Prêt à reprendre les voyages d’affaires?

Voilà une question qui préoccupe bien des chargés de voyages, des équipes de direction et des entreprises de gestion de voyages — autant d’acteurs qui tentent de trouver la solution la plus adaptée pour permettre aux voyageurs d’affaires d’exercer de nouveau leurs activités. Toutefois, bien que cette question puisse sembler simple, il est nécessaire, pour y répondre, d’adopter une approche bien plus nuancée et personnalisée.

Afin d’aider les entreprises dans ce processus, Les services Direct Travel ont conçu un Guide de reprise des voyages d’affaires. Celui-ci permet aux chargés de voyages d’évaluer certaines des catégories de leur programme qui évoluent rapidement et qui sont essentielles à une reprise sécuritaire des voyages, dont l’adaptabilité, les relations avec les fournisseurs, la gestion de la santé et de la sécurité et l’expérience du voyageur. Vous pouvez utiliser ce billet de blogue pour présenter le guide ou en donner un aperçu à d’autres personnes de votre organisation.

Étudier la situation

Depuis le début de la pandémie de COVID-19, en mars, les critères traditionnellement utilisés par les chargés de voyages pour mesurer le succès de leur programme de voyages ont continuellement changé. Plutôt que de mettre l’accent sur les économies pour minimiser les dépenses, il est maintenant approprié de prioriser la sécurité. Certains changements apportés par les fournisseurs ont également compliqué le processus de négociations. Il est donc aujourd’hui plus important que jamais de tenir compte des quatre éléments essentiels de la reprise des voyages.

Bien que cette situation puisse être la nouvelle normalité pour l’avenir rapproché, la bonne nouvelle est que l’industrie du voyage a déjà commencé à s’adapter aux changements qu’elle a entraînés. Selon un récent rapport de l’Organisation mondiale du tourisme, 22 % des destinations autour du monde ont commencé à assouplir les restrictions de voyage liées à la COVID-19. Pour les déplacements intérieurs, ce chiffre est certainement à revoir à la hausse, la plupart des provinces étant en phase de réouverture même si certains plans sont en suspens ou ont été modifiés pour limiter la propagation du virus.

Pour prendre en considération efficacement les changements continuels qui accompagnent cette nouvelle normalité, vous devez régulièrement prendre le pouls de votre programme. Ce dernier devrait cadrer avec la réalité actuelle et offrir la flexibilité nécessaire pour être modifié plus tard. Le Guide de reprise des voyages d’affaires met de l’avant une série de questions que vous devez vous poser pour juger si votre programme est adapté.

Évaluer la force de votre programme

Pour vérifier la force de votre programme dans un contexte qui évolue rapidement, vous devez tenir compte de quatre catégories. Celles-ci partagent un dénominateur commun : elles jouent chacune un rôle pour appuyer les voyageurs et répondre aux objectifs de l’entreprise. Dans le guide, ces catégories sont accompagnées de listes de points à vérifier conçues pour vous permettre d’évaluer votre programme sous tous ses angles. Les quatre catégories sont les suivantes :

• ADAPTABILITÉ – Commencez par évaluer la performance de votre programme au début de la pandémie. Cette analyse vous aidera à vous préparer à faire face aux éclosions actuelles de COVID-19 ou aux prochaines crises. Vous devez, entre autres, jeter un œil à vos plans d’intervention d’urgence, à votre efficacité organisationnelle et à vos capacités en matière de communications.
• RELATIONS AVEC LES FOURNISSEURS – Bien que l’approvisionnement soit l’un des éléments sur lesquels les chargés de voyages ont le moins d’influence dans un contexte de crise mondiale, vous pouvez toujours privilégier vos fournisseurs privilégiés et rentabiliser les dépenses que vous effectuez auprès d’eux. Ce principe s’applique à tous les aspects de vos besoins en approvisionnement pour les voyages, que ce soit pour les vols, le transport terrestre ou l’hébergement.
• GESTION DE LA SANTÉ ET DE LA SÉCURITÉ – Puisqu’il s’agit sans doute de la catégorie la plus importante lors d’une crise sanitaire mondiale comme celle de la pandémie de COVID-19, les stratégies de gestion de la santé et de la sécurité doivent être au cœur du programme de voyages d’affaires de votre organisation. Vous devez concevoir des directives et des processus fiables, utiliser des outils et des technologies et promouvoir le bien-être des employés.
• EXPÉRIENCE DU VOYAGEUR – Avant la pandémie, vous deviez, pour prendre « l’expérience du voyageur » en considération, assurer le confort de vos voyageurs en leur offrant un niveau de service adapté ainsi que les commodités souhaitées. Désormais, les outils de communication, les vérifications de sécurité, les initiatives liées à la santé et les ressources disponibles pendant le voyage, mais aussi avant et après sont les éléments à intégrer dans votre programme.

Poser des questions pour obtenir un portrait d’ensemble

Une fois que vous avez évalué les aspects pratiques vous permettant de déterminer si votre programme est prêt pour la reprise des voyages, étudiez-le pour en obtenir un portrait d’ensemble. Le guide comporte une section de questions et réponses pour vous aider à analyser votre programme dans cette optique. Certaines de ces questions vous pousseront à penser aux objectifs essentiels de votre entreprise pour les six premiers mois de la reprise des voyages et à appliquer les apprentissages clés que vous avez tirés de la crise actuelle à vos prochains voyages.

Au fur et à mesure que vous répondez à ces questions, il est possible que vous remarquiez des lacunes qui pourraient nuire à votre capacité à recommencer à voyager de façon efficace et sécuritaire. Il est essentiel de réaliser cette évaluation parce que vos grands voyageurs doivent se sentir en sécurité et soutenus avant d’être de nouveau à l’aise de voyager à destination de vos principaux marchés.

Si vous êtes prêt à remplir le guide et à faire un premier pas en direction de la relance et de la reprise des voyages pour vos employés, téléchargez votre exemplaire en cliquant ici.

Veuillez prendre note que certains liens contenus dans ce billet mènent à des pages uniquement offertes en anglais.