La pierre angulaire de tout programme de voyages solide est une politique de voyages d’entreprise robuste. Cependant, sans les éléments de base appropriés pour améliorer la conformité de vos voyageurs, même le programme le plus complet peut fournir des avantages et des économies qui ne sont pas à la hauteur des attentes.
Garantir la conformité est une responsabilité continue qui nécessite une formation constante et un effort concerté pour faire croître l’engagement. Avant de vous demander comment vous pouvez améliorer la conformité, prenez d’abord en considération les principales raisons pour lesquelles les voyageurs effectuent des réservations sans tenir compte de la politique. Vous devriez également travailler avec votre entreprise de gestion des voyages (TMC) pour identifier les domaines dans lesquels votre conformité est retardée et trouver des moyens durables de soutenir l’application de la politique.
Nous présentons ci-dessous cinq mesures clés que les responsables de la réservation et de la gestion des voyages peuvent prendre pour renforcer la conformité au programme de voyages d’affaires.
1. Faire connaître la politique
La communication est fondamentale pour assurer la conformité du programme de voyage. Pour qu’une politique de voyage soit efficace, les voyageurs doivent d’abord en comprendre les paramètres. La diffusion de la politique par le biais d’une annonce par courrier électronique peut être un point de départ, mais une communication d’entreprise efficace et efficiente doit soutenir la politique de bout en bout.
Il incombe aux chefs d’entreprise de veiller à ce que la formation et l’accompagnement soient adéquats. Au-delà de la formation initiale, prenez le temps de présenter à vos voyageurs votre outil de réservation en ligne (ORL) et d’expliquer comment il permet d’économiser du temps et de l’argent. Cela peut prendre la forme d’un séminaire en ligne animé par un gestionnaire de voyages ou d’une réunion d’équipe au cours de laquelle les employés peuvent poser des questions. Envisagez de créer une bibliothèque de ressources internes pour permettre à vos voyageurs d’accéder facilement à des documents de référence afin d’améliorer leur compréhension de la politique.
2. Inclure la conformité dans le processus d’intégration
L’inclusion de votre politique de voyage dans le processus d’intégration ouvre la voie à un comportement conforme de la part des nouveaux employés – autant dans leur phase d’intégration que par la suite également. Bien que les employés de tous les niveaux d’ancienneté doivent en être mis au courant, plus tôt vous communiquerez aux nouveaux employés vos meilleures pratiques, plus il leur sera facile de s’aligner sur votre politique.
Commencez par proposer aux nouveaux employés différents moyens de se familiariser avec les procédures de voyage et les limites. Le simple fait de leur fournir votre politique de voyage pour qu’ils l’étudient n’aura peut-être pas l’impact nécessaire pour changer les comportements. Au lieu de cela, essayez des vidéos de courte durée et des questionnaires pour améliorer la rétention de l’apprentissage. Présentez-leur les systèmes et les outils qu’ils utiliseront pour leurs futurs voyages. Rappelez-vous : Une expérience d’intégration réussie peut apporter l’avantage ultime de la conformité à la politique.
3. S’assurer que les employés bénéficient d’un soutien
La non-conformité découle de plusieurs facteurs, allant de la méconnaissance de la politique au mépris intentionnel. Le plus souvent, il s’agit simplement d’une erreur d’interprétation. Le meilleur moyen pour les gestionnaires de voyages d’éviter cet écueil est de fournir un soutien continu.
Selon la taille de votre entreprise et de votre programme de voyage, le soutien continu peut inclure la mise en œuvre de solutions telles qu’une application mobile et des outils en libre-service. Les grands voyageurs peuvent utiliser leurs appareils personnels pour vérifier la politique en cours de route, que ce soit à la porte d’embarquement d’un aéroport ou dans un train.
Si votre programme de voyage ne dispose pas des ressources nécessaires pour mettre en place des solutions de haute technologie, ne sous-estimez pas l’importance de la réactivité. Un service rapide et personnalisé pour les voyageurs peut améliorer le respect des règles.
4. Adapter la politique aux besoins et aux tendances
Quel que soit le degré de précision de votre programme de voyage, votre politique doit évoluer en fonction de la croissance de l’entreprise et des changements sectoriels. La traiter comme un actif statique, plutôt que comme un document dynamique à mettre à jour, peut aller à l’encontre de l’objectif de conformité visé.
Assurez la flexibilité de votre politique afin de tenir compte des facteurs qui échappent à votre contrôle. Les tendances dans le comportement des voyageurs doivent être prises en compte en temps utile, et les nouvelles réglementations ou considérations relatives aux voyages internationaux doivent être reflétées avec précision. Réfléchissez à la manière dont votre entreprise peut s’adapter à la croissance des loisirs et à l’essor du voyageur indépendant. Surtout, tenez les voyageurs au courant de ces étapes pour les aider à comprendre les changements, ce qui favorisera le respect des règles.
5. Analyser les données
Chaque réservation, chaque transaction, chaque dépense et chaque expérience de voyage produit des points de données précieux pour vous aider à optimiser votre politique. En donnant la priorité à la collecte de ces données, vous aurez une meilleure compréhension du respect des règles par les voyageurs et des moyens de l’améliorer.*
Le plus important est de noter que la collecte de données peut s’avérer difficile et accablante en l’absence d’un système établi. Vous avez également besoin de moyens analytiques pour exploiter vos données afin d’en tirer des informations. Une fois ces éléments exploitables extraits, la conformité peut être affinée et améliorée en permanence, en veillant à ce que chaque décision soit suivie, testée et évaluée.