisations pourront alors utiliser les informations recueillies pour décider des compagnies aériennes, des hôtels et des entreprises de location de voitures qu’elles désigneront comme fournisseurs privilégiés. En plus d’être utiles pour déterminer le caractère essentiel des voyages et les raisons pour lesquelles les employés effectuent des déplacements, les rapports permettent d’avoir une visibilité sur le terrain des niveaux de risque des différentes destinations.
Trouver l’équilibre entre la sécurité et les économies
Parmi tous les changements actuellement apportés aux directives sur les voyages, ceux touchant la préservation de la sécurité et la santé des voyageurs sont assurément les plus importants. Les fournisseurs ont modifié leurs mesures de sécurité et d’hygiène pour qu’elles prennent en considération les préoccupations liées à la COVID-19, et les entreprises doivent actualiser leurs propres directives en conséquence.
Comme le mentionne Mme Sirizzotti, avant la pandémie, la plupart des directives avaient pour principal objectif d’éviter les coûts et de réaliser des économies, reléguant ainsi la santé et la sécurité au second plan. Aujourd’hui, les entreprises doivent évaluer les économies à la lumière des normes établies pour la sécurité des voyageurs. Par exemple, il est possible que votre nouvelle directive resserre les règles entourant l’utilisation de services de covoiturage avec chauffeur, qui offrent un moyen de transport économique, mais font preuve de moins de rigueur en matière de protocoles de nettoyage et de supervision. Certaines consignes, comme celles relatives à la réservation à l’avance, pourraient pour leur part demeurer pertinentes et avantageuses pour votre organisation, lui permettant de réaliser des économies tout en satisfaisant les nouvelles attentes concernant la sécurité des voyageurs.
Si elles influencent votre choix de fournisseurs et votre processus de réservation, les normes de sécurité requièrent également que votre directive sur les voyages tienne compte de dépenses jusque-là non reconnues. L’équipement de protection individuelle (EPI) étant désormais un élément essentiel pour voyager, votre entreprise doit décider si elle le fournira ou remboursera plutôt ses employés pour leurs achats. Elle doit aussi prêter une attention particulière à d’autres facteurs, comme l’établissement de lignes directrices pour les employés qui tombent malades en voyage et les exigences concernant l’auto-isolement.
La mise en œuvre de ces changements est une étape clé pour vous permettre de relancer votre programme de voyages. L’équipe des Services Direct Travel peut vous aider à améliorer votre directive afin qu’elle réponde à ces exigences en constante évolution. Contactez-nous pour fixer un rendez-vous et consulter gratuitement un spécialiste des voyages.
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