Dans un contexte post-pandémique marqué par une forte mutation de la main-d’œuvre, les rapports de dépenses numériques ont continué à gagner en popularité en tant que méthode permettant aux employés et aux responsables de budgets de rester sur la bonne voie. Il en résulte, non seulement une efficacité accrue permettant aux entreprises de réduire leurs coûts, mais aussi une plus grande accessibilité pour les travailleurs à distance et les travailleurs hybrides que les méthodes d’établissement de rapport traditionnelles.

Le suivi des dépenses peut être une tâche chronophage, tant pour les employés que pour les gestionnaires de voyages, surtout si l’on considère que la plupart des entreprises consacrent 10 % de leur budget global aux frais de déplacement de leurs employés.* Pour faciliter ce processus, une politique en matière de frais de déplacement établit des paramètres de dépenses clairement définis à l’intention de votre plus précieux public interne, autrement dit vos employés. Une politique bien pensée favorise la conformité des réservations et décrit les dépenses liées au travail qui peuvent faire l’objet d’un remboursement, avec tous les détails concernant le suivi et l’élaboration des rapports.

Alors que la mise en œuvre d’une telle politique présente un large éventail d’avantages, nous avons souligné ici les cinq principales raisons pour lesquelles votre entreprise devrait se doter d’une politique de frais de déplacement.

Contrôle des coûts

Lorsqu’on parle de dépenses intelligentes, les frais de voyage et de représentation constituent les deuxièmes plus importantes dépenses contrôlables après les salaires des employés.* Une politique de frais de déplacement bien établie facilite le contrôle des dépenses en définissant des limites quant aux dépenses autorisées pour garantir que les voyageurs d’affaires ne dépassent pas leurs budgets. En définissant des paramètres et des objectifs clairs en matière de dépenses, vous serez en mesure de gérer efficacement les coûts, de minimiser les surcoûts et d’éviter les surprises financières.

Une politique rigoureuse en matière de frais de déplacement prévoit également des données connexes, facilement accessibles aux gestionnaires de voyages lors de négociations contractuelles stratégiques avec de potentiels fournisseurs et partenaires de voyage. Les compagnies aériennes, les sociétés de location de voitures et les partenaires d’hébergement hésitent à offrir des réductions aux entreprises qui n’ont pas mis en place un système de suivi des frais de déplacement. Les données relatives aux dépenses permettent aux deux parties d’avoir une meilleure vue d’ensemble; ce qui explique en quelque sorte pourquoi près de 60 % des entreprises ont en place des procédures de déclaration de frais pour leurs voyages d’affaires.

Cohérence et équité

Une politique en matière de frais de déplacement favorise l’équité au sein de votre organisation. Elle vous offre un cadre uniforme pour la soumission, l’approbation et le remboursement des frais encourus par vos voyageurs, garantissant ainsi que tous vos employés sont traités sur un pied d’égalité.

Elle précise notamment les personnes habilitées à approuver les dépenses, telles que les superviseurs, les directeurs et les responsables des services financiers et des ressources humaines. Une hiérarchie bien établie garantit que les demandes sont approuvées par les personnes appropriées, ceci afin d’éviter le favoritisme et le traitement injuste, qui risquent de nuire au moral des employés et à l’instauration d’un environnement de travail positif.

Gestion du risque pour entreprises

Lorsque les entreprises définissent clairement leurs fournisseurs de voyages agréés, leurs dépenses autorisées et leurs modes de réservation privilégiés, elles sont en mesure de minimiser le risque de dépenses frauduleuses ou inappropriées. La plupart des entreprises perdent 5 % de leur chiffre d’affaires annuel du fait de déclarations de frais frauduleuses.* Une politique de frais de déplacement qui s’aligne de manière optimale à la philosophie et aux objectifs de votre entreprise réduit la probabilité de fraude lors de la déclaration des frais.

Planification efficace des déplacements

Une politique de frais de déplacement simplifie la planification et la réservation de voyages tout en améliorant considérablement l’efficacité des processus d’établissement de rapports. La saisie manuelle de factures peut s’avérer fastidieuse et vous prive d’un temps précieux pour vous occuper de ce qui compte le plus. En fait, près d’une déclaration de frais sur cinq, contient des erreurs dont la correction prend plus de 15 minutes.*

L’utilisation de solutions modernes en matière de dépenses permet, non seulement de réduire considérablement les erreurs, mais aussi de faciliter l’élaboration du budget, les prévisions et l’analyse de rapports. Elle permet également aux principales parties prenantes de facilement identifier les mois et les trimestres au cours desquels les frais de déplacement sont plus élevés.

L’une des approches permettant d’améliorer l’efficacité des processus de réservation et la satisfaction des voyageurs consiste à fournir au personnel un outil de réservation en ligne qui tient compte des préférences des voyageurs sans pour autant perdre de vue le respect de vos politiques en matière de déplacement. Chez Les services Direct Travel, nous proposons des outils de réservation en ligne de premier ordre qui sont à la fois simples à utiliser et adaptables aux besoins de nos clients. Plus important encore, ils fonctionnent par le biais d’un système centralisé qui respecte la politique de frais de déplacement de votre entreprise.

Sensibilisation et formation des employés

Lorsqu’il s’agit de frais de déplacement et de la réussite de votre politique, il est essentiel que vos équipes soient toutes sur la même longueur d’onde, grâce à des échanges transparents et réguliers. Profitez-en pour sensibiliser vos employés et vos responsables aux lignes directrices et aux exigences qui favorisent les dépenses responsables. Parallèlement aux courriels envoyés à l’ensemble de l’entreprise ou aux mises à jour sur l’intranet, il peut être utile d’organiser des petits ateliers pour accompagner les responsables de département dans leurs démarches et pour diffuser davantage d’informations auprès des employés.

En outre, une politique claire et concise en matière de frais de voyage peut considérablement améliorer l’expérience de vos voyageurs d’affaires. N’oubliez pas : les voyages d’affaires peuvent être passionnants, engageants, et contribuer à apporter de nouvelles possibilités à l’entreprise.

Télécharger le guide essentiel sur les frais de voyage et de représentation

Chez Les services Direct Travel, notre objectif est toujours de vous aider à mettre en place un système indispensable doté des bons outils afin de simplifier le processus de réservation et d’établissement de rapports. En tant que partenaire privilégié de SAP Concur et de Deem, nous proposons des solutions technologiques qui vous permettent d’améliorer vos processus et vos rapports de dépenses. Nous connaissons la valeur de la conformité et pouvons vous aider à élaborer des politiques à partir d’ensembles de données fiables et exploitables.

Pour en savoir plus sur la rationalisation des frais de déplacement et sur la manière dont les employeurs peuvent tirer parti des données relatives aux frais de déplacement, veuillez contacter notre équipe pour obtenir un exemplaire de notre « Guide essentiel des processus de gestion des frais de voyage et de représentation » (Essential T&E Management Process Guide).

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